2. Контроль движения товара ооо «адидас»

2.1.Приемка и отправка товара

Приемку товара вправе осуществлять сотрудник магазина, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности и имеющий доверенность компании на осуществление приемки товара (в большинстве случаев это кладовщики). Директор/администратор магазина составляет и обновляет доверенность на право осуществления приемки. Приемка товара со стороны получателя должна подтверждаться подписями директора/администратора магазина и сотрудника магазина, осуществляющего приемку, в сопроводительных документах. Получателю не следует начинать приемку товара без проверки полноты поступившего комплекта документации. Отсутствие какого-либо из документов необходимо зафиксировать в ТТН и подписать директором/администратором, сотрудником магазина, осуществляющим приемку, и перевозчиком. В комплект документации должны входить:

- Товарно-транспортная накладная в 4-х экземплярах (содержит номер опечатывающей пломбы/пломб, а также количество ГМ), этот документ должен присутствовать в любом случае. Товарно-транспортная накладная содержит товарный раздел, поэтому заменяет собой товарную накладную. 2 экз. – водителя, 2 экз. для хранения в магазине (первый экземпляр в товарный отчет, второй экземпляр в отдельную папку) (Приложение 1);

- Расходная накладная центра дистрибуции в 3-экз (Приложение 2);

- Пак-лист (содержание наличия каждого грузового места товара согласно маркировке) (Приложение3);

Директор/администратор магазина, осуществляющий приемку при каждой поставке товара обязан сфотографировать номер пломбы, номер автомобиля, водителя, поврежденные грузовые места, повреждения тента, качество упаковки и прочие моменты, влияющие на недостачи. Директор/администратор магазина постоянных распродаж, осуществляющий приемку, в течение 3 дней обязан оприходовать, то есть учесть товар в системе «1С», и обеспечить появление новых артикулов в торговом зале и недостающих размеров, артикулов уже представленных в торговом зале. Приходный документ магазина должен полностью соответствовать расходной накладной и ТТН центра дистрибуции магазина. В случае невозможности учтения поставки в установленные сроки директор магазина постоянных распродаж обязан проинформировать в день фактического поступления товара в магазин специалиста по работе с претензиями о рассмотрении необходимости учтения поставки в течение 5 дней.

Учтенные документы системы «1С» должны быть выгружены в офис вечером того же дня. Все коррекции или расхождения должны быть отображены в момент обнаружения путем создания новых приходных и расходных документов.

При установлении соответствия между фактическим и документальным наличием товара директор/администратор, осуществляющий приемку, обязан в день окончания приемки оприходовать (учесть приходную накладную) все единицы каждого артикула в информационной системе «1С» в точном соответствии размеров по расходным документам поставки. Если между фактическим и документальным наличием товара выявлено расхождение, директор магазина и сотрудник, осуществляющий приемку, должны заполнить акт расхождения отправителя и получателя. Во всех экземплярах товарно-транспортной накладной (ТТН) необходимо сделать пометку о недостаче и сослаться на акт, указав его дату и номер. Существует несколько форм актов расхождения:

- Форма 0: Недостача при обнаружении возможности доступа к грузу, прибывшему под пломбой и по Транспортной накладной (ТТН) (Приложение 4);

- Форма 1: Недостача при приемке груза (при обнаружении недостачи грузовых мест) (Приложение 5);

- Форма 2: Недостача при приемке груза (при обнаружении поврежденных грузовых мест) (Приложение 6);

- Форма 3: Недостача при приемке товара (при целой наружной упаковке) (Приложение7);

- Форма 4: Пересортица (Приложение 8);

- Форма 5: Излишки (Приложение 9);

- Форма 6: Излишки при приемке товара транзитного груза (Приложение 10);

- Форма 7: Недостача при приемке товара транзитного груза (Приложение 11);

Акт расхождений формы 0, 1 или 2 составляется в 3-х экземплярах и подписывается директором/администратором, сотрудником, осуществляющим приемку, и представителем перевозчика. 1-й экземпляр акта прикладывается к ТТН, экземпляр которой возвращается перевозчику. Факсовая копия 2-го экземпляра акта направляется координатору по работе с клиентами отдела логистики. Координатор по работе с клиентами отдела логистики ставит на акте номер накладной списания товара из магазина и передает акт логисту по отгрузке и распределению. Впоследствии 2-й экземпляр акта и оригинал ТТН направляются координатору по работе с клиентами отдела логистики. 3-й экземпляр остается в магазине. Акт расхождений формы 3, 4, 5 составляется в 1-м экземпляре и подписывается директором/администратором магазина и сотрудником, осуществляющим приемку. Оригинал акта предоставляется в архив компании с ежемесячной документацией. Факсовая копия акта, а также электронное письмо с комментариями направляется территориальному менеджеру по управлению розничной сети и аудитору центра дистрибуции. Акт расхождений формы 6 и 7 составляется при расхождениях в транзитных поставках. В случае если при транзитной поставке упаковка грузового места не соответствует установленной процедуре, сотрудник, осуществляющий приемку, обязан зафиксировать все нарушения на фотоаппарат.

В случае обнаружения недостачи, излишков директор/администратор и сотрудник, осуществляющий приемку, составляют акт расхождений отправителя и получателя (форма 3, 4, 5, 6, 7) в 2-х экземплярах (для центра дистрибуции и в архив), подписывают его. 2-й экземпляр акта предоставляется в архив компании с ежемесячной документацией. Факсовая копия акта, а также электронное письмо с комментариями в 3-дневный срок направляется Территориальному менеджеру по управлению розничной сети, координатору по работе с клиентами отдела логистики и специалисту группы аудита по работе с претензиями. Директор/администратор магазина осуществляет учет приходной накладной в полном соответствии по количествам и номенклатуре с расходными документами отправителя. Все выявленные в результате приемки товара расхождения отображаются путем создания новых корректирующих приходных или расходных документов. Расхождения, отображенные корректирующими накладными должны соответствовать расхождениям, отображенным в акте расхождений. Сотрудник, осуществляющий приемку, вправе исправить размерную пересортицу, возникшую по вине поставщика, через создание соответствующих приходных и расходных накладных. При транзитных перевозках территориальный менеджер по управлению розничной сети, отвечающий за соответствующий магазин, принявший и выявивший недостачу, выясняет обстоятельства недопоставки менее 50 единиц товара в течение 7 дней с момента получения акта расхождения, и информирует специалиста группы аудита по работе с претензиями о результатах, возможных виновниках и основаниях принятого решения в электронном виде.

Территориальный менеджер по управлению розничной сети, отвечающий за соответствующий магазин принявший поставку и выявивший недостачу, выясняет обстоятельства недопоставки менее 50 единиц товара в течение 7 дней с момента указания причины недостачи по основанию №7, и информирует специалиста по претензиям о результатах, возможных виновниках и основаниях принятого решения в электронном виде.. При повторяющихся существенных недопоставках товара территориальный менеджер по управлению розничной сети, директором/администратором магазина по согласованию с аудитором центра дистрибуции инициирует отправку контрольных поставок товара в магазин с заранее проверенными количествами.

Результатом разбирательства обстоятельств недопоставки является оприходование недопоставленных единиц товара центром дистрибуции, взыскание за счет средств перевозчика менеджером по транспорту, либо включение недопоставки в недостачу магазина бухгалтером, ответственным за учет магазинов, по истечении 10 дневного срока разбирательства. Отсрочка списания возможна по указанию территориального менеджера по управлению розничной сети, должна быть объективно обусловлена. Ответственный бухгалтер информирует аудитора центра дистрибуции, ответственного за учет магазинов, о номере накладной TR центра дистрибуции компании, создаваемой в случае признания ошибки недопоставки центром дистрибуции.

Менеджер по транспорту информирует ответственного бухгалтера финансового отдела, а также директора магазина о необходимости включения суммы, взысканной в результате возмещения стоимости недопоставленного товара перевозчиком, в бюджет компании «Адидас».

Директор/администратор концептуального магазина обязан обеспечивать отправку товаров прошлых коллекций в соответствии с периодами:

• Летняя коллекция (SS) в период с 1 сентября до 1 октября каждого года;

• Зимняя коллекция (FW) в период с 1 марта до 1 апреля каждого года.

Сотрудник подразделения по распределению товара один раз в две недели формирует отчет по конкретным магазинам с указанием артикулов, подлежащим списанию или перемещению, и обеспечивает рассылку данного отчета по магазинам розничной сети. Директор/администратор в случае наличия в магазине единиц товаров по артикулам, указанных в полученном отчете, обязан произвести их списание под «0» в системе «1С» или перемещение в другой магазин в установленные сроки.

Отправку товара вправе осуществлять сотрудник магазина, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности и имеющий доверенность компании на осуществление приемки товара (в большинстве случаев это кладовщик). Сотрудник, осуществляющий подготовку грузовых мест к отправке обязан обеспечить наличие соответствующей товару бирки со штрих-кодом на каждом изделии. Бирка должна располагаться в доступном месте для возможности более быстрого сканирования товара. Каждая единица текстиля должна быть упакована в полиэтиленовый пакет. Не допускается выпускать воздух из мячей во избежание потери товарного вида. Перед тем, как упаковать ГМ сотрудник обязан обеспечить наличие картонной подкладки на дне короба, сверху - для защиты изделий при вскрытии грузовых мест в принимающем магазине.

Для отправки товара в центр дистрибуции и другой магазин необходимо оформить заявку на заказ машины (Приложение 12). Заявка высылается в установленной форме на электронный адрес: mbx_transport@adidas-group.com с копией на: mbx_replenishment@adidas-group.com. При отправке товара в магазин постоянных распродаж перед тем как заказать машину, директор/администратор магазина обязан согласовать дату отправки с директором/администратором магазина постоянных распродаж.

Запрещается самостоятельно осуществлять заказ машины у транспортных компаний. В противном случае по согласованию с территориальным менеджером по управлению розничной сети расходы будут соотноситься на сотрудника, сформировавшего подобный заказ.

Заявка на заказ машины не может быть выполнена ранее, чем за 4 дня с момента ее размещения.

При упаковке ГМ необходимо обеспечить проклеивание стыков специальными пломбами (Приложение 13), с подписью сотрудника магазина, участвовавшего в отправке и штампом магазина. Пломбы необходимо размещать в местах стыков с двух сторон короба (верх и дно). На каждой из сторон должно быть не менее 3 подписанных и проштампованных пломб. При необходимости, по согласованию с территориальным менеджером по управлению розничной сети и менеджером по управлению регионом, директор магазина заказывает специализированный скотч безопасности для упаковки товара и минимизации потерь в рамках бюджета хозяйственных расходов. Директор/администратор магазина при отправке товара обязан оформить следующий комплект документации:

• Товарно-транспортная накладная в 4-х экземплярах (содержит номер опечатывающей пломбы, а также количество грузовых мест): 1экз. и 2 экз. – водителю, 3 экз. с подписью водителя остается в магазине, 4 экз. – кладется на дно коробки с порядковым номером «1», данная коробка помечается маркером со всех сторон надписью крупным шрифтом «Документы».

• Расходная накладная магазина в 4-экз: 1экз. и 2 экз. – водителю, 3 экз. с подписью водителя

• остается в магазине, 4 экз. – кладется на дно коробки с порядковым номером «1», данная коробка помечается маркером со всех сторон надписью крупным шрифтом «Документы».

• Пак-лист в 3-экз (содержание наличия каждого грузового места товара согласно маркировке): 1экз. – отдается водителю, 2 экз. – наклеивается на боковую сторону каждой коробки, 3 экз. – кладется на дно коробки с порядковым номером «1», данная коробка помечается маркером со всех сторон надписью крупным шрифтом «Документы»

Каждое грузовое место должно содержать транспортную маркировку - порядковый номер, общее количество коробов в отправке и номер соответствующей учтенной расходной накладной ГМ при отправке товара должно сопровождаться следующим комплектом документов:

• Пак-лист с указанием в печатном виде номера соответствующей учтенной расходной накладной (Приложение №14).

• BOX-mark с указанием в печатном виде номера соответствующей учтенной расходной накладной (Приложение №15)

• Наличие приклеенных пломб с подписью сотрудника, осуществлявшего отправку и штампом магазина.

В документах обязательно должно содержаться количество ГМ в отправке. Если отправка сформирована с использованием нескольких накладных, пак-листы также должны быть прикреплены к соответствующей расходной накладной. Количество единиц товара, указанное в Расходной накладной, обязательно должно соответствовать, сумме количества единиц товаров, указанных в пак-листе. ТТН формируются с помощью программы «1С» и должна содержать верные адрес и наименование получателя, название компании перевозчика и государственный номер автомобиля. Пак-лист также формируется с помощью программы «1С», инструкцию по формированию электронного пак-листа в программе «1С» предоставляет отдел программного обеспечения и информационных технологий. Расходная накладная на товар должна содержать правильные адрес и наименование реального получателя, а также содержать описание направления отправки товара в соответствии с указаниями эксперта по товару.

При отправке в центр дистрибуции директор/администратор магазина должен делать раздельные отправки товара в соответствии с указаниями эксперта по товару по категориям: Адидас, Саломон, Рибок, РокПорт при этом, на них следует оформлять отдельные расходные накладные, так как товар будет отправлен разным адресатам. Комплект сопроводительных документов должен быть передан водителю. Для подтверждения отгрузки 1 экземпляр ТТН на отправляемый товар с подписью водителя требуется сохранить в магазине. Также обязательно наличие подписи водителя в соответствующей графе ТТН: «Указанный груз с исправной пломбой тарой и упаковкой принял водитель». Каждая накладная и грузовое место должны содержать наименование адресата отправки груза, если он заранее известен. Информация указывается в описании накладной при формировании в «1С». Расходная накладная на товар учитывается только в момент физической отправки грузового места из магазина.

Директор/администратор магазина-отправителя в день передачи товара в транспортную компанию в обязательном порядке посредством отправки электронной заявки (в заявке указывается фактическая дата подачи транспортного средства под загрузку) уведомляет магазин-получатель с копией на mbx_transport@adidas-group.com о факте отгрузки товара. Учитывать расходную накладную в системе 1С магазина имеет право только директор/администратор.

Допускается отправка груза без пак-листа и маркировки при условии, если экспедитором при отправке товара выступает сотрудник отправителя, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Возникшие расхождения документального и фактического наличия товара должны быть устранены в день отправки путем создания соответствующих приходных и расходных накладных участников движения товара. При этом предоставление акта расхождений не требуется. Запрещается корректировать расходную накладную на отправленный товар. Все коррекции ошибок отправки производятся путем создания новых приходных/расходных накладных со ссылками на корректируемые документы.

После фактической загрузки грузовых мест в заказанную машину сотрудник, осуществляющему приемку, обязан опломбировать отправляемый груз пломбой водителя, соответствующей следующему адресу доставки и указанному в ТТН, если номер указан. Если номер не указан в ТТН, указать самостоятельно. Запрещается доверять водителю опечатывание груза, следующего в следующий адрес доставки. Если пломба отсутствует, необходимо опечатать груз, используя пломбир магазина, либо воспользоваться пломбой установленной формы с подписью директора/администратора и штампом магазина, отобразить вид и номер пломбы в ТТН следующего получателя.

В случае отправки товара в другой магазин директор/администратор магазина обязан получить 2-й экз., Приходной накладной, подписанной директором и кладовщиком магазина, в чей адрес была осуществлена отправка, в качестве подтверждения получения груза в течение 10 дней с момента поступления или в день такой отправки, если она сопровождалась сотрудником. До момента поступления оригинала, необходимо получить факсовую копию приходной и расходной накладной второй стороны. В случае отправки товара на центр дистрибуции директор/администратор магазина обязан получить информацию по приходам товара в электронном виде от центра дистрибуции в качестве подтверждения получения груза. Информация по приходам товара отсылается в день приемки товара. Электронное письмо в распечатанном виде подкрепляется к соответствующей Расходной накладной магазина и подшивается в товарный отчет.

Директор/администратор обязан обеспечить загрузку грузовых мест в заказанный автомобиль транспортной компании в течение следующего времени с момента подачи:

• в течение 1 часа (до 100 коробов)

• в течение 2 часов (от 101 до 200 коробов)

• в течение 3 часов (от 201 до 300 коробов)

• в течение 4 часов (свыше 300 коробов)

В случае «Простоя» заказанной машины свыше установленных периодов времени транспортная компания инициирует выставление счета на оплату.