42. Пояснювальна записка. Які реквізити містять доповідна й пояснювальна записки?

Пояснювальна записка — документ, в якому:

офіційна (юридична) доповідь про певні дії в певний проміжок часу (на яку може даватись позитивна або негативна оцінка, якщо пояснювальна залишилась без відповіді — це адміністративне порушення керівництва);

міститься додаток чи доповнення до основного до­кумента, в якому пояснюється зміст окремих йо­го положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особис­тими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Реквізити пояснювальної записки:

-Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).-Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).-Назва документа.-Дата.-Номер.

-Заголовок (Про…).-Текст.-Посада адресанта.

-Підпис, ініціали, прізвище адресанта

Реквізити доповідної записки (на загальному бланку):– адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;– назва виду документ);– дата;– номер документа;

– місце складання;– заголовок до тексту;

– текст;– додаток, підстава;– підпис.

43. Протокол. Хто підписує протокол загальних зборів? На які види поділяються протоколи за обсягом фіксованих у них відомостей? Які реквізити містить протокол? На які розділи поділяється текст протоколу?

Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах (Додаток 13).

Комерційні підприємства складають протоколи засідань Ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо.Протокол веде секретар, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

Протоколи бувають трьох видів: короткі – записують питання, які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих в обговоренні, а також прийняті рішення;повні – містять, крім порядку денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів;стенографічні – весь хід засідання записують дослівно.Реквізити протоколу:- назва виду документа (ПРОТОКОЛ);- дата засідання;- індекс (номер);- місце засідання;- гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);- заголовок до тексту; - вступна частина тексту (склад присутніх, порядок денний);- текст;- особистий підпис голови;- особистий підпис секретаря.

Вимоги щодо оформлення протоколу

Датою протоколу є дата засідання.

Текст протоколу складають із двох частин: вступної та основної. Вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх).Слова: «Голова», «Секретар», «Присутні» пишуть від лівого поля.Прізвища присутніх і запрошених пишуть за абеткою. Якщо їх число перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: «Були присутні 130 чоловік».Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова «Порядок денний» друкують від лівого поля. Кожний пункт порядку денного нумерують і записують з нового рядка. Найбільш важливі питання ставлять першими.Основну частину тексту протоколу складають із розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Після двокрапки з абзацу пишуть прізвища й ініціали виступаючих; через тире – короткий виклад тексту виступу. Протокол, складений у ході засідання, редагують, при наявності стенограми – розшифровують і друкують. Підписують його голова та секретар або стенографістка (якщо засідання стенографують).