Основные приёмы работы в ms еxcel. Создание шаблонов

Электронные таблицы MS Excel предназначены для обработки таблично организованной информации. Особенностью электронных таблиц является структу­рирование информации непосредственно на этапе ввода данных — данные и формулы хранятся в ячейках рабочего листа (рис. 1.1). Рабочий лист Excel 2007 состоит из 1 048 576 строк и 16 384 столбцов, т.е. из более 17 миллиардов ячеек. Совокупность листов составляет рабочую книгу, которая сохраняется как целостный объект в одном файле с расширением .xlsx.

Рис. 1.1. Слои ячейки.

Н астройки окна ms Excel

Рис. 1.2. Основные элементы окна MS Excel

Управление средой осуществляется посредством кнопок ленты инструментов и контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. Лента инструментов состоит из нескольких тематических вкладок, на каждой из которых располагаются группы кнопок, позволяющие открыть нужный диалог или выполнить необходимое действие (рис. 1.2).

Настройки окна Excel производятся с помощью кнопок на закладке Вид, а также при изменении параметров Excel. Для этого нужно нажать кнопку Office и щелкнуть по кнопке . Параметры Excel разделены на 9 категорий (рис. 1.3). В этом окне можно изменить количество листов в книге, стандартный размер и шрифт в ячейках (категория Основные), способ пересчета формул и стиль ссылок (категория Формулы), установить режим показа формул в ячейках листа, показать/убрать линии сетки, заголовки строк и столбцов, полосы прокрутки (категория Дополнительно), изменить параметры автосохранения (категория Сохранение) и др. С помощью кнопки (категория Основные) можно открыть диалог для создания пользовательского списка. Для этого нужно в левой части этого диалогового окна выбрать строку НОВЫЙ СПИСОК, а в правой части ввести элементы списка, нажимая после каждого элемента Enter.

Рис. 1.3. Параметры настроек Excel

Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в ячейку листа нужно сделать ее активной, набрать с клавиатуры необходимые данные и нажать Enter. Можно вводить числа, текст, даты, время, формулы.

Ввод символов в Excel воспринимается как текстовая информация, цифр — как числовая. Для ввода чисел или формул как текста набор начинают с символа одинарной кавычки. Если, например, ввести ‘222, то это значение будет является текстовой переменной, но одинарная кавычка в ячейке отображаться не будет. Ввод дат и времени осуществляется в соответствии с установками региональных стандартов в среде Windows. Для русской версии элементы даты (день, месяц, год) разделяются точкой, а элементы времени (часы, минуты, секунды) — двоеточием. Например, ввод 2.12.98 соответствует дате 2 декабря 1998 года, ввод 13:45 соответствует 13 часам 45 минутам.

Числовые данные можно вводить в различных форматах: в виде десятичной (2,34) или простой дроби (  0 1/2), в экспоненциальном формате (  3Е+8), с добавлением денежной единицы (25р.) или знака процента (45%).

Редактировать данные в активной ячейке можно в строке формул или непосредственно в ячейке, дважды щелкнув по ней мышью или нажав функциональную клавишу F2.

Если данные в активной ячейке неверны, то их можно удалить одним из способов:

• начать новый ввод данных;

• нажать клавишу Delete на клавиатуре;

• нажать кнопку Очистить на вкладке Главная ленты инструментов.