68. Табличный процессор Microsoft Excel: работа со списками: формы.
Пользователь всегда может внести новую информацию в список, просто перейдя к первой пустой строке внизу списка и введя данные с клавиатуры. Но еще проще это сделать с помощью формы. Для тех, кто имеет хотя бы небольшой опыт работы в Microsoft Access формы Excel уж точно открытием не станут - идея та же.
Выделите любую ячейку в списке и выберите в меню Данные - Форма (Data - Form). На экране появится форма:
В строке заголовка формы Excel выводит имя листа, на котором расположен список. Чуть ниже находятся заголовки всех столбцов списка. В правом верхнем углу окна выводится информация об общем количестве строк в списке и номере строки, отображаемой в данный момент. По умолчанию отображается содержимое первой строки списка. Перемещение по списку производится полосой прокрутки в центральной части окна или кнопками Назад и Далее.
Для добавления новой записи пользователь должен щелкнуть по кнопке Добавить. Excel выведет пустую форму, в строки которой нужно ввести новые значения и после окончания ввода нажать кнопку Закрыть. Excel автоматически расширит список вниз, дописав введенные данные после последней строки.
Кнопка Критерии - выведет пустую форму, с помощью которой можно искать записи по введенным критериям.
Кнопка Удалить - удалит текущую запись (строку
69. Табличный процессор Microsoft Excel: работа со списками: добавление в список итогов, понятие общих и промежуточных итогов, итоговые функции для промежуточных итогов.
Скрыть все
С помощью команды Промежуточные итоги можно автоматически подсчитать промежуточные и общие итоги в списке для столбца. Команда Промежуточные итоги недоступна при работе с таблицей Microsoft Excel. Чтобы добавить промежуточные итоги в таблицу, необходимо сначала преобразовать ее в обычный диапазон данных. Учтите, что при этом будут удалены все функциональные возможности, связанные с таблицами, кроме форматирования.
Вставка промежуточных итогов
Промежуточные итоги подсчитываются с помощью итоговой функции (Итоговая функция. Тип вычисления при объединении данных в отчете сводной таблицы, в таблице консолидации или при вычислении итогов в списках или базах данных. Примерами итоговых функций могут служить функции СУММ, СЧЕТ и СРЕДНЕЕ.), например Сумма или Среднее, с использованием функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Для каждого столбца можно отобразить несколько типов итоговой функции.
Общие итоги вычисляются на основе подробных данных (Подробные данные. В таблицах с итогами и структурах — строки или столбцы с исходными данными, по которым вычисляются итоги. Подробные данные обычно расположены непосредственно сверху или слева от итогов.), а не на основе значений промежуточных итогов. Например, итоговая функция Среднее возвращает среднее значение для всех строк списка, а не для строк промежуточных итогов.
Если
для книги выбран режим автоматического
вычисления по формулам, то с помощью
команды Промежуточные
итоги
можно автоматически пересчитывать
значения промежуточных и общих итогов
при каждом изменении подробных данных.
Используя команду Промежуточные
итоги,
можно также отобразить
(Структура. Режим электронной таблицы,
при которой строки или столбцы
сгруппированы так, что можно видеть
итоги. В структуре возможно подведение
итогов как по всему листу, так и по его
выбранному диапазону.)
список, что позволит отображать и
скрывать строки каждого из промежуточных
итогов
Вставка промежуточных итогов
Убедитесь в том, что первая строка каждого столбца диапазона (Диапазон. Две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными.) данных, для которых рассчитываются промежуточные итоги, содержит название, а сами столбцы — однотипные данные, и что пустые строки или пустые столбцы в диапазоне отсутствуют.
Выделите ячейку в диапазоне.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Вставка одного уровня промежуточных итогов
Для группы данных можно вставить один уровень промежуточных итогов, как показано в следующем примере.
При каждом изменении столбца "Спорт"…
…вычисляется
промежуточный итог столбца "Продажи".
Для сортировки столбца, содержащего данные, по которым требуется выполнить группировку, выделите этот столбец и на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А.
На вкладке Данные в группе Структура выберите Сумма.
Появится диалоговое окно Промежуточные итоги.
В поле При каждом изменении в выберите столбец для подсчета итогов. В приведенном выше примере нужно выбрать столбец Спорт.
В поле Операция выберите итоговую функцию для вычисления промежуточных итогов. В приведенном выше примере нужно выбрать функцию Сумма
В поле Добавить итоги по установите флажок для каждого столбца, содержащего значения, по которым необходимо подвести итоги. В приведенном выше примере нужно выбрать флажок Продажи.
Чтобы за каждым итогом следовал автоматический разрыв страницы, установите флажок Конец страницы между группами.
Чтобы расположить итоговую строку над строкой данных, снимите флажок Итоги под данными. Чтобы расположить итоговую строку под строкой данных, установите флажок Итоги под данными. В приведенном выше примере флажок нужно снять.
При необходимости команду Промежуточные итоги можно использовать снова, повторив шаги 1 - 7, чтобы добавить дополнительные строки итогов с использованием других функций. Во избежание перезаписи имеющихся итогов снимите флажок Заменить текущие итоги.
Вставка вложенных уровней промежуточных итогов
Можно вставить промежуточные итоги для внутренних групп, вложенных в соответствующие им внешние группы, как показано в следующем примере.
При каждом изменении во внешнем столбце "Область"…
…и при каждом изменении во внутреннем столбце "Спорт"вычисляется промежуточный итог столбца "Продажи" для этой области.
Для сортировки столбца, содержащего данные, по которым требуется выполнить группировку, выделите этот столбец и на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А.
Вставьте внешние итоги.
Вставка внешних итогов
На вкладке Данные в группе Структура выберите Сумма.
Появится диалоговое окно Промежуточные итоги.
В поле При каждом изменении в выберите столбец для внешних промежуточных итогов. В приведенном выше примере нужно выбрать столбец Область.
В поле Операция выберите итоговую функцию для вычисления промежуточных итогов. В приведенном выше примере нужно выбрать функцию Сумма
В поле Добавить итоги по установите флажок для каждого столбца, содержащего значения, по которым необходимо подвести итоги. В приведенном выше примере нужно выбрать флажок Продажи.
Чтобы за каждым итогом следовал автоматический разрыв страницы, установите флажок Конец страницы между группами.
Чтобы расположить итоговую строку над строкой данных, снимите флажок Итоги под данными. Чтобы расположить итоговую строку под строкой данных, установите флажок Итоги под данными. В приведенном выше примере флажок нужно снять.
При необходимости команду Промежуточные итоги можно использовать снова, повторив шаги 1 - 6, чтобы добавить дополнительные строки итогов с применением других функций. Во избежание перезаписи имеющихся итогов снимите флажок Заменить текущие итоги.
Вставьте вложенные итоги.
Вставка вложенных итогов
На вкладке Данные в группе Структура выберите Сумма.
Появится диалоговое окно Промежуточные итоги.
В поле При каждом изменении в выберите столбец вложенного итога. В приведенном выше примере нужно выбрать столбец Спорт.
В поле Операция выберите итоговую функцию для вычисления промежуточных итогов. В приведенном выше примере нужно выбрать функцию Сумма
Выберите другие нужные параметры.
Снимите флажок Заменить текущие итоги.
Повторите предыдущий шаг для остальных вложенных итогов, начав с самого внешнего из уровней.
Совет
Для отображения только промежуточных
и общих итогов используйте обозначения
уровней структуры
рядом
с номерами строк. Кнопки
и
позволяют
отобразить и скрыть строки подробных
данных для отдельных итогов. Удаление
промежуточных итогов
Выделите ячейку в диапазоне, который содержит промежуточные итоги.
На вкладке Данные в группе Структура выберите Сумма.
В диалоговом окне Промежуточные итоги нажмите кнопку Удалить