Создание базы данных. Ввод и форматирование данных
Access хранит все объекты, принадлежащие отдельной базе данных, в одном файле. Объекты внутри базы данных организованы в соответствии с типом объекта и отображаются в различных разделах окна базы данных, как показано на Рис. 3.
Рис. 3 Окно базы данных
Первоначальный запуск MS Access осуществляется так же, как и других приложений MS Office.
Как и в других приложениях, нам предлагается воспользоваться шаблонами, уже включенными в офисный пакет, или же расположенными на узле Office Online.
рис. 4 Шаблоны на узле Office Online
При загрузке шаблона мы будем иметь пустую базу данных, которую необходимо будет заполнить:
Но пока мы будем работать с готовой базой данных "Склад Зеленоград сервиса". Скопируйте её к себе с диска P:
Загружаем базу данных:
рис. 5 Окно базы данных с Главной кнопочной формой
Перед нами – Главная кнопочная форма, её создаёт мастер баз данных. Главная (стартовая) кнопочная форма при запуске базы данных появляется на экране на первом плане (рис. 5). Она имеет простой интерфейс и предоставляет ограниченное количество функций. У нас имеется возможность работать с базой данных с помощью кнопочной формы, с помощью окна базы данных или с помощью их комбинации. Для выведения кнопочной формы из поля зрения щелкните на её сворачивающей или закрывающей кнопке и раскройте окно базы данных. Если база данных создана не Мастером, а "вручную", то главную кнопочную форму можно создать с помощью специальной команды, рис. 6:
рис. 6 Создание Глафной кнопочной формы
З акройте главную форму.
Раскрываем Область переходов и видим, что на данный момент в базе данных имеется только одна форма, а именно наша Главная, которая в списке идёт под именем Switchboard. Если главная форма создана мастером при использовании шаблона, не стоит её удалять, так как это приведёт к сбою при загрузке базы данных.
рис. 7 Область переходов
Посмотрим, что же представляет из себя наша база данных. Нажмите на кнопку "Схема данных" вкладки Работа с базами данных.
рис. 8 Схема данных
Что такое связи между таблицами
В реляционной базе данных связи позволяют избежать избыточности данных. Например, в ходе создания базы данных, содержащей сведения о книгах, может появиться таблица под названием "Книги", в которой будут храниться параметры каждой книги, такие как ее название, дата публикации и издатель. Кроме того, есть и дополнительные сведения об издателе, которые может потребоваться сохранить, такие как его телефонный номер, адрес и почтовый индекс. Если хранить их в таблице с книгами, то телефонный номер издателя будет повторяться для каждой опубликованной им книги.
Более правильным вариантом является вынесение сведений об издателях в отдельную таблицу "Издатели". При этом таблица "Книги" будет содержать ссылки на записи таблицы "Издатели".
Чтобы сохранить синхронизацию, следует обеспечить целостность данных между таблицами "Книги" и "Издатели". Связи с обеспечением целостности данных позволяют следить за тем, чтобы данные в одной таблице соответствовали данным в другой. Например, каждая книга в таблице "Книги" связана с определенным издателем в таблице "Издатели". Добавить в таблицу книгу для издателя, отсутствующего в базе данных, невозможно.