Тема 10: Створення звітів (ст. 58–64)

План

1. Розробка автозвітів.

2. Створення звіту за допомогою Майстра звітів.

3. Створення звітів за допомогою Майстра діаграм.

4. Створення звітів–поштових наліпок.

5. Режими роботи зі звітами.

Звіт – спосіб представлення даних у друкованому вигляді. Звіти призначені, в основному, для виводу на друк, зазвичай містять багато даних і займають кілька сторінок.

1. Розробка автозвітів

Щоб створити автозвіт, необхідно виконати такі дії:

• на панелі об’єктів вікна Database (База данных) перейти на вкладку Reports (Отчет) і натиснути на кнопку New (Создать). Відкриється діалогове вікно New Report (Новый отчет);

• у списку діалогового вікна New Report (Новый отчет) виділити один з елементів: Autoreport: Columnar (Автоотчет: в столбец) або Autoreport: Tabular (Автоотчет: строчный);

• у полі зі списком у нижній частині діалогового вікна New Report (Новый отчет) вибрати необхідний елемент (таблицю чи запит);

• натиснути на кнопку ОК.

А втозвіт містить всі поля і записи вибраного джерела даних.

Щоб зберегти створений звіт, необхідно вибрати команду File  Save as (Файл  Сохранить как) або натиснути на кнопку Save (Сохранить) на панелі інструментів, у текстове поле діалогового вікна Save As (Сохранение) ввести назву нового звіту і натиснути на кнопку ОК.

А втозвіт у стовпець

А втозвіт у рядок

2. Створення звіту за допомогою Майстра звітів

Щоб створити простий звіт, необхідно виконати такі дії:

І крок

• на панелі об’єктів вікна Database (База данных) перейти на вкладку Reports (Отчет) і натиснути на кнопку New (Создать). Відкриється діалогове вікно New Report (Новый отчет).

• у списку діалогового вікна New Report (Новый отчет) виділити елемент Report Wizard (Мастер отчетов). У полі зі списком у нижній частині вікна вибрати назву таблиці (запиту), на основі якої буде створено звіт;

• натиснути на кнопку ОК;

• у вікні Report Wizard (Создание отчета) перемістити поля, які будуть використані у звіті, зі списку Available Fields (Доступные поля) у список Selected Fields (Выбранные поля).

У звіт можна додавати поля з різних таблиць, які зв’язані між собою в схемі даних БД.

ІІ крок

Вказати, яким чином будуть структуровані дані у звіті.

ІІІ крок

Визначити додаткові рівні групування у звіті, двічі клацнувши по назві поля, за яким буде проведено групування.

ІV крок

В изначити порядок сортування записів.

У діалоговому вікні Summary Options (Итоги) можна обчислити Sum (суму), Avg (середнє значення), Min (мінімум) чи Мах (максимум) для даних, які містяться у даному полі. Залежно від встановлених прапорців Майстер звітів додасть відповідні підсумкові поля в кінець звіту. Група перемикачів Show (Показать) дає можливість відображати у звіті лише підсумкові дані чи звіт разом з полями проміжних підсумків у кінці кожної групи і полями з кінцевими підсумками у кінці з віту.

V крок

Вибрати макет для нового звіту:

Stepped – ступенчатый;

Block – блок;

Outline 1 – структура 1;

Outline 2 – структура 2;

A lign Left 1 – по левому краю 1;

Align Left 2 – по левому краю 2.