16.4. Организация работы специалиста в системе информационно-компьютерного обеспечения сертификации

Для примера наиболее интересным является этап приема заявки.

При поступлении заявки на сертификацию, прежде всего, проверяется, обращался ли данный заявитель ранее, так как часть данных заявки в этом случае вносится в новую карточку автоматически. После внесения всех данных заявки запись дополняется фамилией эксперта, который будет выполнять работу (при этом, если привлекаются специалисты извне, для их выбора используется база данных по экспертам). В специальном поле карточки «Примечание» отмечаются особенности, связанные с данной заявкой. После ознакомления с материалами заявки при положительном решении по ней с помощью базы данных по типовым формам документов изготовляется документ «Решение по заявке» (по технологии, описанной выше). База данных по типовым формам документов независима от карточек заявителей и подключается каждый раз для работы с конкретной заявкой с помощью поля «Документы» карточки заявителя. Что касается изготовленного документа (в данном случае «Решения по заявке»), то он «привязывается» системой к карточке данной заявки и всегда хранится с ней.

Аналогично изготовляются и хранятся во взаимосвязи с заявкой документы на всех этапах сертификации. На данном этапе изготовляются также документы, связанные с финансированием работ (договор, календарный план, акты и т.д.), а в случае отказа в приеме заявки - решение об отказе.

В базу данных типовых форм включены также формы представляемых в ОС документов, предназначенные для проверки правильности их оформления и для обеспечения возможности помочь заявителю в составлении этих документов. Компьютерная поддержка на

данном этапе может заключаться также в предоставлении информации из основополагающих документов Системы сертификации ГОСТ Р и данных из БД нормативных документов, на соответствие требованиям которых проводится сертификация.

Для удобства ведения и поиска информации, наиболее часто повторяющихся полей электронной карточки, используются справочники реквизитов этих полей, в которых накапливаются возможные варианты значений реквизитов (например, группа продукции, наименование лаборатории, номер стандарта). В целях экономии времени заполнения карточки предусмотрен режим ее дублирования с последующим изменением только новых реквизитов.

По окончании работ по всем этапам сертификации и формирования требуемых документов, запись в базе данных по заявителю будет содержать полную информацию о проведении сертификации и комплект изготовленных в процессе этой работы документов. Набор таких записей по всем заявителям и будет представлять собой компьютерную систему органа по сертификации на основе базы данных по заявителям. Одновременно она является и электронным архивом органа по сертификации.

Система позволяет получить как на экране дисплея, так и на магнитном или бумажном носителе оперативную и периодическую информацию по сертификации в разрезе продукции, изготовителей, регионов, периодов времени и т.д., позволяет более четко организовывать инспекционный контроль, выдавая необходимые даты его проведения и запоминая сведения о нем. Она также дает возможность вести электронный реестр сертифицированной продукции и распечатывать его в форме обычного журнала. Поскольку вся информация о процессе сертификации и его результатах сконцентрирована в единой системе, становится возможной статистическая обработка этой информации и подготовка необходимых отчетов о деятельности органа по сертификации путем обобщения данных и формирования соответствующих выходных документов. Это относится также к отчету органа по сертификации об использованных бланках сертификатов для получения новых бланков.

Следует сказать, что при использовании описанной технологии изготовление документов с помощью типовых форм может быть полностью автоматизированным, так как в компьютере имеется все необходимое (формы документов и данные их реквизитов) для самостоятельного формирования документа по требованию специалиста, но без его участия. Однако переход на такой режим требует оптимизации всего фонда документов и стабильности их форм и реквизитов в течение длительного времени, иначе необходимо будет постоянно корректировать программы, управляющие этим процессом, что поставит специалиста в зависимость от программиста-разработчика.

Важным вопросом является также заполнение с помощью компьютера сертификата и лицензии, бланки которых выполнены на специальной бумаге. Здесь проблема заключается в разнообразии характеристик различных печатающих устройств. Сделать программу, обеспечивающую заполнение сертификата для одной или нескольких моделей принтеров, не представляет затруднения (такая программа разработана во ВНИИС). Однако универсальная программа, настраивающаяся на любые типы лазерных, матричных и струйных принтеров, получается довольно громоздкой.

Следует отметить, что в развитом органе по сертификации может быть несколько компьютерных рабочих мест специалистов (экспертов), работающих самостоятельно, но связанных едиными информационно-программной системой, реестром, отчетностью. В этом случае создается локальная вычислительная сеть с центральным компьютером - сервером. Связь органа по сертификации с партнерами и ФАТРиМ должна строиться на основе современной технологии связи - электронной почты. Это тем более важно, что, как было отмечено выше, в настоящее время ФАТРиМ создает корпоративную сеть, которая объединит все территориальные органы и органы по сертификации и будет являться базой для общей автоматизированной системы обработки информации, включающей, в том числе, возможность обмена информацией с ВТО.