1.Сортування та фільтрування даних

Інколи таблиці містять велику кількість даних, поданих у вигляді списку. При їх опрацюванні зручно користуватися сортуванням та фільтруванням. Списки необхідно оформляти грамотно: дані розміщувати однотипні, не залишати порожніх рядків та стовпців, при наявності заголовків застосовувати до них інший формат. Сортування або впорядкування списків значно полегшує пошук даних. Після сортування записи відображаються в порядку, зазначеному користувачем (у алфавітному, зростання/спадання). Сортування здійснюється послугою Дані - Сортувати. При цьому у вікні Сортування користувач має змогу задати необхідні параметри сортування, порядок тощо.

При необхідності вибору даних, які відповідають певним умовам користуються фільтром. Основною відмінністю фільтрування від сортування є те, що під час фільтрування записи, які не відповідають заданим умовам відбору тимчасово не відображаються (але не видаляються). Фільтри розділяють на звичайний (авто фільтр) і розширений. Для застосування автофільтра користуються послугою Дані - Фільтр. У стовпцях списку при цьому відображаються кнопки зі стрілочками, обравши які користувач може налаштовувати параметри фільтра. Для використання розширеного фільтра застосовується послуга Дані - Фільтр - Додатково. За її допомогою відкривається вікно Розширений фільтр у якому користувач задає необхідні параметри фільтрування. Розширений фільтр зручно використовувати при необхідності розміщення результатів відбору окремо від основного списку.

1)Сортування даних

Сортування – це зміна положення даних у списку відповідно до значення або типу даних. Якщо виникає потреба розташувати в алфавітному порядку дані, поставити в порядку зростання, то для цього на панелі інструментів є кнопки   або  . Також можна використати команду меню Дані → Сортування. Діалогове вікно Сортування діапазону призначене для вибору поля, на якому відбувається сортування (виділяємо комірки).

Правила сортування:

1)порожні комірки завжди вміщуються у кінець відсортованого списку;

2)числові типи даних сортуються від найменшого від'ємного до найбільшого додатного;

3)текстові типи даних сортуються познаково зліва направо;

4)текстові дані сортуються за таким порядком: спочатку цифри, потім пробіл та символи цифрових клавіш верхнього регістра, і тільки після цього літери у алфавітному порядку;

5)під час сортування логічних значень значення ЛОЖЬ ставиться перед значенням ИСТИНА.

Якщо задано заголовки полів, то як позначення використовуються саме вони, якщо заголовки відсутні, то як заголовки використовуються позначення стовпців. Сортування може відбуватися за трьома режимами: первинне, вторинне, третинне. На кожному з полів сортування може виконуватися порядку зростання. Перше з вибраних полів визначає режим первинного сортування. Якщо за збігу значень у цьому полі існують додаткові критерії, то можна також задати поля для вторинного і третинного сортування.

Фільтрація даних

В Excel ми можемо поміщати величезне число записів (максимальне число рядків робочого аркуша –65536). Однак не завжди треба відображати всі ці записи. Фільтрацією називається виділення підмножини набору записів.

В Excel виділяють такі способи фільтрації: автофільтр і розширений фільтр. Включення режиму фільтрації здійснюється командою Дані → Фільтр → Автофільтр.

При цьому для кожного поля даних автоматично створюється набір стандартних фільтрів у списках, що розкриваються.

За замовчуванням використовується варіант Усі, який вказує, що записи бази даних відображаються без фільтрації.

Варіант Перші 10 дозволяє відібрати визначене число записів за певним критерієм. Варіант Умова дозволяє задати спеціальну умову фільтрації. Крім того, можна вибрати запис, що має конкретне значення.

Розширений фільтр вибираємо командою Дані → Фільтр → Розширений фільтр.

За допомогою розширеного фільтра можна виконувати пошук даних за складних умов, при цьому в окремому діапазоні відображаються на екрані умови, відповідно до яких слід виконати пошук та відображення даних.

Умови можуть бути такими:

1) кілька умов для одного стовпчика даних;

2) одна умова для кількох стовпчиків даних;

3) одна умова для одного стовпчика та інша для іншого;

4) набір умов для кількох стовпчиків;

5) пошук за умовою у вигляді формули.

За допомогою розширеного фільтра можна виконати фільтрацію на місці чи витягти відфільтровані записи і помістити їх на окремий аркуш.

2. База даних — певний набір даних, призначений для зберігання інформації з якоїсь предметної сфери.

У цьому плані Excel можна розглядати як нескладну СУБД реляційного типу. Реляційні бази даних подаються у формі звичайних двовимірних електронних таблиць-відношень (relation); в останніх версіях Excel їх називають просто списками. База даних (список) в Excel — той самий робочий аркуш із його стовпцями і рядками, текстом, числами й іншими елементами, але сформований за певними правилами.

База данних включає багато типів запитів, які можна розділити на п’ять основних категорій.

Запит на вибірку. Витирає дані з однієї або декількох таблиць і результати відображає для обчислення сум середніх значень підрахунку кількості записів.

Запити з параметрами.Це запит, при запуску якого відкривається діалогове вікно із запрошенням вести певні відомості, наприклад умов: відбору записів або значень для вставки форм.

Перехресний запит. Відображає результати статистичних розрахунків (такі, як суми, кількість записів, середні значення), виконаних за даними з одного поля. Ці дані групуються за двома наборами даних у форматі перехресної таблиці.

SQL. Це запис, що створюється за допомогою інструкцій SQL. Приклади запитів SQL є запит об’єднання, запит до серверу, керуючи запит і підлеглий запит.

Запити на зміни. Це запит, який дозволяє виконувати одну операцію, внести зміни в багато записів. Існує чотири типи на зміну: на створення таблиці, на вилучення записів, на додавання і на поновлення записів.

Одним із засобів аналізу даних, що Microsoft Excel надає користувачам, є так звані зведені таблиці. Зведена таблиця - це таблиця, яка використовується для швидкого підведення підсумків або об’єднання великих об’ємів даних. При цьому формат (вид) таблиці, а також спосіб обчислень, задається користувачем. Головний виграш від використання зведених таблиць полягає в тому, що процес їх створення і внесення в них змін є автоматизованим, а тому простим і швидким. Зведена таблиця може бути створена на основі даних, що містяться в списку або базі даних Microsoft Excel, на декількох робочих листах Microsoft Excel, в зовнішній базі даних[1] або в іншій зведеній таблиці. Зведена таблиця може бути створена на основі даних, що містяться в списку або базі даних Microsoft Excel, на декількох робочих листах Microsoft Excel, в зовнішній базі даних[1] або в іншій зведеній таблиці. Розглянемо створення зведених таблиць на основі даних, що містяться в списку. Список, або база даних Microsoft Excel, - це сукупність даних, що певним чином згруповані. Список, як і всяка база даних, складається з записів, або рядків. Кожний запис (рядок) має однакову структуру: він поділений на поля, або стовпці (або, ще інакше, - категорії ), які мають однакову ширину. Тобто, в кожного рядка ширина відповідних полів однакова. Перший рядок списку містить назви полів.

3. Консолідація даних.

Команда Консолідація з меню Дат може об’єднувати Інформацію з вихідних листив (до 255) в один підсумковий лист Вихідні листи можуть розміщуватись як у тій самій книзі, що й підсумковий, так І в Інших Наприклад, якщо в різних книгах міститься Інформація про кожне відділення фірми, то для створення підсумкового листа з відповідними підсумками про фірму загалом можна застосувати команду Консолідація

Команду Консолідація можна використовувати різними способами

•    створити зв’язки даних у підсумковому листи з вихідними даними, щоб наступні зміни у вихідних листах відображалися в підсумковому листи,

•    консолідувати дані без створення зв’язків — за місцем розташування І категоріями Розглянемо останні два способи консолідації

Консолідація за місцем розташування. У цьому разі Excel збирає Інформацію з однаково розміщених комірок кожного вихідного листа При консолідації листив використовують функцію, яку можна вибрати зі списку Функція у вікні командиКонсолідація За замовчуванням використовується функція Сума, яка підсумовує дані з кожного листа І розміщує результат у підсумковому листи Для консолідації вихідних листив у підсумковому листи треба виконати такі дії

-   активізувати підсумковий аркуш І виділити в ньому діапазон комірок, куди заноситимуться дані, що консолідуються (наприклад, В4 Р8),

-   виконати команду Копсодідація з пункту меню Дані,

-   вибрати функцію для опрацювання даних з кожного робочого листа, наприклад Середнє для усереднення значень з кожного робочого листа,

-   опції у вікні діалогу залишити невстановленими,

-   клацнути лівою кнопкою миші в полі Посилання І перейти до першого робочого листа,

-   виділити за допомогою миші область для початкового діапазону (В4 Р8),

-   натиснути кнопку Добавити,

-   повторити попередні три пункти для кожного робочого листа,

-   натиснути кнопку О К

Програма Excel усереднює підсумкові дані й розміщує їх у підсумковому листи

 Консолідація за категоріями

За основу для об’єднання листив використовують заголовки стовпців або рядків . У підсумковому листи не зазначають заголовки рядків Вони вставляться автоматично Для консолідації даних треба виконати такі дії

-   виділити в підсумковому листи область для розміщення даних Вона повинна містити порожній стовпець А, щоб Excel міг ввести заголовки консолідованих рядків Ця область повинна містити стільки рядків, скільки унікальних елементів рядків (наприклад, прізвищ працівників) міститься в усіх таблицях,

-   виконати команду Консолідація з пункту меню Дані,

-   вибрати функцію для опрацювання даних з кожного робочого листа, наприклад Середнє для усереднення значень з кожного робочого листа,

-   для консолідації за рядками встановити опцію значення лівого стовпця в секції Використовувати в якості Імен,

-   підсумковий аркуш вже має заголовки стовпців, тому їх можна опустити з посилань на вихідні робочі листи Проте вихідні посилання повинні містити всі заголовки рядків І стовпці починаючи від стовпця заголовків рядків (наприклад, “Прізвища”) І завершуючи стовпцем, що позначений Іменем вибраної функції (наприклад, “Середнє”) Тому в полі Ссылка необхідно ввести або вказати за допомогою миші потрібні вихідні діапазони

-  натиснути кнопку ОК, і програма Excel заповнить підсумковий лист Тепер підсумковий лист містить рядки, що відповідають    унікальним    елементам    рядків    консолідованих робочих листив (у розглядуваному випадку для кожного працівника)

• Створення зв’язків з початковими робочими листами.

У попередніх прикладах ми консолідували дані за допомогою вибраної функції. У результаті було отримано ряд значень у підсумковому листи. При цьому зміни у вихідних листах не впливатимуть на підсумковий лист доти, поки не буде повторено консолідацію.

Якщо у вікні команди Консолідація з пункту менюДая/ встановити опцію Створювати зв ‘яз/а/ з вихідними даними і виконати консолідацію, то в подальшому в разі зміни даних вихідних листив одразу відбуватимуться зміни в підсумковому листи.

 

4. Проектування баз даних

Створення бази даних слід починати з її проектування (розробки). У результаті проектування має бути визначена структура бази, тобто склад таблиць, їхня структура та логічні зв'язки. Структура реляційної таблиці визначається складом стовпців, їхньою послідовністю, типом даних кожного стовпця та їхнім розміром, а також ключем таблиці. Процес проектування можна здійснювати двома підходами. За першого підходу спочатку визначають основні задачі, для розв'язання яких створюється база, та потреби цих задач у даних. За другого підходу визначають предметну область (сферу), здійснюють аналіз її даних і встановлюють типові об'єкти предметної області. Найбільш раціональним підходом проектування бази даних є поєднання обох підходів.

Зазвичай з базами даних працюють дві категорії користувачів. Перша категорія - проектувальники. Процес проектування бази даних поділяється на етапи, кожний з яких передбачає виконання певних дій. Перший етап-розробка інформаційно-логічної моделі даних предметної області, який базується на описі предметної області, отриманому в результаті її обстеження. На цьому етапі спочатку визначають склад і структуру даних предметної області, які мають міститись у базі даних та забезпечувати виконання запитів, задач і застосувань користувача. Ці дані мають форму реквізитів, що містяться в різних документах - джерелах завантаження бази даних. Аналіз виявлених даних дозволить визначити функціональні залежності реквізитів, які використовують для виділення інформаційних об'єктів, що відповідають вимогам нормалізації даних. Подальше визначення структурних зв'язків між об'єктами дозволяє побудувати інформаційно-логічну модель.

Другий етап - визначення логічної структури бази даних. Для реляційної бази даних цей етап є значною мірою формальним, оскільки інформаційно-логічна модель відображається в структуру реляційної бази даних адекватно.

Наступний етап - конструювання таблиць бази даних, який здійснюється засобами СУБД, та узгодження їх із замовником. Структура таблиць бази даних задається за допомогою засобів опису (конструювання) таблиць у СУБД із цілковитою відповідністю інформаційним об'єктам. Крім таблиць, проектувальники розробляють й інші об'єкти бази даних, які призначені, з одного боку, для автоматизації работи з базою, а з іншого - для обмеження функціональних можливостей работи з базою (безпека бази даних). Після формування структури таблиць база даних може наповнюватись даними з документів-джерел. Проектувальники, як правило, не наповнюють базу конкретними даними (оскільки замовник може вважати дані конфіденційними і не надавати стороннім особам). Винятком є експериментальне наповнення модельними даними на етапі відлагодження об'єктів бази.

Друга категорія - користувачі, які працюють із базами даних. Вони отримують вхідну базу даних від проектувальників, наповнюють її та обслуговують. Користувачі не мають засобів доступу до управління структурою бази, вони мають доступ тільки до даних, при цьому тільки до тих, робота з якими передбачена на їхньому конкретному робочому місці.

Проектування бази даних починається з вивчення технічного завдання на проектування бази даних, яке повинен надати замовник. Отже, бажано, щоб замовник володів відповідною термінологією і знав, принаймні в загальних рисах, технічні можливості основних СУБД. На жаль, на практиці ці побажання виконуються не завжди. Тому зазвичай розробники використовують такі підходи: демонструють замовникові роботу аналогічної бази даних, після чого узгоджують специфікацію відмінностей; якщо аналога немає, з'ясовують коло задач і вимог замовника, після чого допомагають йому підготувати технічне завдання. Під час підготовки технічного завдання складають: перелік вхідних даних, з якими працює замовник; перелік вихідних даних, потрібних замовникові для управління структурою свого підприємства; перелік вихідних даних, які не є необхідними для замовника, але які він повинен надати іншим організаціям (у вищестоящі структури, в органи статистики, інші адміністративні і контрольні організації).

Визначивши основну частину даних, які замовник використовує, розпочинають розробку структури бази, тобто структури її основних таблиць.

1. Робота починається з визначення генерального переліку полів, який може нараховувати десятки і сотні позицій.

2. Відповідно до типу даних, що розміщуються в кожному полі, визначають тип кожного поля.

3. Розподіляють поля генерального списку по базових таблицях. На першому етапі розподіл здійснюють за функціональною ознакою. Мета - забезпечити одноразове введення даних в одну таблицю по можливості в рамках одного підрозділу, або (ще краще) - на одному робочому місці. На другому етапі розподілу полів здійснюють нормалізацію даних з метою вилучення повторів даних у таблицях бази даних.

4. Для кожної таблиці визначають ключове поле. Ключовим вибирають поле, дані в якому повторюватись не можуть. Наприклад, для таблиці даних про студентів таким полем може бути індивідуальний шифр студента. Для таблиць, у яких міститься розклад занять, такого поля можна і не знайти, але його можна створити штучно комбінуванням полів "Час заняття" і "Номер аудиторії". Ця комбінація унікальна, оскільки в певній аудиторії в певний час назагал не проводять двох різних занять. Якщо ж у таблиці взагалі немає полів, які можна було 6 використовувати як ключові, завжди можна ввести додаткове поле типу лічильник - воно за визначенням не може містити дані, що повторюються.

5. На наступному етапі визначають зв'язки між таблицями (схему даних). Зв'язки між таблицями організуються на основі спільного поля, причому в одній із таблиць воно обов'язково має бути ключовим. Тобто на стороні "один" має бути ключове поле, яке не повторюється, значення на стороні "багато" можуть повторюватися. 6. "Паперовий" етап роботи над технічними пропозиціями закінчується розробкою схеми даних. Цю схему слід узгодити із замовником, після чого розпочати безпосереднє створення бази даних. Слід пам'ятати, що в ході розробки проекту замовникові неодмінно будуть надходити нові ідеї. Можливість гнучкого використання його побажань суттєво залежить від кваліфікації розробника бази даних. Якщо схема даних складена правильно, підключити до бази нові таблиці неважко. Якщо структура бази нераціональна, розробник може наштовхнутись на суттєві труднощі і дійти суперечності із замовником. Суперечка виконавця із замовником завжди свідчить про недостатню кваліфікацію виконавця. На цьому етапі завершується попереднє проектування бази даних, і на наступному етапі починається її безпосередня розробка (впровадження).

Етапи проектування БД

 

Проектування БД - це ітераційний, багатоетапний  процес прийняття аргументованих рішень під час аналізу інформаційної моделі предметної області, вимог до даних з боку прикладних програмістів і користувачів, синтезу логічних і фізичних структур даних, аналізу та обгрунтування вибору програмних та апаратних засобів.

Для створення бази даних з визначеної предметної області  (теми) необхідно ретельно ознайомитися з теорією нормалізації відношень.

До узагальнених етапів проектування БД слід віднести:

• Дослідження предметної області;

• Аналіз даних (сутностей та їх властивостей);

• Визначення відносин між сутностями і визначення первинних і вторинних (зовнішніх) ключів.

У процесі проектування визначається структура реляційної БД (склад таблиць, їх структура і логічні зв'язки). Структура таблиці визначається складом стовпців, типом даних і розмірами стовпців, ключами таблиці.

Життєвий цикл бази даних - це сукупність етапів які проходить база даних на своєму шляху від створення до закінчення використання.Серед них: