3.8. Документы по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставление отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: заявления, трудовые книжки, личные карточки и др. документы.

Кадровые документы фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образования, пенсионное обеспечение и т.д.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывают свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Образец заявления см. в прил. 3.14.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрения и т.п.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту приказа пишут: «О приеме на работу», Об увольнении», О поощрении» и т.д.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.

Пример приказа по личному составу о премирования см. в прил. 3.15.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы.

К документам по личному составу относятся характеристики. Это официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется в произвольной форме. Сейчас при приеме в коммерческие предприятия вместо автобиографии используют такой документ, как резюме, образец которого приведен в прил. 3.16.

В настоящее время основанием приема на работу является наряду с заявлением еще и контракт – это один из документов, отражающих условия труда, взаимоотношения сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 году. Примерная форма трудового контракта представлена в прил. 3.17.

К документам по личному составу относятся трудовые книжки. Они заполняются на каждого принятого человека, даже если он проработал один день.

Бланки трудовых книжек должны подвергаться строгому учету и оформляться приходно-расходной книгой по учету банков трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в отделах кадров или в отделах по учету кадров должна быть книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все документы по личному составу (заявление, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждении до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок.