3.Қорлардың қоймадағы және бухгалтериядағы есебі және құжаттық рәсімделуі

Кәсіпорынның материалдық-техникалық жабдықталуы сатып алушылар мен жабдықтаушылардың шаруашылық келісім-шарттарының негізінде, міндеттердің орындалуына өзара бақылауды жүргізе отырып жүзеге асырылады.

Қорларды дайындау оларды жабдықтаушы орындармен құрылған түсіру шартына сәйкесті іске асырылуы керек. Құрылған шарттардың орындалуын есеп объектісі түрінде бақылауға алынады, сол орындармен құрылған құжаттар арқылы. Олар мынандай топтарға бөлінеді: көліктік құжаттар; тауарлық құжаттар (наклодной); салықтық құжаттар (шот-фактура); сапалық құжаттар (сертификаты, және тұтынушылардың денсаулығы мен өмірінің қауіпсіздігін растайтын құжат); есеп айырысу құжаттар (чектер, төлем талап тапсырмалары, төлем тапсырмалары және т.б.).

Жеткізушіден тұтынушыға дейін тауардың қозғалысы тауарлық-ілеспелі құжаттармен рәсімделеді: көліктік, тауарлық.

Көліктік құжаттары тауарларды тасымалдауға қолданатын көлікке байланысты кейбір айырмашылықтарға ие, дәл айтқанда:

• теміржол жүк құжаты – тауарды теміржолмен тасымалдауды;

• тауарды көліктік жүк құжаты тауарды көлікпен тасымалдаудағы ілеспелі құжат болып табылып, екі тараудан тұрады: тауар және көлік;

• коносамент – тауарды су жолы арқылы тасымалдаудағы ілеспелі құжат;

• әуе жүк құжат арқылы– тауарды әуе жолдары арқылы тасымалдаудағы ілеспелі құжат.

Тауардың негізгі құжаты болып жүкті жіберуші, яғни жеткізуші толтыратын жүк құжат табылады. Қосымша құн салығының сомасын қамту үшін шот-фактура толтырылады. Ілеспелі құжатқа тауар сапасын растайтын құжатты – сәйкестік сертификаты, және тұтынушылардың денсаулығы мен өмірінің қауіпсіздігін растайтын құжат ұсынылады. Халықтық тұтыну тауарларын сертификаттау Қазақстан Республикасының «Стандарттау және сертификаттау туралы» Заңына сәйкес асырылады. Сертификаттауға тиіс өнімнің /жұмыс, қызметтердің/ тізілімін Қазақстан Республикасының Үкіметі бекітеді. Осылайша, саудада міндетті сертификаттауға тамақтану өнімдері, және адам денесінің қорғалмайтын жерлерімен байланыс жасайтын халықтық тұтыну тауарлары: киім, парфюмерия, косметикалық және жуу құралдары т.б. жатқызылады. Өнімді сертификаттауды сертификаттауға құқығы бар органдар іске асырады. Сәйкестілік сертификатын беру кезінде сертификаттау органы немесе оның тапсырмасы бойынша дайындаушы /жеткізуші/ бүйымды және ыдысты тиістілік белгісімен таңбалайды.

Сертификатталмаған тауарларды сатуға тиым салынады және жеткізуші де, сатушы да /сауда кәсіпорны/ жауапкершілікке тартылады.

Тауарларды тікелей жеткізушілердің қоймаларынан алу үшін, сауда ұйымы өз өкіліне сенімхаттарды тіркеу кітабіне қолын қойдырып, сенімхат береді. Бухгалтерлік бөлімінде берілген, пайдалынған, және пайдаланылмаған сенімхаттарды қатаң түрде есепке алу жүргізіледі.

Сауда кәсіпорнында тауарларды қабылдау ілеспелі тауар құжаттарының негізінде, тауарларды саны мен сапасын мұқият тексеруден кейін іске асырылады. Егер де тауарды қабылдауда нақты түскен тауарлардың көрсетілген ілеспелі хаттан саны мен сапасына қатысты келіспеушіліктер болса, онда келесі құжат толтырылады:

• коммерциялық акт, егер келіспеушілік теміржол станциясынан тауар қабылданғанда болғаны анықталса /кемежай/;

• саны мен сапасында анықталған келіспеушілікке жасалатын акті, егер келіспеушілік тауар сауда кәсіпорынан қабылданғанда болғаны анықталса;

Ілеспелі құжатсыз қабылданған тауарлар комиссиямен қабылданып, қабылдау актісімен рәсімделеді. Әкімшіліктің шешімі бойынша бұл тауарларға ақша төленіп, сауда кәсіпорнында қабылданып немесе кейіннен жеткізушіге қайтару мақсатымен жауапты сақтауға тапсырылуы мүмкін.

Жабдықтаушы өнімді босату немесе тиеу кезінде сатып алушыға босатылған тауар, тауарлы-материалды құндылықтар немесе көрсетілген қызмет үшін төлеуге шот қояды.

Сатып алушылармен келіп түскен шот бухгалтерияға қабылданады. Шоттың келіп түскен уақытында өнімнің ассортиментіне, сапасына, бағасына, мерзіміне қатысты келген мәліметтер сәйкестігі тексеріледі. Шот тексерісінен кейін шоттың акцептісі жөнінде және оның толық немесе төменгі сомада төлеуге алынғаны немесе төлеу жөнінде бас тартқаны туралы, себебін қоса көрсетіп, қол қойылады.

Төлем-есеп айырысу құжаттары келіп түспеген жабдықтаушылардан (жеткізушілерден) келген материалдар, қоймада жасалатын қабылдау актісі бойынша қабылданады. Осы материалдарды кіріске алу есептік баға бойынша немесе шарттағы бағалар бойынша жүзеге асырылады. Егер есепті кезең соңына дейін есеп айырысу құжаты келіп түспесе, көрсетілген жеткізілімдер белгіленген баға бойынша қалады. Келесі айда есеп айырысу құжаты келіп түскен кезде фактураланбаған жеткізілімдердің құны белгіленген бағада сторномен өшіріледі және жеткізушілердің құжаттарында көрсетілген нақты сомалар бойынша жаңа жазбалар жасалады. Ай соңында жолда қалған немесе жеткізушілердің қоймасынан жеткізілмеген, акцептелген және төленген материалдар, «жолдағы материалдар» немесе баланстан тыс ретінде, тиісті сомаларды бөліп көрсетумен, материалдар есебінің сол шоттары бойынша көрсетіледі. Келесі айдың басында есепке алынған (қабылданған) сомалар сторномен өшіріледі және жеткізілмеген жүк үшін төленген сомалар ол келгенге дейін дебиторлық берешек ретінде есепте саналатын болады.

Одан кейін жүкті жеткізу және алу үшін көлік ұйымынан растаушы құжат алынады да, экспедиторға беріледі. Жергілікті жабдықтаушылардан материалды алу үшін экспедиторға наряд және сенімхат беріледі. Төлем шоттары материалдарының түсуі мен қабылдануы кезінде жетекшілік үшін қойма меңгерушісіне (қоймашыға) тапсырылады.

Егер де құжатта акцепттен толық немесе бөлшектеліп берілген бас тартушылық жөнінде қол таңба жасалса, онда бухгалтерия бұл акцепт есебінен бас тартушылық банкке теміржол станциясына көлік ұйымдарынан келіп түскен жүктерді экспедитор қабылдап алады. Қабылдау кезінде пломб бұзылуы, ыдыс зақымдануы және басқа да белгілер білінсе, экспедитор көлік ұйымына жүкті тексеруді талап етеді.

Жетіспеушілік анықталған жағдайда, сонымен бірге, жүктің бұзылуы мен бүліну жағдайында көлік ұйымы экспедитордың талабы бойынша коммерциялық акт құрылады.

Алынған жүктерді экспедитор мекеме қоймасына әкеледі және жүктің ассортиментке сәйкестігін тексеретін қойма меңгерушісіне тапсырады. Егер де ешқандай ауытқушылық болмаса, келіп түскен материалдарға кіріс материалдық ордер толтырады.

Келіп түскен материалға зертханалық сынақ немесе техникалық сараптау қажет болған жағдайда, сонымен бірге материалдық шотта көрсетілген мәліметтер бойынша саны, сапасы, сорты, ассортиментінің сәйкестігі бойынша сенімсіздік туған жағдайда, материалды қабылдау комиссиямен жүзеге асырылады. Комиссия міндетті түрде жабдықтаушы ұсынушысының қатысуымен немесе қызығушылық танытпаған ұйым ұсынушысының жетекшісімен тағайындалады.

Комиссия материалды қабылдап алуы жөнінде екі данада акт құрылады. Акт жабдықтаушыға шағым жасау үшін қызмет етеді. Акт, сонымен қатар, материалдарды қабылдау кезінде жеткізушінің құжатынсыз кәсіпорынға келіп түскен кезінде құрылады.

Автомобиль көлігімен жеткізушінің қоймасынан алынатын материалдарды алу кезінде кіріс ордері берілмейді. Оны жіберушіден алынатын тауарлы-транспорттық жөнелту құжаты алмастырады.

Келген құжаттар материалдарының түскен күні ресімделуі қажет. Қоймаға алынған және техникалық қарау процесінде жатқан және де сол себептен сақталынады. Осы материалдарды, қабылдаған нәтижесі шықпайынша, шығындау рұқсат етілмейді

Жүк құжаты құнды заттарды тапсырушы материалды жауапты тұлғамен 2 данада жазылады. Ол бір қойма немесе цех бойынша бағалы заттарды босату үшін және басқа қойма немесе цех бойынша оларды кіргізу үшін қызмет етеді.

Сақталатын орындардағы ТМҚ есебі қойма есебі болып аталады. Материалға-жауапты адамдар оны натуралды түрде, яғни белгіленген ТМҚ номенклатурасына сәйкес саны, атаулары, сорттары, бағалары бойынша жүргізеді.

Қойма есебі қойма есебінің карточкаларында жүзеге асырылады. ТМҚ-ның әрбір номенклатуралық нөмеріне бөлек (жеке) карточка ашылады, сондықтан да есеп сорттық есеп болып аталады. Карточкаларда тауардың атауы, оның номенклатуралық нөмері, артикул, сорты, өлшем бірлігі, бағасы, кіріске алынған немесе босатылған материалдық саны, қойма картотекасы бойынша жазулардың реттік нөмері көрсетіледі. Тауарлар қозғалысының есебі үшін әрбір атауға карточка (№ М-17 үлгі) (№6 қосымша) ашылады немесе карточкалардағы немесе кітаптардағы жазбаларды материалға-жауапты тұлғалар операция жасалған күндегі бастапқы тауар құжаттары (кіріс ордерлері, талаптарға жүк құжаттары және т.б.) негізінде жүргізеді. Әрбір жазбадан кейін қойма, қорлардың жағдайы туралы жедел мәліметтерге ие болады. Бухгалтерия қызметкерлері қоймаларда материалға-жауапты тұлғалардың (қойма меңгерушісінің немесе кілтшінің) тікелей қатысуымен қойма операциялары бойынша бастапқы құжаттарды уақытылы және дұрыс ресімдеуді (мысалы, аптасына немесе он күнде бір рет) жүйелі түрде жүзеге асыруға сондай-ақ материалға-жауапты тұлғалар жүргізген қойма есебі карточкаларындағы жазулардың уақытылы және дұрыс жүргізілуіне міндетті.

Қойма есебі карточкаларының орнына ТМҚ қозғалысы мен қалдықтарының тұрақты жасалатын машинограмма-ведомостері қолданылады. Онда бастапқы құжаттар негізінде сол қойма есебі карточкаларындағы мәліметтер көрсетіледі. Сонымен бірге машинограмма-ведомостардың саны көп карточкаларынан өзгешелігі қоймалар мен материалға жауапты тұлғалар бойынша ғана жүргізіледі.

Материалдар қоймадан цехтық қойма немесе тікелей өндіріске, шаруашылық қажеттілікке, қайта өңдеуге жіберілуі мүмкін. Сонымен қатар шығындарды және іске асырылуы қиын қорларды жүзеге асыру тәртібінде жақтарға материалдарды жіберу өндірілуі мүмкін.

Қоймалардан материалдарды босату барлық жағдайларда бақылау мен есепке алу үшін қажетті мағлұматы бар құжаттар негізінде ғана өндіріледі.

Өндіріске материалдарды жіберу астында оларды өнімді өндіру үшін тікелей тапсыру түсіндіріледі, ал материалдарды цехтық қоймаға жіберу материалдарды бір қоймадан екінші қоймаға ішінде ауыстыру ретінде ғана қарастырылады.

Өндіріске материалдар бекітілген шығындар нормасымен және қойылған шектеулер көлеміне сәйкес жіберіледі. Өндірістік-жоспарлы бөлім ай басына дейін әрбір цех және өнім түрі бойынша өндірістік бағдарламаны орындау үшін материалға қажеттілікті есептейді. Ай басына дейінгі цехпен шығындалмаған материалдар қалдығын шегеруге бұл қажеттілік келесі айға лимит ретінде қарастырылады.

Өндірістегі материалдарды босатуды бақылау лимиттен көп болмауы көбінесе лимитті заборлық карта көмегімен іске асырылады. Лимитті заборлы карталар бір айға бір немесе бірнеше материалдар атауына екі данада жазылады.

Жазылған лимитті – заборлы карталарды жабдықтау бөлімі реестрде тіркейді және айдың басына дейін бір дананы тұтынушы цехқа, ал екіншісін – қоймаға береді.

Берілген карталардың реестрі цехтармен және қоймалармен айдың соңында оларды тапсыруға бақылау жүргізу үшін бухгалтерияға жіберіледі.

Цехтар лимитті – заборлы карталары бойынша материалдарды оларда көрсетілген лимит көлемінде қажетті мөлшер бойынша алады.

Лимитті-заборлы карталарда бағдарламаны көбейту немесе азайту барысында алдында қойылған лимитті түзету әдісімен жөндеу жүргізіледі. Өндірісте қолданылмаған материалдарды қоймаға қайтару қандай да бір басқа қосымша құжаттарды құрусыз лимитті-заборлы карталарға сәйкес жазулармен құрылады.

Лимитті-заборлы карталарды өндірісте жүйелі түрде қолданылатын материалдарды жіберуді құру үшін қолданады. Қажеттілігі көп тумайтын материалдарды жіберуді құру үшін талаптар қолданылады.

Талаптар тұтынушы цехтармен екі данада жазылады: бір дана қойманың меңгерушісі қолхатпен материалдарды алушыда қалады, басқасы – қоймашыда, алушы қолхаты бар.

Материалдарды алмастыру тәртібінде босатуды рәсімдеу үшін де талап қойылады. Одан басқа, материалдарды шығындардан тыс өндіріске үнемсіз жұмсаумен байланысты босату, өндірісте ақауға жол берілген жағдайда және т.б. рәсімдеу кезінде талап қойылады. Бұндай жағдайларда талапта артық жұмсалған шығынның себебі және айыпты адамның аты көрсетіледі.

Материалдарды басқа ұйымдарға немесе кәсіпорындағы өз шаруашылығынан босату есебі үшін накладной қолданылады. Накладной жабдықтаушы ұйыммен жасалады және бақылау мақсатында бас бухгалтер қол қояды.

Бекітілген мерзімде қойманың бас меңгерушісі қоймадағы материалдардың қозғалысы туралы есеп құрастырады және оны бухгалтерияға тапсырады, оның мазмұны кәсіпорынның өзінде жасалуы мүмкін. Есеп шынайы түрде көрсетіледі.

Сақталған материалдар үшін қойма меңгерушісі белгіленген мерзімде келесідей формада бухгалтерияға есептілік тапсырады:

• ақша өлшемімен жасалатын он күндік есептілік. Өңделген он күндік есептілік материалдардың талдау (аналитикалық) бухгалтерлік есебін ұйымдастыру үшін ақпараттар көзі болып саналады;

• қоймаларда сальдо ведомосы (материалдар қалдықтары кітабы) жасалынбайтын, құрылыс ұйымдарында материалдық есеп айына бір рет толтырылады. Материалдық есептілікте қойма меңгерушісі материалдардың әрбір түрінің түсуі мен кетуі бойынша құжаттар мәліметтерін сандық көрсетулер арқылы жазып отырады. Материалдарды кіріске алу көздері бойынша, ал шығыстар – шығарылу (кету) бағыттары бойынша көрсетіледі.

Есептің бет жағы материалдың келуі немесе шығуы ыдыстың мөлшері мен массасына қарай қалдық туралы ақпарат үшін, ал екінші жағы өзге де материалдар мен ыдыстың қозғалысын белгілеу үшін арналған.

Мәліметтерді жеке құжаттар бойынша жазу үшін сәйкесінше кіріс бойынша және шығыс бойынша жеке графалар қолданылады. Барлық құжаттардың жазуы жүргізілгеннен кейін тауарлы-материалды қорлардың шығысы мен кірісі бойынша нәтижесін есептеу жүргізіледі және есепті кезеңнің соңғы қалдығы анықталады.

Есептің екінші жағына қойманың материалды меңгерушісі есепте көрсетілген кіріс және шығыс құжаттарының санын, оның толтырылған күнін көрсетеді және соңында есепке қол қояды.

Материалдардың қозғалысы туралы есебі екі данада толтырылады: бір данасы шығыс және кіріс құжаттарымен бірге қойма меңгерушісі бухгалтерияға тапсырады; екінші данасы (бухгалтердің есепті қабылдағаны туралы қолхатымен бірге) қойма меңгерушісінің өзінде қалады.

Тексерілген материалдардың қозғалысы туралы есеп бухгалтерияда өңдеуге жіберіледі. Оған қосымша бастапқы құжаттар негізінде бухгалтер шоттар корреспонденциясын құрастырады. Содан соң әрбір жеке кіріс және шығыс құжаттары және шоттар корреспонденциясының шифры бойынша бланкінің екінші жағына бухгалтер материалдар бойынша, ыдыс, көлік-дайындау шығындары және жалпы құжаттар бойынша жазуларды қондырады. Соңында қоймадағы материалдар қозғалысы туралы есептің бухгалтерлік өңдеуі тауарлы-материалды қорлардың аналитикалық есеп регистрін толтыру үшін ақпарат береді.

Қорлардың есебі бухгалтерлік есептің Үлгі шоттар жоспарының 1300 «Қорлар» бөлімшесінде есепке алынады.

Дебет бойынша - шоттардағы қорлардың әр түрлі көздерден келіп түсуі, ал кредит бойынша – қорлардың әр түрлі бағытта шығу операциялары көрсетіледі.

№	Операция мазмұны (құрамы)	Құжат	Коррес.есебі
			Дебет	Кредит
1	Қоймаға түскен шикізат пен материалдар үшін жабдықтаушының:	Шот-фактура, көлікті жөнелту құжаты
	Сатып алу құны бойынша		1310	3310
	Ыдыстар құны бойынша		1420	3310
	Жабдықтаушы есебіне кірген тасымалдау шығындары		1310	3310
	Жол шығындары сомасынан ҚҚС		1420	3310
2	Нан пісіру кәсіпорын қоймасына теміржол станциясынан шикізат пен материалдарды транспорт ұжымы шот акцептісі:	Көлікті жөнелту құжаты
	Автокөлік кәспіорындарының тарифтері бойынша		1310	3310
	ҚҚС		1420	3310
3	Өз көлігімен кәсіпорынға материал мен шикізатты жеткізу бойынша шығыс сомасының көрінісі	Тағам, жұмыс, қосымша өндіріс қызмет құнының есебі	1310	8310
4	Жүк тиеу, жүк түсіру, қоймада материалдарды жинау бойынша шығыс көріністері:
	Есеп сомаларының төленгендерінен	Аванстық есеп	1310	1250
	Кассадан төленгендер	Кассалық шығыс ордері	1310	1010
5	Жұмыскерлерге тізімдік құрамнан бөлек вагондардан материалды түсіру, оларды автомашинаға тиеу, қоймаға жинау үшін есептелген еңбекақы	Есептік ақпарат тізімі	1310	3350
6	Тауарлы - материалдық түскен шығындар	Түгендеген

Қоймадағы түскен қорлар операциясы есебінің бухгалтерлік шотындағы көрінісін қарастырамыз.

№	Операция мазмұны	Құжат	Корресп.себі
			Дебет	Кредит
1	Қоймадан өндірістік цехқа босатылды:	Лимитті-заборлы карта, жөнелту-шот
	Шикізат пен материалдар		1310	1310
	Ыдыс		1310	1310
2	Қоймадан шикізат және басқа материалдар сапа қорытындысы үшін завод зертханасына жіберілді	Шығыс құжаты	7210	1310
3	Жан-жақтағы ұйымдарға шикізат пен материалдар босатылды:	Шығыс құжаты, шот-фактура
	Сату бағасы бойынша		1210	6010
	ҚҚС		1210	3110
	Шығарылған қорлардың нақты құны		7010	1310
	Ыдыс құны		7010	1310
4	Еңбекақы шотына кәсіпорын қызметкерлеріне шығарылған материалдар	Шығыс құжаты, есептік ақпарат тізімі
	Сату бағасы бойынша		3350	6010
	ҚҚС		3350	3130
	Шығарылған материалдардың нақты құны		7010	1310
5	Басқа да жекелеген тұлғаларға касса төлемімен материалдар шығарылды (ағымдық банк шотына)	Шығыс құжаты, келген кассалық ордер, қолда бар жарналық хабарлар
	Сату бағасы бойынша		1010 1030	6010 6010
	ҚҚС		1010 1030	3130 3130
	Шығарылған материалдардың нақты құны		7010	1310
6	Ақауы бар материалдар жабдықтаушыға қайтарылды:	Шығыс құжаты
	Алу құны бойынша		3310	1310
	Үстеме жасалған салық құны бойынша		3310	1420
7	Түгендеу кезінде байқалған материалдар жеткіліксіздік көрінісі:	Мүліктік-тіркеу-салыстыру ақпарат тізімі
	Жалпы жетіспеушілік сомасына (кемуден басқасы)		7470	1310
	Нақты кему нормасы жетіспеушілік бөлшегіне		7470	1310
	Материалды жауапты тұлғаға қатысты жетіспеушілік сомасына		1250	1350
	ҚҚС		1420	3130

Өндірістік цехтарда тауарлы-материалды қорлар қозғалысының шаруашылық операцияда көрініс беруін қарастырамыз.

№	Операция мазмұны	Құжат	Корресп.себі
			Дебет	Кредит
1	Қоймадан өндірістік цехқа босатылды:	Лимитті-заборлы карта, жөнелту-шоты, шығыс құжаты
	Шикізат пен материалдар		1310	1310
	Ыдыс		1310	1310
2	Бір кезектегі бригадирінен басқа кезек бригадиріне өндірістік цехта материалдар қалдықтары жіберілуінің көрінісі	Өндіріске материалдар қалдықтарының жіберілу ақпарат тізімі	1310	1310
3	Өндірістік цехтан қоймаға тапсырылғандар:	Шығыс құжаты
	Босаған ыдыс		1310	1310
	Қолданылмаған материалдар		1310	1310
4	Тағам өндіру кезінде шығындалған шикізат пен материалдар құны шығарылды (есептік құны бойынша)	Өндірістегі материалдар шығынының ақпарат тізімі	8110	1310
5	Дайын өнім өндірісіне кеткен материалдар мен шикізаттар бойынша транспорттық-дайындау шығындары есептен шығарылды	Транспорттық-дайындау шығындарының тарату есебі	8110	1310