5 . Режими роботи зі звітами
Робота зі звітами в Access може відбуватися в трьох режимах:
Design View(режим Конструктора);
Print View (Предварительный просмотр);
Layout Preview (Образец).
П
еремикатися
між цими режимами можна за допомогою
команд Layout
Preview
(Образец),
Print
Preview
(Предварительный
просмотр),
Design
View
(Конструктор)
в меню View
(Вид)
або за допомогою кнопки View
(Вид)
на панелі інструментів Report
Design
(Конструктор
отчетов)
у режимі
Конструктора.
Режим Попереднього перегляду призначений для перегляду звіту в тому вигляді, в якому він буде виведений на друк.
Режим Перегляду зразка є зручним засобом перевірки зовнішнього вигляду і структури (макету) звіту. У цьому режимі у вікні перегляду виводяться тільки ті дані, які необхідні для заповнення кожного з елементів макету звіту.
У режимі Конструктора можна розробляти звіти, модифікувати їх структуру, змінювати зовнішній вигляд, додавати і видаляти поля.
Кнопка View (Вид) призначена для переходу між різними режимами.
П
І
(Конструктор
звітів)
відображається лише у режимі Конструктора
звітів.
Щ
об
перейти в цей режим з будь-якого ін.
режиму, потрібно вибрати ярлик Design
(Конструктор)
у вікні бази даних.
Звіт у режимі Конструктора звітів
С
труктура
звіту
Звіт складається з кількох частин, які називають sections (розділи): заголовок звіту, примітка звіту, область даних звіту, верхній і нижній колонтитули сторінок звіту. Усі розділи, крім області даних, не є обов’язковими елементами структури звіту; їх можна додати або видалити зі звіту за допомогою відповідної команди меню View (Вид) у режимі Конструктора.
Розділ Report Header (Заголовок отчета) визначає висоту області заголовка звіту. Цей розділ може містити текст, графіку та інші елементи управління, які будуть виведені у верхній частині звіту. У багатосторінковому звіті розділ заголовка відображається тільки на першій сторінці.
Розділ Detail (Область данных) призначений для відображення записів джерела даних звіту. Цей розділ може містити елементи управління для відображення даних з кожного запису в джерелі (таблиці, запиті).
Розділ Report Footer (Примечание отчета) визначає висоту області приміток звіту і додається разом з розділом заголовка звіту. При друці багатосторінкового звіту примітка буде відображена тільки внизу останньої сторінки.
При друці багатосторінкового звіту вміст розділів Page Header (Верхний колонтитул) і Page Footer (Нижний колонтитул) виводяться на кожній сторінці. Щоб додати до звіту верхній і нижній колонтитули, потрібно вибрати команду View Page Header/Footer (Вид Колонтитулы).
Звіти зазвичай містять групування записів і виведення проміжних підсумків, тому у них можуть міститись додаткові розділи Group Header (Заголовок группы) і Group Footer (Примечание группы). Залежно від кількості рівнів групування у звіті може бути різна кількість таких розділів.
Форматування звіту
О
дним
з елементів вікна Конструктора
звітів
є панель Formatting
(Form/Report)
(Формат
(форма/отчет)).
Вона містить кнопки і списки, які
полегшують вибір параметрів форматування
(кольорів, шрифтів, товщини ліній і
т.ін.).
Формування рівнів групування та сортування даних звіту в режимі конструктора
Для
створення рівнів групування у звіті
потрібно відкрити меню Sorting
and
Grouping
(Сортировка
и группировка)
звіту відповідним пунктом контекстного
меню області виділення звіту чи за
допомогою кнопки на панелі Конструктора
звітів;
Для збереження групування даних за вибраним полем потрібно у полі Field/Expression (Поле/Выражение) першого рядка списку верхньої частини вікна вибрати зі списку назвуцього поля. Для забезпечення впорядкування даних у звіті за зростанням значень цього поля потрібно встановити значення стовпця Sort Order (Порядок сортировки) цього ж рядка рівним Asseding (по возрастанию) та встановіть наступні параметри рівня групування:
Group Header (Заголовок группы) – Yes (Да) – для відображення даних кожного клієнта;
Group Footer (Примечание группы) – Yes (Да) – для відображення даних про продаж акцій кожного клієнта;
Group Interval (Интервал) – 1 (для відображення даних кожного клієнта окремо); Keep Together (Не разрывать) – Whole Group (Вся группа) – для недопущення розміщення даних на різних аркушах.
П
ри
потребі можна встановити ще один рівень
групування:
Рівні групування у звіті
Формування нумерованого списку для групи
В Області даних розтягнути елемент Поле
.Записати для цього елемента вираз для обчислення: =1.
Встановити для цього елемента значення властивості Running Sum (Сумма с накоплением) на вкладці Data (Данные) рівним Over Group (Для группы) для автоматичної нумерації у межах групи.
