2.2 Планування офісу
Просторове вирішення робочих зон залежить від корпоративної культури компанії, від її організаційної структури і можливостей конкретної будівлі. Прагнення до підвищення ефективності використання площ і виробітку нових методів роботи привели до появи нових робочих зон в офісі. При плануванні не дотримуватися якої-небудь раз і назавжди вибраної схеми, а творчо підходять до вирішення питань, поставлених конкретною ситуацією. В результаті такого підходу народжуються простори, що нагадують своєю різноманітністю міську тканину, де є вулиці і квартали, площі і парки.
Планування офісу на підставі загальної кількості співробітників може привести до неефeктивнoго використання простору. Альтернативним рішенням є виділення спеціальної зони з робітниками місцями, які оснащені всіма необхідними технічними засобами. Будь-яке вільне зараз місце надається співробітникові компанії на вимогу. При цьому можливості сучасного телефонного устаткування дозволяють зберігати за кожною людиною його особистий телефонний номер. Всі документи і офісне приладдя зберігаються в мобільних шафках, припаркованих в спеціально відведеному місці. Для людей, які практично постійно знаходяться поза офісом і проте потребують можливості підключитися до внутрішньої мережі і обмінятися інформацією з колегами, надаються спеціальні зони, розташовані ближче до вхідної групи і оснащені декількома невеликими робітниками місцями з електричними і мережевими розетками.
Нові методи роботи направлені на колективне вирішення поставлених завдань шляхом створення тимчасових робочих груп, що працюють над певним проектом. Діяльність що пов'язана з великою кількістю обговорень, презентацій і зосередженої уваги на окремих проектах та їх рішеннях. Використання мобільних меблів дозволяє легко досягти бажаної гнучкості та зручності для взаємодії всього персоналу офісу.
Найбільшої уваги дизайнер приділяє представницькій зоні; приймальня, кімнати переговорів, кабінети керівників різних рівнів. (рис. 2.2.1). Особливо це характерно для компаній з яскраво вираженою ієрархією. Сучасні тенденції управління організацією розглядають керівника як лідера команди професіоналів, об'єднаних однією метою. Такий підхід, що різко контрастує з традиційним уявленням про керівника, відокремленого від своїх підлеглих різними бар'єрами, знаходить своє віддзеркалення і в офісному плануванні, і в плануванні та оздобленні приміщень.
Відокремлені один від одного закриті приміщення з простим оздобленням зони для роботи і розкішшю президентських кабінетів поступово поступаються місцем прозорим, повним енергії просторам з функціональними і продуманими елементами інтер'єру. Двері кабінету керівника завжди відкриті для співробітників, а його стіл може одночасно слугувати столом для переговорів. При вирішенні завдань репрезентацій не слід забувати про зручність для співробітників офісу та відвідувачів або замовників. Зазвичай тут же розташовується зона чекання, гардероб для співробітників і для клієнтів. Корисним доповненням може служити інформаційна стійка, оснащена комп'ютером, надаючи клієнтам можливість ознайомитися із структурою і діяльністю компанії.
Рис. 2.2.1 Варіант планування офісу
Традиційні кімнати переговорів доповнюються багатофункціональними трансформованими приміщеннями для проведення конференцій, семінарів і тренінгів. Всі ці приміщення оснащуються таким устаткуванням, як слайд і оверхед-проектори, фліп-чарти і інтерактивні дошки, мультимедіа-проектори, плазмові панелі, графічні стіни, аудіосистеми і засоби для відео конференцій. Цікавий факт, що 80% всіх нововведень в офісах направлено на забезпечення безпосереднього спілкування між людьми. Для цього можна використовувати не лише кімнати для переговорів, але і окремі острівці, які розміщені поряд з робочими місцями. Аби спілкування проходило динамічніше, використовуються високі столи, за якими співбесідники розмовляють стоячи.
До неформального спілкування з клієнтами створюють зони "кофіса" - щось середнє між кафе і офісом.
Сучасний офіс - складна структура, для підтримки роботи якої потрібно досить багато технічного устаткування. Деяке з цього устаткування, комп'ютер і телефон, розміщується безпосередньо на робочому столі. Інше - принтер, копіювальний апарат і факс - повинно бути поблизу і обслуговувати певну групу персоналу. Третє - телефонна станція і сервер - забезпечує життєдіяльність всієї компанії і вимагає для себе окремого приміщення. Для розміщення офісної техніки безпосередньо в робочому приміщенні рекомендується обладнати спеціальні острівці, відгороджені меблевими перегородками з акустичними панелями, які поглинають шуми працюючого устаткування. Не дивлячись на комп'ютеризацію офісної роботи, багато компаній зберігають значну кількість паперової документації. Для цього : передбачаються спеціальні зони, а інколи окремі приміщення - архіви. Для ефективнішого використання площі, що відводиться для архівного зберігання, пропонується система шаф, що складаються з розсувних елементів, які легко пересуваються по рейках. Якщо вага однієї секції перевищує певну норму, шафа забезпечується спеціальним приводом. За рахунок меншої кількості необхідних проходів ефективність зростає на 30%. Взаємне розташування всіх зон офісу кожного разу визначається виходячи з функціональних зв'язків між окремими складовими і розміру кожної компанії. Те, що для великої організації, що займає декілька поверхів, матиме принципове значення, для маленького офісу може не бути істотним, і навпаки, деякі речі вирішуються набагато простіше в умовах великої компанії, коли є можливість організувати ясно виражені функціональні зони, ніж для офісу, що складається з двадцяти чоловік, який необхідно розмістити в невеликому приміщенні. Функціональні зв'язки можуть носити характер необхідності особистого спілкування співробітників, використання загальних ресурсів, необхідності контролю за діяльністю підлеглих, передачі документів. На розташування приміщень також впливає відношення робочих процесів до таких чинників, як шум, кількість відвідувачів, доступність.