Сортировка и фильтрация данных
Откройте таблицу Сотрудники.
Сортировка по возрастанию и убыванию
Сортировка – упорядочение данных по какому-либо признаку. Выполняется кнопкой в группе Сортировка и группировка вкладки Главная, Рис. 17:
Рис. 17 Сортировка данных
П
ри
сортировке все строки таблицы
перестраиваются в указанном порядке.
Сортировка позволяет упорядочить данные
любого типа: числа (в порядке возрастания),
текст (по алфавиту), даты (в порядке
возрастания дня, месяца, года).
Выполним сортировку списка сотрудников по фамилиям в алфавитном порядке. Для этого будет достаточно того, что курсор стоит в поле Фамилия. Щёлкаем на кнопке Сортировка по возрастанию, рис. 18:
рис. 18 Сортировка поля Фамилия по возрастанию
Отсортируйте поле Код сотрудника по возрастанию.
Поиск с использованием фильтра "по выделенному"
Выбор из базы данных тех записей, которые удовлетворяют кребованиям пользователя, осуществляется с помощью фильтров. Условие, по которому производится поиск и отбор записей, называется фильтр.
Откройте таблицу Сотрудники. С помощью фильтра по выделенному нам надо оставить в списке только менеджеров. Для этого выделите слово менеджер (используйте двойной щелчок мышью) и соответствующую кнопку,рис. 19:
рис. 19 Работа с фильтром "по выделенному"
В нашем списке останутся только менеджеры:
Р ис. 20 Использование фильтра по выделенному
Теперь удалите фильтр:
рис. 21 Кнопка для удаления фильтра
Задание 1: оставьте в таблице сотрудников с фамилией на букву К, рис. 22:
рис. 22 Сотрудники на букву К
Снова удалите фильтр.
Задание 2
В таблице «Сотрудники» оставить сотрудников с фамилией на букву «П» и в должности менеджера:
Рис. 23
Удалите фильтр. Закройте таблицу без сохранения.
Задание 3. Расширенный фильтр.
В таблице «Закупки» оставить заказы, выполненные фирмой «Никор» с начала марта 2003 г. (т.е. >01/03/2003) и с ценой доставки больше 1000 рублей. Обратите внимание, что в этом фильтре должен быть указан код фирмы (10), а не её имя.
Применим Расширенный фильтр:
рис. 24 Выбор Расширенного фильтра
В Расширенном фильтре отбираем поля, в которых будем указывать условия отбора:
рис. 25 выбор полей для использования расширенного фильтра
Дальше прописываем эти условия и применяем фильтр:
В итоге получаем:
Рис. 26 Выполненное задание 3
З адание 4
В таблице «Закупки» выбрать заказы, выполненные сотрудниками Успенским или Морозовой между 01.02.03 и 01.09.03 (between 01/02/03 and 01/09/03).
Обратите внимание: вводить надо КОД сотрудника, то есть его номер из таблицы Сотрудники, а не его фамилию, например, выражение может выглядеть так: 2 or 7 (номер 2 или номер 7)
Рис. 27 Выполненное задание 3
Обработка данных с помощью запросов Создание простого запроса
Запрос – это операция, которая объединяет в себе основные режимы обработки данных: сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников, преобразование данных. Под последним понимается возможность создания вычисляемых полей, в которых на основании имеющейся информации получается новая.
рис. 28 Создание нового запроса
Кнопка Мастер запросов предлагает нам вызвать Мастера трёх видов запросов. Плюс имеется возможность использования конструктора для самостоятельного создания запросов.
рис. 29 Мастер запросов