Тема 3. Коммуникации в обеспечении управления.

Известно, что менеджмент - это управление людьми для достижения поставленное цели. Одним из важнейших инструментов управления, необходимых менеджеру для реализации этой функции, является необходимая информация. Получая, используя и передавая эту информацию, а также принимая отклик на нее, менеджер планирует деятельность, организует, мотивирует и контролирует находящиеся в его управление людей и процессы.

3.1. Сущность и виды коммуникаций

Коммуникация (от лат. comunicatio - контакт, связь, общее) - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми, группами, организациями. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Информация (от лат. informatio - осведомлять) в менеджменте рассматривается как сведения, данные, значения технических, экономических и др. показателей, являющиеся объектами целенаправленного сбора, хранения, обработки, передачи и используемые в процессах анализа и выработки управленческих решений. Следовательно, коммуникация включает в себя собственно информацию, которая передается и то, как эта информация передается и воспринимается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности отношений между людьми: например, поддержка или противодействие между руководителем подчиненным.

Коммуникация рассматривается и как явление - это установленные в организации нормы, правила, инструкции, положения, способствующие организации взаимодействия между людьми.

Организационные коммуникации - это сложная, многоуровневая система, которая охватывает как саму организацию, так и ее внешнюю среду. Принято различать следующие основные функции коммуникативности в группе или организации как их способность к взаимодействию:

■ контроль и мотивация: коммуникативность контролирует поведение членов группы во взаимодействии, характер которого регулируется мотивацией;

■ эмоциональное выражение и информационное обеспечение: для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия, тогда коммуникативность способствует эмоциональному выражению чувств и позволяет удовлетворить социальные потребности Коммуникативность позволяет представлять информацию, необходимую индивидуумам и группам для принятия решения, посредством передачи данных для идентификации и оценки альтернативных решений.

Различают внешние и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации - это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Для обмена с внешней средой организации использует множество самых разнообразных средств, например:

■ для коммуникации с потребителями продукции организации используют рекламу, выставки, социологические опросы;

■ с налоговыми органами и статистики, а также внебюджетными фондами -различные справки, сведения, отчеты;

■ с определенными политическими партиями или отдельными депутатами -оказывая поддержку на выборах, или внося взносы в их пользу;

■ с общественностью, когда необходимо создать в общественном мнении благоприятный образ организации, с помощью специальных отделов по связям с общественностью.

Внутренние коммуникации - это обмен информацией между элементами организации. Обмен осуществляется по вертикали и горизонтали. Вертикальные коммуникации представляют собой передачу информации с высших уровней руководства на нижние, например, сообщая работникам организации о новых стратегических и тактических целях, изменениях в правилах, инструкциях. В обратном направлении с помощью коммуникации передается информация о реальном положении дел в организации, о результатах реализации принятых ранее решений, о возникших трудностях и проблемах. Горизонтальные коммуникации - это обмен информацией между подразделениями. Цель горизонтальных коммуникаций - это согласование текущих и совместных задач. Горизонтальные информационные обмены в отличие от вертикальных связывают равноправные элементы организации и способствуют формированию между ними отношений кооперации и координации.

Неформальные коммуникации - это обмен информацией, основанной на личных или неслужебных отношениях. Такую информацию определяют как слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций. Особенность таких коммуникаций сомнительная достоверность, большая скорость передачи, значительный объем аудитории. Тем не менее, менеджеры часто используют эту форму общения для того, чтобы выяснить реакцию на предстоящие изменения. Неформальные коммуникации - явление нормальное до определенной степени. Слухи возникают ввиду недостатка официальной информации и свидетельствуют о неблагополучии системы организационных коммуникаций и ее неэффективности.

Коммуникации между руководителем и подчиненными относятся к межличностным отношениям, и являются разновидностью вертикальных коммуникаций. Этот тип составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и имеет особую значимость.

Таким образом, коммуникация - это то средство, с помощью которого достигается единство организации в достижении цели.

Одно из принципиальных отличий постиндустриального развития связано именно с коммуникацией, которая как ресурс обладает рядом специфических черт. Прежде всего коммуникация является нематериальным ресурсом (активом), для которого (в отличие от материального) характерны следующие особенности:

■ в процессе использования стоимость (ценность) увеличивается;

■ не отчуждаем;

■ не ограничен пространством;

■ тиражируется с малыми затратами.