IV. Стадии внедрения проекта

1. Ход проекта

Учитывая значительные масштабы проекта (более 2 миллионов документов в год и свыше 500 пользователей), а также требования по использованию в существующей техники (сканеров) и каналов связи, было решено разделить реализацию проекта на следующие этапы:

• Подготовка технического проекта, занявшая 4 месяца.

• Пилотный проект для определения требований к реализации и разработка необходимой функциональности системы. Пилотный проект потребовался для того, чтобы уложиться в определенные заказчиком параметры (качество сканирования, возможности оптимизации сетевого трафика между удаленными подразделениями, использование внешних приложений для разбора штрих-кодов и пр.). Данный этап занял 5 месяцев.

• Первая очередь системы, включающая документы, связанные с реализацией, движением готовой продукции и основных средств — реализована и сдана в эксплуатацию в первом полугодии 2012 года.

• Вторая очередь системы, включающая документы, относящиеся к закупкам (ТМЦ, услуги, транспорт и пр.) — находится в стадии реализации, запуск в эксплуатацию запланирован до конца 2012 года.

2. Задачи, решенные в ходе проекта

В ходе проекта были решены следующие задачи:

• Обследование существующего документооборота и его оптимизация — например, в части основных средств и отчетов дистрибьюторов по использованной продукции и рекламным материалам. Выполнено формальное описание документооборота в терминах первичных документов, способов их обработки, взаимосвязь с документной моделью ERP-системы.

• Загрузка документов от удаленных пользователей по выделенным каналам связи.

• Маркировка первичных документов штрих-кодами, позволяющими автоматически разделять полученные в результате поточного сканирования данные на отдельные пакеты, идентифицировать документы системы, к которым относятся пакеты, разделять пакеты на отдельные типы документов.

• Поточное сканирование документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, автоматической привязкой к документам системы.

• Реализована и внедрена утилита сжатия изображений и повышения яркости цветных печатей и подписей.

Развитие проекта

В конце 2012 года начнется эксплуатация второй очереди системы, в рамках которой к системе будут подключены оставшиеся процессы и документы, а также будет внедрён ряд новых функций и вариантов загрузки и создания документов. Этап завершится интеграцией в электронный архив ряда используемых в компании «Балтика» специализированных систем.