Работа со списками

При разработке таблиц данные удобно хранить в виде списка. Список  это последовательность строк рабочего листа, содержа­щих данные. Все данные в столбце списка имеют одинаковый тип, например текст в одном столбце и числа в другом.

Списки в терминах Excel часто называют базой данных. При этом столбцы в списке рассматриваются как поля базы данных, заголовки столбцов являются именами полей, а каждая строка в списке представляет запись в базе данных. Конечно, таблицы Excel уступают по своим возможностям профессиональным системам управления базами данных, но для ведения небольших баз дан­ных (до нескольких тысяч строк) они вполне подойдут.

При организации списков в Microsoft Excel, как правило, не требуется каких-либо подготовительных операций по размещению данных, поскольку при выполнении таких операций, как поиск, сортировка или подведение итогов, список обрабатывается как база данных автоматически. В некоторых случаях достаточно ука­зать на любую ячейку в списке.

Если же Excel не распознает вашу таблицу как список, исполь­зуйте следующие рекомендации по организации данных:

• не создавайте более одного списка на листе, поскольку неко­торые средства, такие, как фильтрация, при запуске обрабатывают один текущий список. При необходимости работать с несколькими списками размещайте каждый из них на отдельном рабочем листе;

• оставляйте по крайней мере один пустой столбец и одну пу­стую строку между списком и другими данными листа. Это необ­ходимо для автоматической идентификации списка при сорти­ровке, фильтрации и подведении итогов. Не стоит также разме­щать данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты при фильтрации списка;

• заголовки столбцов следует создавать в первой строке списка. Далее они будут использоваться в отчетах, а также для поиска и организации данных. Для выделения заголовков используйте Шрифт, Выравнивание, Формат и Обрамление. Рекомендуется на­бирать заголовки столбцов прописными буквами;

• все ячейки столбца должны содержать однотипные данные. С этой целью рекомендуется применять один формат для всех яче­ек столбца;

• не вводите пробелы перед содержимым ячейки, поскольку они влияют на порядок сортировки и результаты выполнения опе­рации поиска и фильтрации.

При работе со списками Excel предоставляет различные воз­можности и функции их обработки, которые становятся особен­но полезными при работе с большим количеством записей.

Заголовки столбцов и строк могут уходить за пределы экрана. Чтобы этого на происходило, их следует зафиксировать с помо­щью команды Окно/Закрепить области. К примеру, если зафик­сировать шапку таблицы, то при просмотре списка по вертикали на экране всегда присутствуют заголовки столбцов. Для отмены фиксирования окна выполните команду Окно/Снять закрепление областей.

При печати списков чаще всего требуется, чтобы заголовки строк или столбцов были одинаковыми на каждой печатной стра­нице. Для этого выполните команду Файл/Параметры страницы, а затем на вкладке Лист диалогового окна укажите адреса заголов­ков строк (столбцов) в поле Сквозные строки (столбцы) в группе Печатать на каждой странице. Чтобы шапка нашей таб­лицы печаталась на каждой странице, откройте вкладку Лист, щелкните на поле Сквозные строки, а затем выделите строку с номером, содержащую шапку.