Автокоррекция ошибок, расшифровка сокращений

В текстовом редакторе существует режим автозамены (AutoCorrect), позволяющий экономить время. Этот режим включает в себя спи­сок самых распространенных ошибок или опечаток с правильными вариантами написания слов. Если в набираемом тексте встре­чается слово из такого списка ошибок, Word автоматически ис­правит это слово на правильное, создавая иллюзию безошибоч­ного набора текста.

Список AutoCorrect можно легко расширить, добавив ошиб­ки, свойственные именно вам. Можно также ввести список сокра­щений, свойственных вашей организации. Скажем, если название организации звучит как финансовая группа «Омега», в список AutoCorrect удобно ввести сокращение фго. И вся­кий раз, когда в тексте вы наберете фго, оно будет автоматически заменено на фразу финансо­вая группа «Омега».

Чтобы добавить слово в словарь AutoCorrect, выполните следующие действия. Выберите команду Сервис/Автозамена. В поле Заменить введите те символы, кото­рые вы часто вводите неправильно, или аббревиатуру, например фго. В поле На введите правильное слово или расшифровку аббревиатуры — финансовая группа «Омега». Щелкните по кнопке Добавить и ОК.

Иногда бывает трудно сразу подобрать подходящее слово. Вме­сто того чтобы прерывать работу для поиска в словаре, можно воспользоваться встроенным в программу словарем синонимов (Thesaurus). Чтобы начать работу со словарем синонимов, устано­вите курсор на слове, которое вы хотите заменить, нажмите комби­нацию клавиш [Shift]-[F7] или выберите команду Сервис/Язык/Теза­урус.

Электронные закладки

Находясь в середине длинного документа и решив взглянуть на 15-ю страницу, вы можете быстро «перепрыгнуть» туда, правда вам придется запоминать номер текущей страницы. В этом случае вам помогут электронные закладки. Точно так же, как вы исполь­зуете закладки в книге, чтобы переходить на нужное место, вы можете расставить невидимые (или видимые) электронные за­кладки в текстовый документ. Для постановки электронной зак­ладки необходимо установить курсор в нужном месте документа и выбрать команду Вставка/Закладка.

В поле Имя закладки вводится имя новой закладки, причем при наборе имени нельзя использовать пробел. Далее нажимается кноп­ка Добавить. Из этого же окна можно перейти на поставленную закладку. Чтобы попасть в отмеченное закладкой место документа, необ­ходимо выбрать команду Правка/Перейти или нажать клавишу [F5].

В открывшемся окне на вкладке Перейти выберите объект перехода Закладка и укажите имя закладки, после чего щелкните по кнопке Перейти. Кстати, из этого же окна можно осуществить переход на нужную страницу, строку или раздел документа.

2. Процессоры электронных таблиц

Microsoft Excel  одна из самых популярных программ вычис­лений электронных таблиц. С помощью Microsoft Excel можно проанализировать полученные числовые данные, применяя удобные встроенные инструменты, а также представить результаты в графическом виде. В расчетах можно использовать более 400 математических, статистических, финансо­вых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представ­ления данных, создавать иерархические структуры и т.д.

В отличие от часто используемого текстового редактора MS Word программа MS Excel имеет ряд существенных отличий в структуре своего окна. Так, между панелью инструментов и рабочим полем располагается дополнительная строка, называемая Строкой фор­мул.

Само рабочее поле Excel похоже на шахматную доску и состо­ит из ячеек, дающих пространственную привязку информации к рабочему листу.

Перед вводом данных нужно выделить ячейку. Текстовые данные могут состоять из букв, чисел и символов. Если ширина ячейки недостаточна, в ней нельзя будет увидеть все данные или они как бы «налезут» на другие ячейки.

Ячейку можно сделать «резиновой», когда вводимая инфор­мация будет вводиться внутри одной ячейки, как бы раздвигая ее размеры в зависимости от объема информации. Это аналогично заполнению ячейки в таблице MS Word. Однако, если в тек­стовом редакторе эта «резиновость» ячейки работает «по умол­чанию», то в MS Excel этот вид набора текста устанавливает сам пользователь.

Для этого надо задать ячейке отображение с переносом по сло­вам с помощью команды Формат/Ячейки/Выравнивание/Перено­сить по словам. В этом случае высота ячейки будет изме­няться таким образом, чтобы текст располагался внутри одной ячейки. Этот прием очень удобно использовать при офор­млении «шапки» таблицы, если длина надписи значительно пре­вышает ширину колонки.

Ширину столбца также можно изменять методом автоподбора ширины. Для этого установите курсор на правую границу заголов­ка столбца (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и сделайте двойной щелчок  компьютер сам подберет оптималь­ную ширину столбца.