9.4. Контроль в формировании поведения субъектов предприятия и повышение эффективности системы контроля

Объектом и субъектом управленческой деятельности на предприятии, в том числе и контроля, являются люди. В этой связи менеджер, принимая решения по контролю, прогнозирует возможное поведение работников как ответную реакцию на эти и другие управленческие решения. Для повышения достоверности и эффективности производственных процессов необходимо сформировать процесс контроля понятным по задачам и прозрачным по методам и результатам. Идея состоит не в том, чтобы фиксировать ошибки, отклонения, безответственное отношение к выполнению функции или даже мошенничество, а в стремлении своевременно предотвратить и исправить их. Практика свидетельствует о возможных негативных последствиях контроля, проявляющихся в формировании поведения, ориентированного на контроль, а также тенденции получения искаженной (непригодной) информации.

Поведение, ориентированное на контроль формируется как следствие возведения менеджментом процессу контроля в ранг функции повышенного значения методам и его месту в деятельности конкретных работников. Во многих случаях преувеличение значимости контроля отдельных видов работ приводит к тому, что подчиненные делают только то, что наиболее часто контролируется. Практика подтверждает стремление работника любыми средствами активировать работу в тех элементах выполняемой функции, где проводится систематический контроль, и пренебрегать работой в других ее элементах, где подобный контроль не проводится. Например, контролируются объемные показатели труда оператора, и он достигает необходимого уровня производительности в ущерб обслуживанию средств труда (станка, механизма и др.), снижая этим самым работоспособность вверенного ему оборудования, т. е. систематически нарушая установленные стандарты по неконтролируемым элементам функции. Чтобы избежать подобного поведения работников, система контроля тщательно проектируется по функциям и их элементам, обеспечивающим реализацию целевой функции предприятия. В противном случае система контроля будет побуждать работников хорошо выглядеть при контроле, а не «хорошо выглядеть по конечному результату». Необходимо знать, что односторонний контроль (контроль ограниченного числа функций и их элементов) может обеспечить эффективное достижение лишь одной или ограниченного числа оперативных целей, но в долгосрочной перспективе будет тормозить достижение основной целевой функции предприятия – повышение эффективности производства на основе повышения производительности всех вовлеченных ресурсов.

Развивающиеся тенденции получения искаженной информации являются вторым потенциальным поведенческим фактором контроля, который заключается в побуждении работника выдавать в процессе контроля непригодную информацию. При разработке новых проектов, планов производства и планировании контроля имеют место быть следующие типовые ситуации в поведении отдельных работников, руководителей подразделений или высшего менеджмента:

преднамеренно переоцениваются (завышаются) объемы необходимых ресурсов. Результатом такого поведения работников является низкий уровень производительности ресурсов и как следствие высокая себестоимость продукции, а также рост запасов материальных ресурсов на складах, излишняя численность персонала. Практика показывает, что на запасы оборудования, инструмента, запасных частей целого ряда предприятий составляют 40-60 % годового потребления, отдельные ресурсы не используются десятилетиями, формируя значительные затраты на обеспечение их сохранности, омертвляя капитал.
работники могут занижать параметры задач (объем выпущенной продукции, доходы и т.д.), повышая тем самым вероятность их достижения и получения вознаграждения.

При таких подходах формируются искаженные стандарты контроля, что приводит к ситуации, когда теряются реальные возможности достижения конкурентных преимуществ и развития предприятия.

В основу создания, организации и эффективного функционирования системы контроля положены следующие требования:

создание условий для реализации функции контроля;
определение области и границ контроля с учетом его экономичности и эффективности.
запрет негативному влиянию контроля на поведение работников

Для осуществления контроля как важной функции управления и обеспечения первых двух требований он должен соответствовать ряду характеристик, основными из которых являются:

стратегическая направленность;
ориентация на конечный результат – целевую функцию предприятия;
соответствие функции, группе функций, процессу;
своевременность;
гибкость и простота;
экономичность.

Стратегическая направленность контроля обеспечивается направленностью на приоритеты предприятия и их поддержку. В каждом из приоритетных (стратегических) направлений формируется наиболее значимая, ресурсообеспеченная и структурно оформленная подсистема контроля с четко отлаженным информационным обеспечением по уровням управления. На других, менее важных, направлениях деятельности предприятия реальные измерения отклонений от стандартов могут выполняться периодически, а информация по отклонениям, не превышающим установленный критической величины, может быть использована лишь на этих направлениях без обязательной передачи на верхние уровни управления.

Ориентация контроля на конечный результат обеспечивается соблюдением принципа: эффективно реализовать целевую функцию предприятия, используя результаты контроля, а не формировать текущую информацию о ходе работ на предприятии. Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда предприятие фактически достигает целей и в состоянии сформировать новые цены, обеспечивающие его жизнеспособность и конкурентоспособность в долгосрочном периоде.

Соответствие контроля функции, группе функций, процессу означает, что эффективный контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности, отслеживать результаты, определяющие реализацию целей предприятия. Следуют иметь в виду, что изменения в технологии, процессе, элементах функции, как правило, влечет за собой изменение системы контроля (периодичности, средствах контроля и др.).

Своевременность контроля заключается в соизмеримости временного интервала измерений и оценок контролируемых параметров конкретных функций, процессов, предприятия в целом. Физическое значение интервала времени (периодичности измерений) определяется длительностью выполнения функции, процесса, скоростью и вероятностью изменения контролируемых показателей, значимостью отклонений этих показателей на конечный результат деятельности предприятия и затратами на контроль. Важнейшим условием для определения и периодичности контроля остается возможность устранения отклонений, прежде чем они приведут предприятие к критической ситуации, т. е. эффективная система контроля – это система, обеспечивающая адресную информацию до того, как разовьется кризис.

Гибкость контроля определяется его способностью своевременно приспосабливаться к изменениям внутренних переменных предприятия, требованиям внешней среды (потребителей, конкурентной ситуации) и контролируемых процессов.

Простота контроля заключается в несложности и доступности его выполнения и обеспечивает меньшие усилия на его проведение, а также взаимное понимание вовлеченных в процесс контроля контролируемых и контролирующих работников. Считается, что если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. М. Мескон приводит пример, когда один из менеджеров банка при формировании системы контроля проверял разрабатываемые инструкции проверял на своих дочерях-подростках. Если девочки, которые ничего не смыслили в банковской доле, понимали описанную им процедуру, то менеджер мог быть уверенным, что и банковские служащие поймут и освоят ее наверняка.

Экономичность контроля определяется твердым правилом, что всякий контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает качества производственного процесса в целом, а направляет деятельность предприятия по ложному пути и не выполняет своей функции – недопустим на предприятии. Конечно, при определении реального соотношения затрат и прибыли системы контроля необходимо оценивать как долгосрочные, так и краткосрочные факторы экономичности.

Важным требованием, выполнение которого обеспечивает эффективность контроля, является снижение негативных воздействий контроля на поведение работников. Базовым фактором и условием снижения негативного воздействия является формирование эффективных партнерских отношений в реализации функции контроля между персоналом и менеджментом по уровням управления. Сущность таких отношений определяется осознанием субъектом тесной корреляционной связи между результатами его труда (прежде всего качества труда) и достижением целей предприятия, а также реальной зависимости реализации интересов субъекта от эффективности выполнения им персональной функции, подразделения и целевой функции предприятия. Такие отношения позволяют формировать личную потребность работника в контроле и обеспечивают самореализацию и самоконтроль.

Снижение негативного воздействия контроля на поведение работников достигается также обоснованностью и достижимостью стандартов, возможностью открытого обсуждения проблем, связанных с контролем, соблюдением принципов объективности, достаточности и необходимости масштабов и периодичности контроля, а также эффективной системы мотивации на обеспечение установленных показателей результативности.

Функции менеджмента

нешенй среды (ется его способностью своевременно приспосабливаться к изменениям внутренних переменных предприятия, требования