Работа с таблицами

Откроем таблицу Товары. Фактически – это прайс-лист нашей фирмы. В таблицах Access столбцы называются полями, а строки – записями.

рис. 13 Таблица Товары

Для работы с таблицами мы можем воспользоваться двумя режимами: 1) таблицы, как на рис. 13, и 2) конструктора.

Для ввода данных работают в режиме таблицы. В этом режиме мы можем работать со структурой таблицы, т.е. удалять, добавлять столбцы и т.п., а также добавлять и удалять записи.

Режим конструктора даёт возможность добавлять, удалять или менять порядок полей, определять имя, тип данных и другие свойства каждого поля и задавать ключевое поле (т.е. такое поле, в котором данные никогда не повторяются, т.е. являются уникальными). У нас в прайс-листе, например, поле КодТовара является ключевым, так как каждый товар является уникальным и не может повторяться.

Рис. 14 Работа в режиме таблицы

Объявить поле ключевым можно, воспользовавшись его контекстым меню или же просто нажав кнопку Ключевое поле:

В каждой таблице следует назначать ключевое поле, хотя оно и не является обязательным. В большинстве случаев в качестве ключевого используется одно поле, хотя Access допускает и объявление ключевыми двух и более полей.

Установление свойств полей

Каждое поле таблицы описывается набором свойств, а именно: имя поля, тип данных, описание и другие параметры, например, размер поля, формат и подпись. Тип данных определяет, какого типа данные могут быть введены в поле. По умолчанию типу присваивается значение "текстовый". Типы данных отражены в следующей таблице:

Таблица 1Типы данных в Access

Тип данных	Употребление
Текстовый (по умолчанию)	Буквы, числа и символы в количестве от 0 до 255.
Поле мемо	Подобно текстовому, но до 64000 символов
Числовой	Числовые величины, которые можно использовать для математических вычислений
Дата/время	Реальные календарные даты в 12- или 24-часовом формате
Денежный	Денежные величины для финансовых вычислений
Счётчик	Это – номер, присваиваемый Access при добавлении записи. Эти числа нельзя изменить.
Да/нет (логический)	Эффективно сохраняет одну из величин: истинно или ложно, да или нет.
Объект OLE	Вставляется командой Вставка - Объект. Сюда относятся электронные таблицы MS Excel, документы MS Word, страницы WWW
Гиперссылка	Вставляется командой Вставка – Гиперссылка
Мастер подстановок	Поможет добавить столбец подстановок к полю, т.е. раскрывающийся список, выведенный на экран.

Н апример, полю Цена присвоен денежный формат, рис. 15:

рис. 15 Таблица Товары в режиме конструктора

Индексированное поле

Полезно при использовании больших баз данных. Существуют варианты выбора, доступные из раскрывающегося списка:

• Да (допускаются совпадения) – поле будет проиндексировано, и мы сможем ввести одно и то же значение более чем в одну запись. Поле будет проиндексировано.

• Да (совпадения не допускаются) – поле будет проиндексировано, в каждой записи будет введена уникальная величина, и по индексу всегда можно будет найти единственную запись.

• Нет – поле не будет проиндексировано (устанавливается по умолчанию, кроме поля, объявленного ключевым)

рис. 16 Индексация поля Код товара