Текстовый редактор
В текстовом редакторе Microsoft Word можно добавлять диаграммы различных типов, в том числе: организационные, циклические, целевые, радиальные, диаграммы Венна и пирамидальные диаграммы. Такие диаграммы не основаны на числовых данных и используются для более наглядной подачи материала.
Организационные диаграммы используют для графического описания иерархических отношений в организациях, например между руководителями отделов и сотрудниками.
Для работы с организационными диаграммами используют команды меню Формат, элементы панелей инструментов Организационная диаграмма, Настройка изображения, Рисование, Полотно (рис. 3), а также команды контекстных меню.
Рис. 3 - Панели инструментов, используемые для работы с организационными диаграммами
Для создания любой диаграммы можно нажать Добавить диаграмму или организационную диаграмму панели инструментов Рисование или выполнить команду Вставка, Схематическая диаграмма. В диалоговом окне Библиотека диаграмм следует выбрать тип диаграммы и нажать кнопку ОК.
Для создания только организационной диаграммы можно также выполнить команду Вставка, Рисунок, Организационная диаграмма.
Для удаления любой фигуры диаграммы достаточно ее выделить и нажать клавишу клавиатуры Delete.
Для ввода текста в фигуру диаграммы необходимо щелкнуть по словам Текст слайда и ввести необходимый текст. Пример организационной диаграммы приведен на (рис.4).
Рис. 4 - Созданная организационная диаграмма
Макросы хранятся в шаблонах или в документах. По умолчанию макросы сохраняются в шаблоне Normal.dot, чтобы они были доступны всем документам Word. Если макрос будет использоваться только в одном документе, то его необходимо сохранить именно в этом документе. Отдельные макросы в документе хранятся в проектах макросов, которые можно копировать из одного документа в другой. Для копирования, удаления или переименования проекта макросов используют организатор (Сервис, Макрос, Макросы, кнопка организатор). Чтобы записать макрос нужно открыть и подготовить приложение, в котором будет записываться макрос. Выбрать команду меню Сервис, Максрос, Начать запись. На экране появится диалоговое окно Запись макроса. В поле Имя макроса по умолчанию предлагается стандартное имя макроса (такое как Макрос1), но его можно заменить любым другим. Тем не менее, есть несколько ограничений на имена макросов. Имя не может состоять более чем из 255 символов. (Этого более чем достаточно. Поскольку вы часто будете вводить имена макросов, рекомендую давать макросам относительно короткие и более информативные имена). Первым символом в имени должна быть буква или символ подчеркивания «_». В именах не допускается использование точек и пробелов. В Microsoft Office и Excel можно назначить макросу комбинацию клавиш. В Word щелкните на кнопке панели, чтобы связать макрос с кнопкой инструментов, также можно щелкнуть на кнопке клавишам, чтобы назначить комбинацию клавиш для вызова макроса. В Excel введите букву в текстовое поле Сочетание клавиш: Ctrl+. В приложениях Word, Excel и PowerPoint можно воспользоватся раскрывающимся списком «Сохранить в», чтобы указать, где будет сохранен макрос. В Microsoft Word можно сохранить макрос в любом открытом шаблоне (после чего макрос будет доступен в любом документе, использующем этот шаблон) или открытом документе (в результате он будет доступен только в этом документе). В электронной таблице Excel имеется возможность сохранить макрос в текущей рабочей книге, в новой рабочей книге или в личной книге макросов. При выборе последней возможности макрос будет доступен во всех рабочих книгах. В PowerPoint макрос можно сохранить в любой открытой презентации.
Личная книга макросов Excel является скрытой книгой (файл называется Personal.xls), которая открывается автоматически при запуске Excel. Это очень удобно, поскольку каждый макрос, сохраненный в этой книге, будет доступен для всех открытых рабочих книг. Если вы хотите использовать эту книгу, то ее сначала нужно будет отобразить. Для этого выполнить команду Окно, Отобразить и убедитесь, что в диалоговом окне «Отобразить» выделена строчка PERSONAL.XLS. Затем щелкнуть по кнопке ОК. В поле «Описание» можно ввести описание макроса. Щелкнуть на кнопке ОК. В результате можно вернуться в документ, а в строке состояния появится надпись «Запись» или ЗАП, а также отобразится панель инструментов «Остановить запись» (это очень маленькая панель, которая появляется приблизительно в центре экрана, а в ее строке заголовка отображается только «Ос») После того как все действия будут записаны, выполнить команду Сервис, Макрос, Остановить запись, которая расположена на одноименной панели инструментов.