3. Організація закупівельної діяльності підприємства “Фуршет Центр”
3.1. Організація процесу закупівлі товару
Підприємство торгівлі “Фуршет Центр” перебуває і функціонує у середовищі. Аналіз середовища є початковим етапом формування стратегії діяльності підприємства, оскільки забезпечує відповідну базу для визначення місії і цілей його функціонування. Аналіз середовища передбачає вивчення і дослідження трьох його складових: макросередовища; мікросередовища; внутрішнього середовища.
Мікросередовище — учасники ринку, які безпосередньо контактують з підприємством і впливають на нього. Це насамперед споживачі, постачальники, конкуренти, посередники. Внутрішнє середовище — сукупність факторів, що визначають процеси діяльності підприємства. Це виробництво, маркетинг, фінанси, персонал тощо.
Макросередовище складається з елементів, які прямо не пов'язані з підприємством, але впливають на формування загальної атмосфери бізнесу. Розрізняють такі основні компоненти макросередовища: політичні, економічні, природні, соціальні, технологічні та деякі науковці визначають ще такий фактор як випадок. Усі сучасні автори розрізняють: зовнішнє середовище (або середовище непрямого впливу); проміжне або безпосереднє середовище; внутрішнє середовище організації.
Вибір найбільш підходящих постачальників для ДП «Фуршет Центр» проходить за таким алгоритмом: одержання пропозицій від можливих постачальників; узгодження отриманих пропозицій;
Організація обліку і контролю за оптовими закупівлями – важлива частина комерційної роботи. Метою оперативного обліку і контролю оптових закупівель є здійснення повсякденного спостереження за ходом виконання постачальниками договорів постачання для забезпечення своєчасного і безперебійного надходження товарів у погодженому асортименті, належної якості і кількості.
Реєстрація одержання пропозицій від можливих постачальників.
Вибір найбільш підходящих постачальників підприємством “Фуршет Центр”. На основі порівняльного списку цін і умов постачання для зареєстрованих і погоджених комерційних пропозицій від можливих постачальників, факту наявності або відсутності в даний момент із ними довгострокових договірних відносин, а також на основі додаткової інформації про компанії - можливому постачальнику виробляється вибір найбільш підходящих постачальників.
Обробка замовлення. На даній стадії виконуються наступні етапи: оформлення і відправлення замовлення; виконання зобов'язань по оплаті замовлення.
|
Обробка замовлення |
|
|
|
|
оформлення і відправлення замовлення |
|
виконання зобов'язань по оплаті замовлення |
Рис. 31. Обробка замовлення товару на ДП “Фуршет Центр”
Оформлення і відправлення замовлення. На даному етапі виробляються наступні операції:
Підготовка замовлення;
Перевірка на наявність довгострокових договорів з постачальником;
Оформлення або продовження договору з постачальником;
Оформлення замовлення;
Відправлення замовлення обраному постачальникові;
Реєстрація відправлення замовлення.
Підготовка замовлення. При підготовці замовлення на товар, у його позиціях повинні бути зазначені:
Ідентифікаційний номер замовлення ;
Дата відправлення замовлення.
Ідентифікатор товару, що замовляється, або групи товарів;
Короткий опис товару, що замовляється, або групи товарів;
Обрані умови постачання.
Позиції визначаються відповідно до запиту на матеріал і обрану пропозицію.
Виконання зобов'язань по оплаті. На даному етапі виробляється виконання зобов'язань по оплаті замовлення, відповідно до інвойсу й умовами договору.
Відправлення повідомлення про виконання зобов'язань по оплаті.
Як тільки зобов'язання по оплаті виконані, Замовник за допомогою обраного засобу зв'язку інформує про це постачальника, відправляючи повідомлення про виконання зобов'язань по оплаті відповідно до договору.
Надходження товару на підприємство “Фуршет Центр”. На даній стадії виробляються наступні процедури: Організація приймання вантажу у встановленому місці; Зіставлення характеристик отриманого товару з заявленими Постачальником; виставляння претензій по факті відступу від умов договору; організація прийняття вантажу у встановленому місці.
Відповідно до умов постачання за договором, компанія Замовник приймає вантаж (товар) у міру надходження у встановленому договором місці. Виробляється контроль фактично отриманого вантажу.
Вибір найбільш підходящих постачальників.
Реєстрація одержання пропозицій від можливих постачальників підприємства “Фуршет Центр”. При одержанні комерційних пропозицій від можливих постачальників виробляється їх реєстрація у встановленому порядку. Ціни й умови постачання можливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Для зареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний список цін і умов постачання.
Узгодження отриманих пропозицій від можливих постачальників.
При виникненні питань по отриманим від можливих постачальників комерційним пропозиціям, проводиться узгодження по позиціях, що вимагає пояснення або додаткової інформації.