Автономное муниципальное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Самарская академия государственного и муниципального управления»

Кафедра Государственного и муниципального управления

Л.Н. Беляева

Современный управленческий документ: составление, оформление, движение

Методическое пособие для студентов специальностей

«Государственное и муниципальное управление», «Юриспруденция»,

«Экономика и управление на предприятии (городское хозяйство)»

Самара

2 012

Содержание

Введение ……………..………………………………....……………………………. 4

Раздел 1. Структурно-логические схемы 5

1.1 Изменение целей и функций документированной информации в системе управления 5

1.2 Основные уровни обработки информации в иерархии функций аппарата управления и их документационное обеспечение 6

1.3 Служба ДОУ как функциональный элемент системы управления 7

1.4 Документационное обеспечение управления. Основные направления и содержание деятельности 8

1.5 Нормативно-методическое регулирование доу 9

1.6 Совершенствование технологий делопроизводства (ДОУ) 10

1.7 Основные этапы развития отечественного делопроизводства (ДОУ) 11

1.8 Основные этапы создания документа 12

1.9 Системы документации в организации 13

1.10 Документооборот организации 14

1.11 Основные операции по обработке входящих документов 15

1.12 Основные операции по созданию внутренних документов и их обработке 16

1.13 Основные операции по созданию исходящих документов и их обработке 17

1.14 Виды делопроизводственного контроля сроков исполнения документов 18

1.15 Оперограммы и технологические карты маршрутов документов 19

1.16 Виды документов (дел) по срокам хранения 20

Раздел 2. Образцы составления и оформления документов 21

2.1 Бланк письма с продольным расположением реквизитов 21

2.2 Бланк письма с расположением реквизита «справочные данные об организации» в нижнем колонтитуле 22

2.3 Бланк письма с угловым расположением реквизитов 23

2.4 Бланк письма должностного лица с угловым расположением реквизитов 24

2.5 Общий бланк с продольным расположением реквизитов 25

2.6 Общий бланк с угловым расположением реквизитов 26

2.7 Образец оформления титульного листа Устава……………………………….27

2.8 Бланк конкретного вида документа (должностная инструкция) с угловым расположением реквизитов 28

2.9 Бланк конкретного вида документа (приказ) с продольным расположением реквизитов 29

2.10 Образец составления и оформления приказа 30

2.11 Образец составления и оформления распоряжения 31

2.12 Образец составления и оформления плана 32

2.13 Образец составления и оформления протокола 33

2.14 Образец составления и оформления сопроводительного письма 34

2.15 Образец составления и оформления уведомления 35

2.16 Образец составления и оформления докладной записки 36

2.17 Образец составления и оформления телефонограммы 37

2.18 Образец составления и оформления номенклатуры дел организации 38

2.19 Образец составления и оформления регистрационно-контрольной карточки (РКК) входящего документа 39

2.20 Образец обложки дела постоянного хранения 40

2.21 Образец внутренней описи дела 41

2.22 Образец листа-заверителя дела 42

2.23 Примерная форма Табеля форм документов организации 43

Раздел 3. Извлечение из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,

органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 44

Введение

Учебные дисциплины «Документационное обеспечение управления», «Документоведение и делопроизводство», «Документирование управленческой деятельности» предполагают изучение студентами управленческих (служебных) документов, прежде всего, как средства и способа осуществления процессов управления. Наряду с этой основной задачей, управленческие документы выполняют и следующие функции: фиксации управленческих действий и решений на материальном носителе с указанием идентификационных признаков информации; накопления и сохранения в неизменном виде сведений и фактов, подтверждающих осуществление управленческой деятельности; юридического доказательства; упорядочения и систематизации управленческой информации.

Для выполнения всех этих функций современные управленческие документы, как бумажные, так и электронные, должны обладать юридической силой, быть составлены и оформлены в соответствии с предъявляемыми требованиями, а их движение в качестве средства информационных коммуникаций и систематизированное хранение в целях быстрого поиска необходимой информации – рационально организованы.

Современные информационные технологии позволяют быстро и качественно оформить документ, передать его по телекоммуникационным сетям для согласования, ускорить возможности учета, контроля исполнения и поиска необходимых документов. Многие операции по работе с документами сегодня автоматизированы, появляется возможность создания единой документационной системы организации, быстрый доступ к которой осуществляется в соответствии с уровнем компетенции каждого из сотрудников организации.

Вместе с тем, современные технологии работы с документами не только не отменяют традиционно выработанных требований к документационному обеспечению управления, но предполагают его более четкую организацию.

В связи с этим необходимо владеть базовыми знаниями в области делопроизводства.

Предлагаемое методическое пособие, содержащее информацию в виде структурно-логических схем по основным проблемам делопроизводства или документационного обеспечения управления и образцов основных видов управленческих документов, дает возможность студентам легко и быстро закрепить знания, получаемые в процессе обучения.