67. Организация документооборота на предприятии. Формирование дел и хранение документов

Движение документов в хозяйстве с момента их получения (создания) до завершения (исполнения или отправки) образует документооборот. Документооборот должен быть оперативным, исключать излишние промежуточные инстанции и обеспечивать должное единообразие документов. Очень важно продумать организацию труда работников дело- производства, определить порядок составления, движения, исполнения, контроля исполнения и хранения документов. На предприятиях прежде всего проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность конвертов (пакетов), затем их регистрируют. Регистрации подлежат все документы, получаемые из вышестоящих организаций, а также документы, которые по своему характеру требуют какого-то решения и ответа. Не регистрируют бухгалтерскую и статистическую отчетность, информационные сообщения, печатные издания, нормы расхода материалов и т.п. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Индивидуальные определяет руководитель в своей резолюции. На письма трудящихся, которые не требуют дополнительного изучения и проверки, ответ должен быть дан в 1 5-дневной срок со дня их поступления; в остальных случаях их рассматривают в течение месяца. Документы, которые находятся в работе, лучше хранить в специальной папке, исполненные документы — в деле. Делом называют совокупность документов, относящихся к определенному вопросу работы предприятия, подшитых вместе. Дело может быть заведено и на отдельный документ. Документы классифицируют по содержанию и видам; эта классификация закрепляется в номенклатуре дел — систематизированном списке их наименований с указанием сроков хранения и индексов. В описи дел указывают номер и название каждого дела, срок его хранения, дату передачи в архив, а также фамилии лиц, осуществленных за его ведение. Сроки хранения документов устанавливают в зависимости от их практической значимости в соответствии с действующими ведомственными и типовыми перечнями. Так, материалы по личному составу хранятся в учреждениях 40 лет. Документы, находящиеся в деле, вынимать не разрешается. Это может быть сделано только с разрешения руководителя предприятия (например, по требованию компетентных органов). При этом должен быть составлен акт с указанием причины изъятия, снята заверенная копия документа, взята расписка с представителя организации, изъявшей документ, и все это подшито в дело.

66. Организационные документы предприятия

Документами называют должным образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляют различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических лиц и граждан. Документы широко используются в деятельности предприятия. Документы входящие в ОРД подразделяются на три части:организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);

справочно-информационные (письма, докладные записки, справки, протоколы, акты и др.). Рассмотрим организационные документы.

Положения о внутрихозяйственных подразделениях являются документами, регламентирующими их производственно-хозяйственную деятельность.Основной целью разработки положений о внутрихозяйственных подразделениях предприятий являются документальное зафиксирование места и задач каждого подразделения в производственно-экономической системе предприятия , определение обязанностей, прав и ответственности каждого подразделения в общей системе производственных отношений предприятия. Положения о внутрихозяйственных подразделениях разрабатываются гл.специалистами по отраслям и согласовываются с руководителями функциональных служб и утверждаются руководителем предприятия. Положения о внутрихозяйственных подразделения должны соответствовать =» структуре: общие положения, обязанности(функции), права и ответственность. Должностные инструкции являются документами , регламинтирующими деятельность руководителей, специалистов и технических работников внутрихозяйственных подразделении и служб. Должност. инстр. имеют такую структуру: общ. положения, обязанности , права и ответственность. Долж. инстр. В предприятиях разрабатываются на основе , типовых должностных инструкций, с адаптацией к условиям конкретного предприятия. Для успешного выполнения любых планов весьма полезно использовать разрабатываемые руководителями и специалистами правила , которые точно указывают , что следует делать в конкретной ситуации и обеспечивают наиболее эффективное выполнение заданий. Управлять с помощью правил легче, чем рассматривать каждый случай в отдельности. Вместе с тем слепое следование правилам порождает опасность организационной негибкости, особенно в тех случаях когда инициативные работники , хорошо разбирающиеся в своем деле не желают воспринимать ограничения излагаемые в правилах в форме приказов.Устав- это свод правил регламинтирующий какую-либо деятельность.

71. Экономическая инфраструктура и управление ею

Сельскохозяйственные предприятия — основные пользователи земельных ресурсов, прежде всего сельскохозяйственных и лесных угодий. Поэтому в их задачу входит не только поставка на рынок качественной продукции, но и сохранение и повышение плодородия почв, рациональное использование водных ресурсов, защита растительного и животного мира. Управление охраной природной среды направлено на поддержание природного равновесия и прежде всего на улучшение почвенного плодородия. Этим должны заниматься все службы: агрономическая, мелиоративная, зооветеринарная, инженерная и экономическая в пределах своих полномочий. Руководители и специалисты предприятий должны осуществлять мероприятия по охране воздуха, почвы и водоемов от загрязнения промышленными и хозяйственными выбросами, сточными водами, радиоактивными веществами и отходами производства, учитывать интересы не только собственного производства, но и других отраслей.

Система мер по охране природы на каждом предприятии должна четко планироваться. В планах указывают источники загрязнений, места их нахождения, перечень намечаемых мероприятий, сроки их выполнения, объем затрат и ответственных исполнителей. Для управления природоохранной деятельностью необходим соответствующий учет и экономический анализ. Большое значение при управлении агропромышленным производством имеют вопросы правовой регламентации мер по охране окружающей среды, для этого все руководители и специалисты должны иметь под рукой и использовать в работе соответствующие нормативы, прежде всего государственные стандарты, технические условия и т.п.Например, в водоохранных зонах рек запрещается:опыление пестицидами при борьбе с вредителями, болезнями растений и сорняками;размещение складов для хранения пестицидов и минеральных удобрений, животноводческих ферм, навозохранилищ, мест захоронения отходов;стоянка, заправка топливом, мойка и ремонт автотракторного парка;

распашка земель и выпас скота.

Предупредить загрязнение окружающей среды можно лишь строго соблюдая требования законодательства, нормативы по освоению и внедрению передовых технологий, транспортировке, хранению и переработке сельскохозяйственной продукции.