24.Вимоги щодо складання та оформлення документів особового складу(автобіографія,заява,характеристика)

Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.

У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

• Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

• Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

• Ще нижче посередині рядка пишеться слово "заява" з великої літери й не ставиться крапка.

• З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

• Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.

Основні реквізити характеристики:

• Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

• Рік народження, освіта.

• Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

• Дата складання.

• Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Автобіографія — це опис свого життя.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов'язково зазначаються:

• Назва документа.

• Прізвище, ім'я, по батькові.

• Дата народження.

• Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

• Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися).

• Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

• Відомості про громадську роботу (всі її види).

• Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

• Дата написання й підпис автора.

25.Ділове листування.Види листів.Вимоги до оформлення.

Лист – це поширений вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Так, діловий лист є одним з важливих каналів зв’язку промислового підприємства з зовнішнім світом. Через листування ведуться переговори, виясняються стосунки між підприємствами, виставляються претензії. Листи супроводжують матеріальні цінності (правда, останнім часом значну частину своїх функцій лист віддав телеграмі й телефонній розмові).

Види листів:

• Листи-повідомлення- в них завжди щось пропонується,повідомляється або сповіщається.

• Інформаційний лист- його мета вчасне інформування адресата про певний факт.

• Циркулярні листи: містять ділову інформацію.І відсилаються декільком адресатам.

• Лист-підтвердження: використовується для підтвердження факту отримання документів чи інших матеріалів.

• Гарантійні листи- відправляються для підтвердження обіцянок чи будь-яких умов.

Вимоги до оформлення:

За обсягом службовий лист має бути стислим, бажано — не більше однієї сторінки. Щодо технічного оформлення службового листа, його друкують на фірмовому бланку підприємства формату А4 або А5; шрифт — Times New Roman, 12–14 кегль, міжрядковий інтервал — 1,5. Для великих за обсягом листів допустимий одинарний міжрядковий інтервал. Будь-які шрифтові виділення (напівжирний, курсив) — неприпустимі.

У службовому листі обов’язково має бути заголовок до тексту, який розташовується нижче дати та вихідного номера документа без відступу від межі лівого берега. У заголовку коротко та чітко формулюють мету написання листа та його зміст.

Текст має бути викладений грамотно і зрозуміло, слід уникати повторів та слів, які не мають смислового навантаження. Це допоможе запобігти неоднозначному тлумаченню інформації, викладеної в листі, та полегшить адресатові роботу з документом.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.