24. Поняття про документ. Загальні вимоги до складання документа.

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством). Результатом документування є документ — зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної,

звукової чи зображу. Документування — регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.

Юридична сила — здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством.

Вимоги до укладання та оформлення документів

Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомо­гою ділових паперів, документів¹.

1 Докуме

Кожний документ укладається згідно з узаконеними норма­ми та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкрет­ного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

—не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним по­ложенням конкретних керівних органів;

— видаватися лише відповідними повноважними органа­ми або службовими особами згідно з їх компетенцією;

• відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

• бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

• бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

25. Види документів та їх класифікація.

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Класифікація документів

-За спеціалізацією

-за призначенням

-за місцем склад

-за напрямком

- за джерелом виникненням

-за формою

-за терміном виконання

-За терм зберіганням

-За технікою відтворення

-за складністю

-за гласністю

-За стадіями створення

-за походженням

-за юред силою.

Види документів

Документи щодо особового складуАвтобіографія- Резюме,Заява,Пропозиція,

Довідково-інформаційні документи--Анотація,Відгук, План

Обліково-фінансові дкументи- Акт,Доручення,Розписка

Господарсько-договірні документи-Договір,Трудова угода,Контракт.

26. Правила оформлення сторінки. Вимоги до тексту документа.

Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші форматом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документа, праворуч — не менше 8 мм; верхній — 20 мм, нижній — 19 мм (для форма-

ту А4) та 16 мм (для формату А5). Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не

нумерується. У документах, що укладені иа двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи. Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сто-

рінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні — ліворуч. Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

— на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні — на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й ґатунку;

— підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

— у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.

Рубрикація — це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.

Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Класичний абзац має три частини:

— зачин (формулює тему абзацу — про що йтиметься);

— фраза (містить основну інформацію абзацу);

— коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, що вміщена в межах одного абзацу, повинна ви-

ражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4 — 5 ре-

чень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким

би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замк-

нене смислове ціле.

27. Реквізити документів та вимоги до їх написання. Для оформлення організаційно-розпорядчих документів ви­користовують такі реквізити:

1. Державний Герб України (для державних організацій).

2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.

3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств і органі­зацій (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних органі­зацій).

7. Назва організації автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адре­са, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер те­лефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв'яз­ку, номер рахунка та назва банку.

10. Назва документа.

11. Дата.

12.Індекс (вихідний номер документа).

13.Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання та видання.

15.Ґриф обмеження доступу до документа.

16.Адресат.

17.Гриф затвердження.

18. Резолюція.( У резолюції фіксується вказівка керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті під текстом документа.)

19. Заголовок до тексту.

20. Позначка про контроль.

21. Текст.

22.Позначка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження. (Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв'язання питань, що викладені в документі після його підписання й потребують затвердження або ж шляхом видання відповідного розпорядчо­го документа. ЗАТВЕРДЖУЮ

25. Віза.

26Відбиток печатки.

27. Позначка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

ЗО.Позначка про перенесення даних на машинний носій. Зі.Позначка про надходження.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікова­них форм чи бланків документів) і змінні (які використову­ють під час їх безпосереднього укладання).

Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідов­ності операцій його підготовки, оформлення й виконання.