9.4. Основные периоды в работе штаба

В работе штаба отчетливо выделяются три основных периода под­готовки представления, которые соответствуют процессу постано­вочной работы:

Предрепетиционный период.

Репетиционный период.

Подготовка главного стадиона и организация тыла представ­ления.

Предрепетиционный период - самый продолжительный по вре­мени и обширный по объему работы. Он охватывает период времени от разработки и утверждения сценарного плана до начала репетиционного процесса. В зависимости от масштаба мероприятия он может продолжаться от 6 месяцев до 1,5 лет.

Например, при подготовке праздников открытия и закрытия Игр XXII Олимпиады в Москве предрепетиционный период длился 18 месяцев, в то время как репетиционный период (до выхода на главный стадион) - только 35 дней. Третий период в работе штаба - подготовка главного стадиона и репетиционная работа по подготовке праздника открытия Игр составил 8 дней, празд­ника закрытия - 6 дней. При этом вспомним, что в празднике открытия приняли участие 18 000 человек, а в празднике закры­тия - 13 000 человек.

Чем меньше количество участников представления и масштаб ме­роприятия в целом, тем меньше времени требуется на его подготов­ку. Например, праздник открытия II Центральноазиатских Игр (Ка­захстан, 1997 г), в котором приняли участие около 8 000 человек, го­товился 6 месяцев, включая все три этапа: от начала разработки сце­нарного плана до проведения праздничного представления.

В предрепетиционный период штаб, тщательно изучив сценар­ный план и его приложения, разрабатывает смету расходов на подготовку представления. Пока смета проходит различные инстанции с целью ее утверждения, работники штаба и режиссерско-постановочная группа выполняют всю предварительную работу по под­готовке представления, а именно:

• Начинается отбор участников выступлений по эпизодам; со­ставляются и представляются в штаб списки всех участников с указанием размеров костюмов и обуви.

• Разрабатываются эскизы костюмов для участников каждого массового эпизода и номера программы. Эскизы костюмов, вы­полненные художниками по костюмам, утверждаются главным художником, режиссером-постановщиком эпизода и главным режиссером, а затем передаются в штаб представления,

• Разрабатываются технические задания на изготовление рекви­зита, необходимого оборудования, конструкций и пр. Технические задания и эскизы, чертежи к ним готовят художник-конструктор и инженеры-конструкторы. Их подписывает автор, а утверждают -режиссер-постановщик эпизода, главный художник, главный режис­сер. Все технические задания сдаются в штаб представления.

• Работники штаба определяют, что из реквизита можно ку­пить, а что необходимо специально изготовить. Договариваются предварительно с отдельными предприятиями, фабриками, мас­терскими, красильнями, базами и пр.

• По указанию главного режиссера и вместе с ним представи­тели штаба осматривают и намечают стадионные поля и площад­ки для репетиционной работы Они также знакомятся и догова­риваются о совместной работе с дирекцией главного стадиона, изучают его возможности в плане организации репетиционной работы и тыла представления,

• Согласовываются вопросы размещения участников сборов (если они проводятся), места питания, ведутся предварительные переговоры с продовольственными базами и т.п.

• Налаживаются связи с местными органами управления транс­портом, ГИБДД, торговлей, медицинским обслуживанием населе­ния, а также службами безопасности и общественного порядка для совместной работы по подготовке представления. В отдельных случаях создаются совместные комиссии.

С утверждением сметы и открытием финансирования штаб присту­пает к непосредственному выполнению заранее спланированных направлений в подготовке представления. В первую очередь решаются все воп­росы, от которых зависит своевременное начало репетиционной рабо­ты. К ним относятся:

а) Заключение договоров на аренду и подготовка репетицион­ных площадок,

б) Производство необходимого реквизита для проведения ре­петиционной работы (предметы для выполнения упражнений уча­стниками каждого массового эпизода, оборудование и конструкции, фонирующие флажки, кнопки для разметки площадок, древ­ки для знамен, трафареты, флаги и др.).

в) Закупка или изготовление на фабриках тренировочных кос­тюмов для участников.

г) Организация экспериментальных сборов (при подготовке масштабных представлений).

Подобные сборы бывают двух видов: собственно эксперимен­тальные сборы и контрольные экспериментальные сборы. Глав­ной задачей первых является поиск новых движений, поз, пере­строений участников, разработка упражнений с определенным предметом и контингентом участников в композиции массового номера эпизода. Вторые проводятся с целью проверки уже разработанной композиции массового номера, где режиссер-постанов­щик на группе в 40-60 человек проверяет свой замысел, музыку, предмет для выполнения упражнений, соответствие упражнений уровню подготовленности участников и т.п. В результате все име­ющиеся недостатки исправляются еще до начала репетиционной работы с основным контингентом участников эпизода. При этом важно, чтобы в экспериментальную группу входили представите­ли всех организаций, комплектующих данный массовый эпизод. В дальнейшем во время репетиционной работы отдельные члены экспериментальной группы могут использоваться в качестве ин­структоров по разучиванию и совершенствованию упражнений в своих подразделениях-

Наиболее трудоемкой работой штаба совместно с режиссерско-постановочной группой является подготовка костюмов. Огромное ко­личество участников представления, объединенных в отдельные эпи­зоды, номера и группы, определяет наличие большого числа различ­ных категорий экипировки по покрою и цвету костюмов, обуви, го­ловных уборов и пр. Чтобы во всем этом разобраться и, в конечном счете, никого и ничего не потерять, штаб готовит по утвержденным эскизам специальные ведомости по экипировке участников отдельно по каждому эпизоду, номеру и группе участников представления.

Предварительно составляются списки участников всех эпизо­дов, где для каждого участника указываются: фамилия, имя, отче­ство, организация, рост, а также размеры костюма, обуви, голов­ного убора и т.п. Далее эти списки обрабатываются, и штаб со­ставляет сводные ведомости по экипировке участников. Пример­ная форма такой ведомости представлена в таблице 4.

Собрав все необходимые данные по экипировке участников, штаб составляет наряд-заявку, где в соответствии со сводной ве­домостью указывается количество изделий каждого вида и разме­ра. Наряд-заявка направляется предприятиям-изготовителям, с которыми заключены договора на изготовление костюмов, обу­ви, головных уборов и пр. с указанием сроков исполнения образ­цов каждого вида и окончательного срока сдачи всех заказов.

Изготовление образцов по экипировке участников имеет очень большое значение. Практика показывает, что запускать весь заказ сразу в серию очень опасно, т.к. можно получить совсем не то, что было заказано. Изготовители нередко по собственной инициативе используют более дешевые материалы или меняют цвет, покрой и т.п. Поэтому, получив все образцы экипировки, штаб и художественный совет организуют просмотр костюмов участников проставления.

Это мероприятие обычно проводится торжественно. На него приглашаются члены Оргкомитета во главе с председателем, режиссерско-постановочная группа и директора всех предприятий и мастерских, заключивших договора со штабом на выполнение заказов. Местом демонстрации может стать, например, сцена Дома культуры, оформленная на тему будущего праздника. Демонстрировать модели должны участники представления, подо­бранные по полу и размерам изготовленных образцов.

Демонстрация происходит под руководством специального веду­щего. В начале слово предоставляется главному режиссеру или на­чальнику штаба, которые кратко рассказывают о предстоящем праз­днике, его идеях и роли костюмов в представлении. Затем под звуки оркестра все участники демонстрации выходят в костюмах на сцену и выстраиваются в одну шеренгу в порядке, который определен про­граммой презентации. Ведущий обращает внимание присутствующих на экипировку участников каждого эпизода, указывает количе­ство участников в эпизоде, стоимость костюма и называет предпри­ятия, изготовившие образцы. Затем он обращает внимание на об­щую цветовую гамму представления, приглашая прокомментировать ее главного художника. Первая часть презентации завершается от­ветами изготовителей на вопросы руководства праздника, после чего все участники демонстрации костюмов покидают сцену.

Вторая часть просмотра образцов - сугубо рабочая. Здесь об­разцы просматриваются в порядке утвержденной очередности. На сцену выходит участник, демонстрирующий первый костюм. Вслед за ним поднимаются главный режиссер, главный художник, начальник штаба, режиссер-постановщик эпизода и представи­тели предприятий, получивших заказы на производство всей се­рии по данному образцу. Группа внимательно рассматривает об­разец, сравнивая его с эскизом, и оценивает степень его соответ­ствия требованиям: по качеству материала, цвету, покрою, раз­меру, удобству для выполнения участниками запланированных упражнений. Все высказанные при этом замечания вносятся сек­ретарем художественного совета в протокол осмотра. Замечания высказываются не только по костюмам, но и по головным уборам (повязкам), обуви, носкам, колготкам и пр., т.е. по всем элемен­там костюма для определенной группы участников.

По окончании просмотра всей экипировки участников на основании имеющихся протоколов по каждому образцу составляются дефектные акты для предприятий-изготовителей. Если к изготовителям претензий нет, то им дается разрешение на изготовление всей серии в соответствии с нарядом-заявкой. В случае грубых нарушений и недостатков в изготов­лении образцов предприятиям указывается срок на изготовление новых образцов с учетом всех замечаний, отмеченных в дефектных актах. Заказ запускается в производство целиком только тогда, когда исполнителями заказа будут удовлетворены все требования заказчика.

Следующей очень важной задачей штаба в предрепетиционный период является складирование готовой продукции. Учитывая огромное количество костюмов, обуви и др. экипировки, а также различного реквизита, под склады должны арендоваться большие помещения. Для порядка на складах и быстрой выдачи костюмов и реквизита все раскладывается на полках по эпизодам, номерам и отдельным группам так, чтобы к ним можно было легко подойти, В каждом эпизоде, номере, группе экипировка должна быть разложена по размерам. Размеры костюмов, обуви, головных уборов и др. должны быть хорошо видны. Резерв также раскладывается по номерам, но отдельно от всей остальной продукции.

Далее штаб должен решить задачу организованной выдачи костюмов и парадного реквизита участникам по специально составленному графику. В течение дня организованно, без спешки могут получить костюмы и реквизит участники не более двух эпизодов представления (один - в первой, другой - во второй половине дня).

Обычно костюмы и парадный реквизит раздаются участникам за 12-14 дней до начала представления. До выхода на главный стадион подбор костюмов для всех участников должен быть в основном закончен. Если появляется необходимость замены костюма или обуви, то это делается с разрешения штаба. Обмен производится из имеющегося запаса. Мелкие недостатки в костюме могут устранить сами участники. Для этого штаб может организовать для участников каждого эпизода небольшие мастерские.

Впервые парадные костюмы и реквизит используются только на генеральной репетиции. Поэтому незадолго до ее проведения по каждому эпизоду проводится смотр парадной экипировки участников.

В графике репетиций на главном стадионе между генераль­ной репетицией и праздничным представлением часто предусматривается один свободный день. Это делается для того, чтобы можно было, при необходимости, исправить те или иные недо­статки, отмеченные приемной комиссией на генеральной репе­тиции. Кроме того, каждому участнику дается возможность еще раз проверить свой костюм, реквизит и просто отдохнуть перед праздничным выступлением. Штаб и работники стадиона в этот день готовят стадион, проверяют тыл, разметку и все, что необходимо для успешного проведения праздничного представления.

Работа штаба и режиссерско-постановочной группы в репетиционный период подготовки массового спортивно-художественного пред­ставления на стадионе подробно изложена в главе 10. В ней речь пой­дет о формах организации репетиционной работы, о подготовке репетиционных площадок и их оборудовании, о порядке отбора и комплектования участников, о подготовке реквизита и конструк­ций, о планировании репетиционной работы.

Если штаб и режиссерско-постановочная группа добросо­вестно выполнили весь объем работы по организации и под­готовке представления в предрепетиционный период, то дея­тельность штаба в репетиционном периоде должна быть направлена на следующие участки работы:

Контроль за изготовлением парадных костюмов и реквизита.

Аренда складских помещений для приема готовой продукции.

Помощь режиссерско-постановочной группе в организации репетиционной работы, контроль за проведением репетиций.

Контроль за работой медицинских точек на репетиционных площадках и в местах питания и проживания участников.

Контроль за проживай нем и обеспечением питания участни­ков представления, если подготовка проходит с проведением сбо­ров,

Разработка культурной программы для участников представ­ления.

Организация перевозок участников, прибывших из других го­родов.

Начало подготовительной работы по освоению главного ста­диона и организации тыла, включая непосредственное взаимодей­ствие с комиссиями по обеспечению представления.

Обычно в практике организуются следующие комиссии: транс­портная, общественного порядка, ГИБДД, безопасности, медицин­ская. Председателями комиссий становятся представители вышеуказанных организаций, а их заместителями - работники штаба. Основную работу с комиссиями проводит начальник штаба.

Одна из главных задач штаба, режиссерско-постановочной группы и руководителей представления в репетиционный пе­риод - уберечь участников от массовых кишечных заболева­ний, которые могут парализовать репетиционную работу на длительное время. Учитывая, что репетиции проводятся на улице (часто в жаркую погоду) и связаны с физическими на­грузками участников, следует обратить особое внимание на питьевой режим. Участники должны быть обеспечены чистой кипяченой водой с одноразовыми стаканами или соками в малых упаковках.

Причинами желудочно-кишечных заболеваний участников могут стать недоброкачественные продукты, несоблюдение гиги­енических норм при обработке продуктов, приготовлении пиши, на раздаче и т.д. Например, при подготовке ХII Спартакиады Во­оруженных Сил на одной из репетиционных площадок за один день выбыло из строя более 600 человек с острыми пищевыми от­равлениями. Усилиями врачей в течение четырех дней практичес­ки всех участников удалось вернуть к репетициям, лишь четверо были направлены в госпиталь.

Вопросам организации питания на сборах при подготовке представ­ления штаб должен уделять самое серьезное внимание. Ответственным за питание всех участников сбора является заместитель на­чальника штаба по организации питания. Он отвечает за доставку продуктов, своевременность приготовления пищи, следит за санитарным состоянием мест приготовления, раздачи и приема пищи.

Участники каждого массового эпизода должны иметь свою сто­ловую или свои постоянные места в большой столовой. Лучше, ког­да питание участников одного эпизода происходит в одну смену.

Ответственный за питание участников обязан:

Обеспечить доброкачественное питание с соблюдением по­ложенных норм (порций) для каждого участника.

Составлять совместно с медицинским работником и ответ­ственными лицами столовой меню для участников сборов, сле­дить за правильной закладкой продуктов.

Контролировать работу столовой, буфета, склада и кухни, ежедневно проводить сверку выдачи, «гаситъ» выданные участни­кам талоны.

Требовать от должностных лиц столовой (пищеблока) соблюдения санитарно-гигиенических норм при хранении, обработки продуктов, приготовлении и раздаче пищи.

Контролировать меню: сроки (должно готовиться за три дня) калорийность порции, наличие витаминов.

Лично присутствовать в столовой во время завтрака, обеда и ужина участников. Разрешать раздачу пищи участникам только после снятия пробы медицинским работником и отметки в специальном журнале.

Третий период подготовки представления начинается с переходов работы штаба и режиссерско-постановочной группы на главный стадион. Это очень ответственный период в подготовке представления от которого во многом зависит конечный результат длительной и напряженной работы всего коллектива. Подробно об этом периоде подготовки представления и работе штаба речь пойдет в главе 12. В ней одновременно с описанием особенностей методики про ведения репетиционной работы раскрывается работа штаба по подготовке главного стадиона и организации тыла представления

Вопросы для повторения:

Какие уровни включает в себя организационная структур: массового спортивно-художественного представления?

Назовите основные документы, которыми должен руководствоваться штаб представления в своей работе.

Каковы основные функции начальника штаба массового спортивно-художественного представления?

Каковы основные направления работы штаба в предрепетиционный период подготовки представления?

Как и для чего проводится просмотр образцов экипировки участников представления?

Каковы основные направления работы штаба в репетиционный период подготовки представления?

Как должно быть организовано питание участников на сборах?