63. Табличный процессор Microsoft Excel: работа со списками. Правила организации списков на рабочих листах.

Список представляет собой набор данных, которыми можно обмениваться с участниками группы и другими пользователями сайта. Например, с помощью списка можно создать лист регистрации участников некоторого события или отслеживать события группы в календаре. Можно воспользоваться уже готовыми к использованию списками и их шаблонами, которые послужат хорошей отправной точкой для организации элементов списка. Способ организации списков зависит от потребностей группы и от предпочитаемых способов хранения и поиска данных. В данной статье представлены общие сведения о возможностях списков, описаны общие действия, которые можно выполнять над списками, и перечислены дальнейшие действия для того, чтобы начать работу со списками.

Обзор списков

К спискам SharePoint обычно относятся многие списки по умолчанию, включая "Ссылки", "Извещения", "Контакты", "Отслеживание вопросов", Опросы" и "Задачи", на основе которых можно строить совместную работу группы или принимать бизнес-решения. Во многих случаях эти списки по умолчанию (с небольшими изменениями или даже без них) могут обеспечить быстрые и эффективные решения. Ниже приведены примеры использования списков.

• Опросы, включающие в себя условное ветвление и разрывы страниц, для оценки удовлетворенности сотрудников и клиентов.

• Отслеживание вопросов с поддержкой управления версиями и хранением журнала версий для углубленного анализа проектов рабочей группы и общих рабочих задач.

Списки — это мощный и гибкий инструмент с большим числом встроенных функций, что обеспечивает надежный способ для хранения и обработки данных, а также обмена ими. Ниже перечислены действия, которые можно выполнять со списками.

• Можно создать список с большим количеством столбцов таких типов данных, как текст, число, выбор, денежное значение, дата и время, подстановка, да/нет и вычисляемый. К элементу списка можно также прикрепить один или несколько файлов, чтобы предоставить дополнительные сведения, например электронную таблицу с номерами телефонов службы поддержки или документ со справочной информацией.

• Можно создавать представления списка для упорядочения, сортировки и фильтрации данных различными способами, изменять метаданные (например, удаляя и добавляя столбцы) и редактировать правила проверки. Кроме того, списки можно согласованно использовать на сайтах с типами контента, столбцами сайта и шаблонами. Например, на домашней странице можно отобразить только текущие события из календаря, а на другой — создать визуальное представление в виде настенного календаря.

• Между списками можно создавать отношения, используя сочетание уникальных столбцов, столбцов подстановки и обеспечения отношений (каскадное и ограниченное удаление). Все это позволяет создать более подготовленное бизнес-решение и обеспечить целостность данных.

• Можно создавать настраиваемые списки, отображать данные в веб-частях и на страницах веб-частей, импортировать данные из других программ, таких как Microsoft Office Excel и Office Access, а также экспортировать их и устанавливать с ними связь.

• Можно отслеживать версии и вести подробный журнал, требовать утверждение для изменения данных, обеспечивать безопасность на уровне элементов и папок, выполнять извлечение и возврат файлов, а также автоматически получать уведомления об изменениях с помощью извещений и RSS-каналов.

• Можно упорядочить контент одного списка по папкам для удобства и повышения производительности, а также повысить общее быстродействие путем индексации крупных списков.

Способы работы со списками

Ниже описаны некоторые способы работы со списками, которые упрощают управление данными в группе.

64. Табличный процессор Microsoft Excel: работа со списками. Сортировка данных в списке (сортировка строк по возрастанию (по убыванию) данных в одном столбце, сортировка строк по двум или более столбцам).

Если список уже сортировался, то будут использоваться параметры предыдущей сортировки.

1. Укажите ячейку в сортируемом списке.

2. Нажмите кнопку По возрастанию (По убыванию). Примечание. В сводной таблице элементы в выделенном поле сортируются по алфавиту в возрастающем порядке (от А до Я). Числа сортируются от меньшего к большему.

Сортировка строк по двум или или более столбцам

Лучше всего, если сортируемый список будет иметь заголовки столбцов.

1. Укажите ячейку в сортируемом списке.

2. В меню Данные выберите команду Сортировка.

3. Укажите столбцы сортировки в полях Сортировать по и Затем по. Чтобы отсортировать данные по более, чем трем столбцам одновременно, отсортируйте список сначала по трем наименее значимым столбцам. Например, если список содержит сведения о сотрудниках и его требуется отсортировать по полям "Отдел", "Должность", "Фамилия" и "Имя", сортировку нужно будет выполнить дважды. Выберите сначала Имя в поле Сортировать по и отсортируйте список. Затем выберите Отдел в поле Сортировать по, Должность в поле Затем по, Фамилия в поле В последнюю очередь, по и отсортируйте список еще раз.

4. Выберите другие параметры сортировки и нажмите кнопку ^ OK.

Повторите шаги 2 — 4 для следующих более значимых столбцов. Примечания

• Если сортировка ведется по нескольким столбцам, то строки с одинаковыми значениями в столбце, указанном в поле Сортировать по, сортируются в порядке, определяемом столбцом, указанным в поле Затем по. Строки с одинаковыми значениями в первых двух столбцах сортируются по столбцу, указанному в поле В последнюю очередь, по.

• При сортировке строк, входящих в структуру, будут упорядочены группы самого верхнего (первого) уровня. Порядок расположения детальных строк или столбцов не изменится, независимо от того, являются они скрытыми или отображаются на экране.