5 Автоматизированная технология решения задач «операционный день банка»

1. Назначение и условия применения программно-технологического комплекса одб.

Программно-технологический комплекс ОДБ автоматизирует наиболее трудоемкие операции банковского учета, что позволяет существенно повысить производительность труда в бухгалтерской службе банка, оперативность обслуживания клиентов, а также уменьшить вероятность ошибок в банковском учете и при подведении баланса банка за определенный период работы.

В основу концепции построения технологии положены принципы интеграции рублевой и валютной частей документооборота, строгой последовательности ввода и обработки информации, запоминания необходимых контрольных параметров и промежуточных (вычисляемых) величин.

Система позволяет следить, чтобы все операции по лицевым счетам клиентов осуществлялись по введенным платежным документам (платежным поручениям, мемориальным ордерам, приходным и расходным ордерам, чекам и т.п.), а выписка лицевого счета сопровождалась созданием электронного документа по каждой проводке.

Это достигается:

• первичным контролем на правильность введенных реквизитов;

• наличием корреспондирующих счетов,

• возможностью проведения операций по балансовым счетам на основе введенных правил (причем такой контроль выполняется уже на этапе регистрации платежных документов).

На основе введенных платежных документов значительная часть операций (внутренние проводки, кассовые операции) может осуществляться в реальном времени, без закрытия предыдущих финансовых дней (например, по причине неразнесенного корреспондентского счета). Характерным является и то, что в основу обработки платежного документооборота положены понятия о фактическом и планируемом движении средств по счетам. Так, документы, по которым дела­ются проводки и на основе которых вычисляется фактический остаток средств на лицевых счетах, а затем формируется баланс, составляют фактическое движение средств по счетам. В то же время зарегистрированные, но еще не оформленные проводками документы, принимаются системой, как планируемое движение средств по лицевым счетам, на основании которых составляются плановые (теневые) обороты.

Возможность регистрации по рублевым операциям документов с определенной датой проводки в будущем позволяет резервировать часть средств на счетах клиентов под будущие платежи. Вследствие этого, у кредитного управления банка появляется, например, возможность предварительной подготовки документов на списание с расчетного счета клиента сумм в погашение кредитов в соответствии с договорами или кредитными линиями.

Автоматизированная система базируется на программном комплексе ОДБ и применении языка Сliрег для ранних версий, языка С ++ и баз данных.

ЕОД – центральная подсистема в АБС. Главными функциями подсистемы считается ведение сквозного бухгалтерского учета и формирование стандартной отчетности. Состав и функциональные возможности представлены в таблице 5.1.

Таблица 5.1 Состав и функциональные возможности

Подсистема	Модуль	Особенности и функциональные возможности
Единый операционный день	Бухучет	Обработка документов операционного дня (платежные, кассовые, балансовые операции)
	Кассовый план	Формирование квартальных кассовых планов и контроль за их исполнением
	Отчеты	Составление форм обязательной ежедневной и периодической отчетности (месяц, квартал, год). Составление проверочной документации
	Архив	Ведение архива за опердень и свободных форм за указанный период
	Кредиты	Ведение карточек договоров и расписания платежей по кредитам. Расчет экономических нормативов. Расшифровка отдельных счетов баланса по срокам платежей
	Валюта	Ведение и обработка документов валютного опердня. Ведение мультивалютных счетов. Подготовка отчетной документации по валютным операциям.
	Информация	Получение различных текущих и архивных справок для руководства банка. Визуализация информации

Главными компонентами бухгалтерского учета являются «Счета кредиторов», «Счета дебиторов», и «Главная бухгалтерская книга». Эти компоненты имеют единую кодировку бухгалтерских счетов и должны обеспечивать целостность и непротиворечивость информации в соответствующих базах данных о клиентах (физических и юридических) и их счетах в АБС.

Для бухгалтерского учета необходим модуль «Проводки операций», который служит для автоматизированного выполнения платежных операций и интерактивного взаимодействия с другими модулями. В мощных и эффективных АБС все модули ЕДО работают в режиме реального времени, допуская одновременное обслуживание операционистами и бухгалтерами банков множества клиентов. Причем современная технология предполагает, что связанные по сути элементарные бухгалтерские операции должны выполняться как единая неделимая операция – проводка. В частности, простейшая проводка (т.е. одновременное дебетование одного счета и кредитование другого) должна быть неделимой. В противном случае не сойдется бухгалтерский баланс.

Автоматизированная обработка электронного документооборота

В системе ОДБ реализована автоматизированная обработка электронного документооборота, для чего разным типам документов определен порядок их движения по службам банка. В частности, для работы с платежными поручениями реализована схема их движения, включающая несколько этапов. Рассмотрим их.

Первый этап – первичный ввод необходимых параметров документа, осуществляемый операционистом по платежным поручениям. При этом в систему вводятся лицевой счет клиента-плательщика, счет РКЦ, счета банка и клиента-получателя. На этом этапе документ проходит первичный контроль: выявляется наличие счета плательщика и состояние лицевого счета. В силу того, что регистрация документа допускается лишь при открытом счете, устанавливается открыт, закрыт, арестован или блокирован счет. Проверяется также наличие средств на счете клиента с учетом уже зарегистрированных, но еще не проведенных документов на списание, правильность заполнения полей счета-получателя. После прохождения всех степеней контроля документ регистрируется в системе, а в электронном документе автоматически проставляется код операциониста, зарегистрировавшего его. Система разрешает операционисту работать со своими документами, т.е. в случае необходимости исправлять или удалять информацию, такая возможность предоставляется ему только до момента, пока документ не поступит на обработку в следующую службу. В дальнейшем документ для операциониста недоступен.

На втором этапе обработки документ проходит операции последующего контроля. Возможно совмещение этого этапа операционистом с первым этапом, но при этом возрастает вероятность ошибки и задержка при обслуживании клиентов. Поэтому рекомендуется эти этапы разделять. После поступления бумажных документов в соответствующую службу происходит их повторный ввод в систему, теперь уже в полном виде, т.е. с указанием назначения платежа и т.п. При совпадении по параметрам, введенным на первом этапе, документ считается прошедшим последующий контроль. При несовпадении контрольных параметров выявляется, когда была допущена ошибка, и вносятся соответствующие коррективы. В случае ошибки на первом этапе служба последующего контроля аннулирует неверный документ и вводит по бумажному документу исправленный вариант. Код ответственного исполнителя при этом остается в электронном документе.

На основании всех введенных в систему документов формируется их опись (сводное платежное поручение) и файл по макету для отправки в РКЦ. После получения выписки из РКЦ в электронном виде и ее автоматизированной обработки документы, прошедшие через корреспондирующий счет, разносятся по счетам. Важен при этом тот факт, что каждый зарегистрированный документ уже до разноски меняет плановые обороты по лицевым счетам. Это позволяет при правильной работе с программой, которая обеспечивает регистрацию первичных документов сразу при их приеме, не допускать образования дебетового сальдо по расчетным счетам клиентов. Аналогичный контроль осуществляется и по всем пассивным лицевым счетам, независимо от того, расчетный ли это счет клиента или просто внутрибанковский счет. Поэтому работе со всеми лицевыми счетами уделяется особое внимание.

Движение кассовых документов имеет свои существенные особенности, главной из которых является связь кассы с другими службами банка. После вызова кассиром документа и подтверждения им факта проведения операции может выполняться разноска по счетам, при этом изменяются не плановые обороты по счету, а непосредственно сальдо. Эта же особенность технологии характерна и для внутренних проводок.

Для максимально полного использования возможностей электронного документооборота требуется соблюдение некоторых формальных требований:

• должен быть создан специальный план счетов и назначен ответственный по его ведению;

• кроме каталога лицевых счетов банка, должен вестись каталог клиентов (в системе это реализовано через дополнительный каталог). Его корректное ведение позволяет установить, не открывались ли клиенту в банке другие лицевые счета, и отслеживать финансовую деятельность клиента по всем его счетам (расчетным, ссудным, депозитным, паевым и т.п.);

• счета в системе должны открываться сразу после регистрации юристом;

• действия операционистов системы, по возможности, должны отслеживаться на уровне каждого документа, поскольку во всех документах коды регистрируются и на этапе приема данных и при разноске по счетам.

При разделении действий с документами может вводиться режим разноски части документов в реальном времени, что дает более полную картину по лицевым счетам и ускоряет процесс закрытия операционного дня. Кроме того, это позволяет выдавать клиенту оперативную информацию по счетам с оговоркой о том, что возможны дополнительные операции по незакрытому дню.

Бурное развитие компьютерных технологий и сетевых коммуникаций стимулирует переход от бумажных носителей документов к электронным. Резко возрастает роль электронного документа, и именно поэтому все большее внимание уделяется вопросам создания, хранения и передачи электронных документов. Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной.