9. Информационные потребности пользователей

Значительное влияние на процесс дифференциации и интеграции управленческого труда оказывает возрастание сложности и масштабов решаемых управленческих задач, что связано с образо-ванием разнообразных по содержанию и чрезвычайно значительных по объему потоков информации. Только в процессе оперативного управления современным объединением перерабатывается информация, содержащая несколько тысяч показателей, сотни тысяч трудовых и материальных нормативов. Эта информация передается с помощью нескольких сотен документов.

Происходящие изменения в современном обществе вызывают необходимость совершенствования систем управления, переключения основного внимания с оперативного на стратегическое управление, ориентированное в будущее. Это соответствует перемещению центра тяжести к вершине информационной пирамиды (рис. 1.4).

В настоящее время на первый план выдвинулась проблема интеграции систем управления на содержательном уровне. Задача состоит в том, чтобы фиксировалось всякое заметное изменение в состоянии объекта управления или в управленческих решениях, а информация о нем оперативно доводилась до лиц, решения и действия которых принимаются под влиянием подобных изменений.

Решение поставленной задачи возможно только при наличии ИС, которая, по определению, представляет собой систему, реально отражающую функционирование управляемого объекта и удовлетворяющую разнообразные информационные потребности ее пользователей.

Известные трудности представляет определение критериев выбора пользователей ИС. Некоторые авторы при разработке ИС предлагают рассматривать несколько вариантов отбора будущих пользователей. В одном случае к ним относятся все сотрудники организации, в другом — только руководители соответствующих подразделений, в третьем — все сотрудники некоторых подразделений. Указанный подход к выбору пользователей применяется на практике, однако он, как правило, не приводит к удовлетворительным результатам. Целесообразно при определении круга пользователей считать критерием степень участия конкретных сотрудников в принятии управленческих решений, т.е. величину их информационной потребности в процессе реализации задач управления.

Структура и состав ИС зависят от принятых на предприятии методов организации управления, структуры его аппарата управления. Последняя и определяет состав пользователей, их участие в принятии управленческих решений и ответственность за их реализацию. В качестве пользователей могут быть приняты различные лица, имеющие непосредственное отношение к информационной системе. Это программисты и системотехники, разрабатывающие

ИС, работники, непосредственно принимающие управленческие решения, для которых, как для конечных пользователей, собственно и проектируется ИС.

Большое значение имеют квалификация сотрудников, их опыт и интуиция, умение четко определить необходимые количественные и качественные характеристики требуемой информации.

Управленческие решения для устранения наиболее часто возникающих сбойных ситуаций в производственной системе определяются как стандартные и могут накапливаться в ИС в библиотеке стандартных решений. К таким решениям относятся действия пользователя в случаях выхода из строя оборудования, нарушения графика работы, необходимость изменения количества или сроков выпуска ПС. Совокупность информации по каждому объекту на всех стадиях выполнения перевозок, необходимая пользователю для управления ими, и представляет ИПП.

ИПП, например, диспетчера (пользователь соответствующего ранга) в функциональном аспекте должны включать следующую информацию:

• в области планирования — информация о плане заказов автотранспорта (на следующий день, декаду, месяц) не только количественно, но и с учетом типажа ПС для составления сменно-суточных заданий водителям; информация об обеспеченности исправным ПС, срокам начала и окончания плановых ремонтов по каждому автомобилю, график выхода водителей на работу (посменно);

• в области оперативного учета — информация о выполненных сменно-суточных заданиях за прошедшие сутки (смены) о простоях ПС и причинах этого, информация о возможных отклонениях по выполнению заявок на перевозки. Часть информации диспетчер должен получать из ИС в регламентном режиме и документальном отражении (графики выпуска, перечень клиентов и сроки выполнения заказов). Другую необходимую информацию диспетчер должен иметь возможность получить в требуемое время в виде запросов или путем прямого диалога в режиме реального времени. Располагая указанными объемами информации, он получает возможность принимать решения по формированию сменно-суточных заданий на сутки, о переносе выполнения тех или иных позиций плана, конкретизировать функциональные обязанности каждого водителя, выявить полный состав и структуру информации для управления производственным процессом на всех его стадиях, рационально спроектировать соответствующие формы выдачи информации, определить сроки обработки данных в ИС и получение итоговой информации.