67. Табличный процессор Microsoft Excel: работа со списками. Правила создания и работы с расширенным фильтром. Виды условий отбора расширенного фильтра.

Данный фильтр так же работает со списком, как и автофильтр, но не создавая при этом раскрывающиеся списки для столбцов. Для фильтрации используется диапазон условий, который создается над списком, что позволяет задавать более сложные варианты отбора. Диапазон условий отбора должен включать заголовок столбца и над ним должно быть не менее трех пустых строк.

Условия отбора, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

• разные условия для одного столбца;

• одно условие для разных столбцов, например собаки в Вологде;

• несколько условий для разных столбцов;

• выборочные наборы условий для двух столбцов.

Если присвоить диапазону имя «Критерии», то ссылка на диапазон будет автоматически появляться в графе «Диапазон условий».

Как отбирать значения с помощью расширенного фильтра?

1. В окне открытого листа выделите нужный диапазон ячеек.

2. Перейдите к вкладке «Данные» и в группе «Сортировка и фильтрация» выберите пункт «Дополнительно».

3. В окне «Расширенный фильтр» в группе «Обработка» выберите:

   • «Фильтровать список на месте»;

   • «Копировать результат в другое место».

4. В графе «Диапазон условий» нажмите кнопку «Свернуть диалоговое окно» и выберите в книге отдельный диапазон условий, а затем нажмите кнопку «Развернуть диалоговое окно».

5. Закройте окно кнопкой «ОК».

Поиск с помощью Расширенного фильтра. Расширенный фильтр позволяет одновременно или по отдельности применять операции И, ИЛИ и составлять вычисляемые критерии.

Поиск с помощью расширенного фильтра производится в соответствии со следующими рекомендациями.

1. Подготовка диапазона критериев для расширенного фильтра:

а) верхняя строка содержит заголовки полей, по которым будет производится отбор;

б) условия критериев поиска записываются в пустые строки под подготовленной строкой заголовка, причем следует учитывать, что:

• выполнение условия И требует располагать критерии поиска рядом в одной строке;

• выполнения условия ИЛИ требует располагать критерии в разных строках;

• поиск по вычисляемому критерию включает формулы (пользовательские или функции MS Excel), в которых аргументами являются поля списка. Вычисляемый критерий располагается под заголовком Условие, который не должен совпадать ни с одним именем поля списка. Для ссылок на список используются относительные ссылки, которые указывают на верхние записи в диапазоне данных списка. Ссылки на ячейки вне списка берутся абсолютными. Вычисляемый критерий может включать несколько функций и зависеть от нескольких полей. Результатом вычисления критерия должно быть логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ (расширенный фильтр отбирает записи с ИСТИНА);

• в случае сложного условия поиска данных осуществляется по составному критерию с И и ИЛИ. Критерий следует составлять с помощью логических функций И( ), ИЛИ( ), НЕ( ).

2. Указатель ячейки помещается в список (или выделяется весь необходимый список).

3. Воспользоваться командой Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. Работа с окном Расширенный фильтр.

4. Результаты расширенной фильтрации отображаются на данном рабочем листе или копируются в другое место.

Анализ данных

MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения анализа данных, которые находятся в списке MS Excel. К средствам анализа относятся:

• обработка списка с помощью различных формул и функций;

• построение диаграмм и использование карт MS Excel;

• проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;

• автоматическое подведение итогов (включая Мастер Частичных сумм);

• консолидация данных;

• сводные таблицы;

• структуризация рабочих листов;

• специальные средства анализа выборочных записей и данных – Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии, Пакет анализа и др.

Рассмотрим подробнее такие возможности MS Excel, как Итоги, Консолидация, Сводные таблицы и т.д. Следует учесть, что эти средства связаны с созданием структуры на рабочих листах, поэтому рекомендуется располагать данные для обработки на отдельных листах.

Структуризация рабочих листов. Цель структуризации заключается в разбиении данных, содержащихся на рабочем листе, на определенные уровни детализации. Используя структуру, легче проводить анализ и сравнение данных.

Если между данными имеется строгая зависимость, то MS Excel позволяет автоматически создать структуру: в этом случае MS Excel ищет ячейки, которые содержат формулы, обобщающие информацию в строках и которые расположены слева. Данные должны быть согласованы в одном направлении. Для выполнения автоматической структуризации все детальные столбцы должны стоять по одну сторону от итоговых, все детальные строки должны находиться по отношению к итоговым либо только снизу, либо – только сверху. Если это условие не соблюдается, то структуру следует создать вручную.

Рабочий лист может содержать только одну структуру, хотя ее можно разделить на несколько частей.

Отображение и скрытие данных структуры может отразиться на частях рабочего листа, которые не участвуют в иерархии, т.к. строки сворачиваются и разворачиваются по всей ширине рабочего листа, а столбцы – по всей высоте рабочего листа. При выводе структуры по левому и верхнему краю рабочего листа отображаются специальные символы, которые служат для вывода и скрытия уровней детализации.

Для автоматического создания структуры следует:

• проверить, что в итоговых формулах содержатся ссылки на детальные данные, расположенные в одном направлении относительно итоговых;

• для структуризации части рабочего листа необходимо выделить нужный диапазон ячеек; для структуризации всего рабочего листа – выбрать одну ячейку;

• воспользоваться командой Данные – Группа и структура – Создание структуры.

При структуризации рабочего листа вручную необходимо:

• выделить нужные ячейки строк и столбцов, которые подлежат объединению в структуру, за исключением ячейки с итоговой формулой;

• воспользоваться командой Данные – Группа и структура – Группировать;

• в случае ошибочных действий или для разгруппировки данных выбрать команду Данные – Группа и структура – Разгруппировать;

• команда Данные – Группа и структура – Настройка позволяет указать вид организации документа и создать структуру;

• для возврата рабочего листа в исходное состояние следует использовать команду Данные – Группа и структура – Удалить структуру.

Для структурированных данных имеется возможность создавать диаграммы с заданных уровней структуры.

Автоматическое подведение итогов. Итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для обобщения большого количества однотипной информации. Итоги бывают:

• простые промежуточные итоги;

• сложные промежуточные итоги;

• итоги, связанные с вычислением частичных сумм (используется Мастер Частичных сумм).

Промежуточные итоги создаются с помощью команды Данные – Итоги. MS Excel автоматически создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов, а также – структурирует данные. Такую информацию легко обрабатывать – форматировать ячейки, создавать диаграммы и т.д.

С помощью операции Итоги можно:

• указать способ группировки данных;

• вывести промежуточные и общие итоги для одной группы в списке;

• вывести промежуточные и общие итоги для нескольких групп в списке;

• выполнить расчеты над данными.

Промежуточные итоги подводятся следующим образом (методика подведения итогов).

1. Подготовить список данных и оставить в нем указатель ячейки. Определиться с тем, какие нужны итоги.

2. Провести сортировку по необходимому полю или полям (команда Данные – Сортировка).

3. Подвести итоги (команда Данные – Итоги). При создании вложенных промежуточных итогов следует четко представлять уровни итогов и создавать их в порядке увеличения уровня детализации: сначала – по первому ключу, далее, отключая опцию Заменить текущие итоги, – по вторичному ключу и т.д.

4. Чтобы убрать Итоги, необходимо установить указатель в список с итогами и воспользоваться командой Данные – Итоги – кнопка Убрать все.

При создании итогов при необходимости можно выполнить следующие действия:

• использовать одну операцию для нескольких столбцов данных;

• использовать несколько операций для одного набора данных (например, вычислить средне и суммарное значение для столбца с числовыми данными);

• подвести итоги по отфильтрованным данным (сначала – отфильтровать, затем – отсортировать по необходимому полю (полям) и, наконец, – подвести итоги;

• использование Мастера суммирования (команда Сервис – Мастер – Частичная сумма) позволяет просуммировать только те данные в списке, которые удовлетворяют заданному критерию (например, вычислить сумму продаж для товаров, цена которых больше некоторого значения).

2. Применяем команду Данные – Итоги. В окне Промежуточные итоги устанавливаем параметры в соответствии с рисунком – для получения верхнего (первого) уровня итогов – общее количество товаров, проданных конкретным продавцом.

3. Для получения второго уровня итогов необходимо в данный список с полученными итогами поместить указатель ячейки, затем – воспользоваться командой Данные – Итоги.

3. Полученные промежуточные итоги представлены на рисунке.

Консолидация данных. Консолидация предназначается для обобщения однородных данных.

Консолидацию данных можно провести следующим образом (методика проведения консолидации).

1. Указать местоположение будущих консолидированных данных.

2. Выбрать команду Данные – Консолидация.

3. В открывшемся окне указать диапазоны данных, подлежащие консолидации.

4. Указать способ консолидации: согласно расположению в диапазоне (сняты все флажки группы Использовать в качестве имен) или согласно заголовкам строк и столбцов (включить флажки Подписи верхней строки и Значения левого столбца).

5. Выбрать тип консолидации.

6. При необходимости указать добавление структуры – установить опцию Создавать связи с исходными данными.

Сводные таблицы. Сводные таблицы представляют собой средство для группировки, обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel или в таблицах, созданных в других приложениях. Сводные таблицы могут использоваться для:

• обобщения большого количества однотипных данных;

• реорганизации данных (с помощью перетаскивания);

• отбора и группировки данных;

• построения диаграмм.

Внешне сводные таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в трехмерном виде. Сводные таблицы создаются с помощью мастера Сводные таблицы (команда Данные – Сводная таблица) следующим образом.

1. Выбрать место для сводной таблицы, т.е. – установить указатель ячейки в необходимое место на рабочем листе.

2. Воспользоваться командой Данные – Сводная таблица.

3. Задать исходный диапазон данных.

4. Сформировать макет сводной таблицы, т.е. определить страницу, строки, столбцы, итоговые и вычисляемые поля сводной таблицы.

При создании, редактировании и работе со сводными таблицами необходимо учитывать следующие замечания.

1. Местоположение сводной таблицы. Желательно располагать на отдельном листе, т.к. при обновлении, группировках данной сводной таблицы информация, содержащаяся на рабочих листах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой.

2. Местонахождение исходных данных – список MS Excel, внешний источник данных, диапазоны консолидации, находящиеся в другой сводной таблице.

3. При задании структуры сводной таблицы определить:

• поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;

• поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходимой операции);

• поля для страниц, что позволяет представить информацию в трехмерном виде.

4. Сводная таблица – это средство только для отображения данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нельзя. Для изменения данных в сводной таблице, необходимо внести изменения в источник данных, а затем – обновить сводную таблицу (на панели инструментов Сводные таблицы находится кнопка Обновить данные).

5. В сводных таблицах можно изменять названия полей, что не влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирование элементами сводной таблицы можно также осуществлять мышью: для удаления какого-либо поля следует перетащить удаляемый элемент за границы сводной таблицы. Изменения в перестановке полей для страниц, столбцов и строк также осуществляется перетаскиванием.

6. Сводные таблицы допускают возможность группировки элементов полей по различным уровням иерархии путем объединения (выделение данных сводной таблицы осуществляется, например, с помощью мыши) в группы (группы можно переименовывать по желанию). Для этой цели на панели инструментов Сводные таблицы существуют две кнопки – Группировать и Разгруппировать. Можно скрывать и показывать детали в группе. Элементы самого высокого уровня группировки (обобщающие элементы) располагаются по верхней или по крайней левой границе сводной таблицы (отображение исходных данных в данном случае производится путем выделения группированной ячейки сводной таблицы и применения соответствующей команды отображения данных – кнопка Отобразить детали). Бывает следующая группировка сводной таблицы:

• группировка элементов по их именам;

• группировка чисел по диапазонам (для числовых данных, кнопка Группировать на панели инструментов Сводные таблицы);

• группировка по временным диапазонам (данные в формате Дата/Время).

7. Возможность построения диаграмм на основе сводных таблиц.

8. Некоторые дополнительные возможности сводных таблиц (многие из них производятся путем выбора соответствующей команды контекстного меню необходимого поля или выделенной области):

• сортировка элементов в сводной таблице;

• размещение страниц сводной таблицы на различных рабочих листах (кнопка – Отобразить страницы);

• управление общими и промежуточными итогами;

• использование различных итоговых функций для анализа данных и дополнительных вычислений;

• вставка вычисляемого поля в сводную таблицу;

• использование автоформата для форматирования сводной таблицы.