Раздел 1. Структурно-логические схемы
Изменение подходов к пониманию роли документированной информации в системе управления
В Н Е Ш Н Я Я
С Р Е Д А |
Все
управленческие решения базируются на
информации по управляемому объекту и
состоянию внешней среды (т.н. «данные»,
«сведения, «показатели» и т.п.). Качество
управления зависит от достоверности,
оперативности и полноты информации.
Искажения и потери информации в процессе
ее передачи (от субъекта по системе
различных его уровней к объекту
управления) неизбежны, если информация
не представлена в документированном
виде.
Качество
системы управления во многом зависит
от уровня организации работы с
документированной информацией. Низкий
уровень постановки этой работы
свидетельствует об отсутствии эффективной
системы управления в организации.
1.2 Основные уровни обработки информации в иерархии функций аппарата управления и их документационное обеспечение
Уровни |
Обработка информации |
Виды документации |
1
|
Сбор первичных данных (выявление и регистрация данных о явлениях и процессах, характеризующих объект управления, его внутреннюю и внешнюю среду) |
Списки, акты, документы личного происхождения, переписка, служебные записки, и т.п. документы с данными о состоянии внутренней и внешней среды объекта управления |
2
|
Группировка и обобщение первичных данных с целью укрупнения показателей для функций планирования и учета (устранение структурной и статистической избыточности информации) |
Сводки, рапорты, отчеты, перечни, рефераты, резюме и т.п. |
3 |
Выделение информации, необходимой для решения задач управления |
Плановая, отчетная документация, аналитические, докладные и служебные записки и др. |
4 |
Обработка информации для подготовки вариантов конкретных решений |
Создание комплекса документации, необходимой для решения конкретной задачи (организационная, плановая, информационно-справочная и иная документация; проекты распорядительной документации) |
5 |
Принятие окончательного решения. Решение формулируется в интегрированном и сжатом виде на основе отфильтрованной, агрегированной информации |
Распорядительные документы |
