3.7. Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов содержат информацию о фактическом положении дел в данной или другой организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, сводки, письма, телеграммы и т.д. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справки. Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки о подтверждении места учебы, работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.д. и выдаются практически ежедневно (прил. 3.7, прил. 3.8).

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (Советов, комиссий и др.). Протокол является информативным документом. Протоколированию подлежат: оперативные совещания, заседания советов, различных комиссий, собрания рабочих, служащих, структурных подразделений, собрание общественных организаций и т.п. Протоколы ведут секретари заседаний (совещаний). Текст протокола составляют на основе произведенных на собрании (заседании) записей и представленных к заседанию материалов (тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений).

Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопросов.

Текст должен состоять из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют. Текст каждой позиции должен строится по формуле: слушали – выступили – постановили. После слова «СЛУШАЛИ» пишутся инициалы и фамилии докладчика в именительном падеже. После фамилии ставится тире и пишется содержание доклада в форме прямой речи. Если имеется текст доклада, то это необходимо отметить «текст доклада прилагается».

После слова «ВЫСТУПИЛИ»: инициалы и фамилия выступающего пишутся в именительном падеже, затем ставится тире и печатается содержание выступления в форме прямой речи.

После слова «ПОСТАНОВИЛИ»: пишутся пункты постановления, которые нумеруются арабскими цифрами, каждый пункт пишется с красной строки.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания (собрания). Дата проставления на протоколе должна соответствовать дню проведения заседания (совещания).

Протоколы нумеруются в пределах календарного года, если это учебное заведение, то в пределах учебного года. Пример протокола приведен в прил.3.9.

Докладные и объяснительные записки

Докладная записка – документ, предоставляемый сотрудниками руководителям отделов, структурных подразделений или предприятия, в которых излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями.

Докладные записки могут быть внутренними – адресуемые должностным лицам предприятия, и внешние – адресуемые руководству вышестоящих органов.

Текст докладной записки должен состоять из двух частей. В первой части должны излагаться факты, послужившие основанием к написанию документа. Во второй части должны быть предложения о конкретных мерах, которые, по мнению автора, необходимо предпринять вышестоящему лицу в связи с изложенными фактами. Образец докладной записки – прил. 3.10.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Образец пояснительной записки – прил. 3.11.

Акты – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляют комиссии, как постоянно действующие, так и назначаемые распорядительным документом по указанию вышестоящей организации или руководителя.

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными. Например: акты ликвидации (учреждения, документов, бланков строгой отчетности и т.д.), приема-передачи (при смене руководства, передачи дел и т.д.), дегустации, приема объектов, инвентаризации, аварий и др.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту активируемого события.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождения. Например, составлен в трех экземплярах: 1-й экз. направлен в Минэнерго России; 2-й экз. направлен в Минфин России; 3-й экз. – в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Приведем примерные формы актов. Пример в прил. 4.6 и 4.7.