45. Вимоги до змісту та розташування реквізитів. Вимоги до бланків документів

1) державний герб – розташований на верхньому березі бланка, над серединою рядків з назвою організації 2) емблема організації 3)Назва міністерства чи відомства – посередині сторінки4)назва підприємства, установи, підприємства – посередині сторінки 5)поштова адреса, індекс, номер телефону, факсу, електронної пошти – нижче від назви організації, відповідно до поштових правил чинних в даний час 6)Номер рахунку в банку.7)назва виду документа – зліва або посередині 8)дата – на бланках нижче від назви документа поряд з реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці, якщо док складено не на бланку, то під текстом зліва. Форми запису дати: цифровий 15.11.2011., словесно цифровий 15 листопада 2011 9) індекс складається із порядкового номера індексу питань діяльності, де складники індексу відокремлюють одну від одної правобіжною скісною рискою(02/275/03) 10)місце складання чи видання, гриф обмеження доступу 11) адресат9справа у верхній частині) 12)гриф затвердження9справа у куті 1-го аркуша документа) 13)складники грифа затвердження(затверджую, посада, підпис, ініціали, прізвище, дата(цифрова)) 14)резолюція – напис зроблений посадовою особою установи, що містить вказівки, щодо виконання цього документа 15)заголовок до тексту(відповідає на запитання:про що?чого?) 16)текст 17)позначка про наявність додатка чи додатків 18)підпис(назва посади, власний підпис, ініціали і прізвище) 19)візи – це напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює згоду або незгоду з його змістом 20)позначка про виконавця(прізвище і № телефону хто готував) 21)позначка про виконання й направлення документа до справи 22) позначка про надходження

46. Оформлювання сторінки. Вимоги то тексту документа.

1)Для виготовлення службових документів встановлено 2 формати документів: А4, А5.

Усі реквізити документа розміщують у межах робочої площі сторінки, а з країв залишають вільне місце:береги або поля.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату наз. формуляром – модель, зразок побудови документів певного виду.

Розрізняють види формулярів:З кутовим і поздовжнім розміщенням реквізитів;З центровим і лівобічним розміщенням реквізитів

Документи оформлюються переважно з одного боку аркуша. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу переносять не менше 2-ох рядків текстів. Першу сторінку друкують на бланку, наступні на чистих аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з 2-ї.

На взаємозалежність певних розмірів, частин, пунктів вказує рубрикація тексту, яка базується на використанні арабських цифр або традиційна чи комбінаційна, яка використовує римські з арабськими.

2)Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам: достовірність, точність, повнота інформації, стислість, логічна послідовність, нормативність мовних засобів, стандартизація тексту документа.

Текст може бути оформлений у вигляді власне тексту, анкети або таблиці.

Форми викладу в текстах документів: 1)переважає від 3-ї особи однини 2)від першої особи однини пишуть заяви, автобіографії, службові записки і накази. 3)від першої особи множини викладають текст у спільних розпорядчих документах, протоколах, службових листах.

Стандартизація тексту документа – це вибір певних слів, типових мовних зворотів, установлення правил побудови речень і словосполучень.

Залежно від рівня стандартизації тексту документи поділяють на 2 категорії: 1)документи з текстами низького рівня стандартизації (це документи у яких добір слів, словосполучень, побудова речень, кожного разу залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу ці документи поділяють на розповіді, описи, міркування) 2)документи з текстами високого рівня (це документи які складають за затвердженою формою використовуючи типові й трафаретні тексти; типові – це тексти зразки, на основі яких легко побудувати тексти аналогічного змісту; трафаретні – це тексти, які містять постійну інформацію документів певного виду (бланк)постійну інформацію дослівно відтворюють на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені допуски).

47. Документація з кадрово-контрактних питань. Резюме. Характеристика. Рекомендаційний лист. Автобіографія. Заява, види заяв. Особовий листок з обліку кадрів. Наказ щодо особового складу. Трудовий договір. Трудова угода. Контракт.

Заява – це письмове прохання оформлене за певним зразком яке подають на ім'я офіційної особи до установи чи організації з метою організації прав або захисту інтересів. Заяви бувають зовнішні і внутрішні, прості і складні. Реквізити: адресат, адресант, назва виду документа, текс, дата, підпис.

Особовий листок з відліку кадрів – це обов’язковий документ особової справи працівників установ, організацій в якому фіксується автобіографічні дані, його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі. Реквізити: назва документа; прізвище, ім'я, по-батькові; дата і місце народження; відомості про освіту; відомості про наукові ступені, вчені звання; якими мовами володіє; трудова діяльність; державні нагороди; зарубіжні і міжнародні наукові відзнаки; відомості про родину; паспортні дані; домашня адреса; особистий підпис; дата заповнення. Потрібно наклеїти фотокартку.

Накази щодо особового складу регламентують призначення, звільнення, відрядження, відпустки працівників. Реквізити: назва підприємства; назва виду документа; заголовок до тексту; дата; місце видання; номер документа; текст документа; підпис керівника установи.

Трудовий договір – угода між працівником і власником підприємства, установи за якою працівник зобов'язаний виконувати роботу, визначену цією угодою з підпорядкуванням внутрішньому трудовому порядку, а власник – виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечити умови праці, передбачені законодавством при праці, колективним договором, угодою сторін.

Трудова угода – документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником, коли в організації бракує фахівців з певної галузі. Реквізити: назва виду документа; заголовок; місце укладання; дата; текс з переліком повноважень і зобов'язань сторін; юридичні адреси сторін; підписи; печатка установи.

Контракт – особлива форма трудового договору, правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством й працівником про умови спільної діяльності, обумовлений певним терміном. Реквізити: назва виду документа; дата і місце укладання; текст; юридичні адреси сторін; підписи сторін; печатка.