37.Создание форм (определение формы) с помощью Мастера форм.

Форма - средство отображения данных на экране и управления ими. Ее можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Стандартная форма создаётся системой только при наличии открытого окна базы данных. Средства составления форм доступны независимо от того, находится система в режиме проектирования или в режиме заполнения таблицы. Кроме того, таблица, для которой составляется форма, может быть вообще закрытой.

Чтобы создать стандартную форму:

- В окне базы данных перейдите в раздел Формы и нажмите кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Создание формы.

- Запустите Мастер форм

- В открывшемся диалоговом окне Мастера форм в списке Таблицы/ Запросы выберите нужную таблицу, а в списке Доступные поля - поля для создаваемой формы. С помощью кнопки переноса (>>) перенесите все поля в список Выбранные поля, нажмите кнопку Далее.

- В следующем окне активизируйте опцию Столбец, Ленточная или Табличная (в зависимости от того, форму какого вида Вы хотите получить) и нажмите кнопку Далее.

- Затем в списке стилей оформления форм выберите подходящий стиль (например Стандарт) и нажмите кнопку Далее.

- В следующем диалоговом окне установите опцию Редактирования формы. Таким образом, Вы укажите Мастеру форм, что нужно представить созданную форму в режиме редактирования. Назначьте форме заголовок и нажмите кнопку Готово.

38.Ms. Access. Способы создания запросов. Создание таблицы с помощью конструктора.

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.

В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).

В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table <имя таблицы>?), нажать кнопку Да (Yes).

В окне Сохранить как (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

43. MS Access. Форма и отчет в базе данных. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В форме можно: каждое поле разместить точно в заданном месте, выбрать для него цвет и заливку; перемещать вычисляемые поля; OLE-объекты; намного проще работать с большими текстами поля типа MEMO в текстовом окне с линиями прокрутки. Форма строится на основе access таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах. Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктора, режим формы и режим таблицы. Для перехода из одного режима в другой используются команды меню Вид или кнопка Вид на Панели инструментов. MS Access предоставляет быстрый способ создания формы на основе таблицы с использованием Мастера форм. Он задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы. Результатом диалога Пользователя и Мастера форм является «готовая к работе форма». Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако, результаты печати не будут выглядеть профессионально, т.к. эти инструменты не предназначены для печати. С Помощью отчета можно получить результаты в высококачественном результате. В Access 97 отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм, отчеты не предназначены для вывода в окне, а предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы. При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.

44.*** MS Access. Форма, запрос, конструктор – дать определения. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В форме можно: каждое поле разместить точно в заданном месте, выбрать для него цвет и заливку; перемещать вычисляемые поля; OLE-объекты; намного проще работать с большими текстами поля типа MEMO в текстовом окне с линиями прокрутки. Форма строится на основе access таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах. Запрос – это объект БД допускающий многократное использование. Результат запроса, представленный в табличном виде набор данных, который задается в режиме Конструктора. Запросы могут быть созданы как с помощью мастера, так и самостоятельно. Виды запросов: 1) QBE – запросы (Query By Example – запросы по образцу): запрос на выборку, перекрестный запрос, запрос на создание таблицы, запрос на обновление, на добавление записей и удаление записей; 2) Запросы на языке SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов) – стандартизированная форма составления запросов для обработки реляционных баз данных.

45. MS Access. Форма. Способы создания форм. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В форме можно: каждое поле разместить точно в заданном месте, выбрать для него цвет и заливку; перемещать вычисляемые поля; OLE-объекты; намного проще работать с большими текстами поля типа MEMO в текстовом окне с линиями прокрутки. Форма строится на основе access таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах. MS Access предоставляет быстрый способ создания формы на основе таблицы с использованием Мастера форм. Он задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы. Результатом диалога Пользователя и Мастера форм является «готовая к работе форма». Для создания формы самостоятельно, без помощи Мастера форм: 1) В окне База данных щелкните на вкладке Форма. 2) В открывшемся окне щелкните на кнопке «Создать». Появится окно «Новая форма». 3) Если форма создается на основе таблицы, то выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы. 4) Щелкните на кнопке Конструктор. При открытии окно конструктора “ Форма содержит одну область – область данных. 5) При индикации инструментального окна выберите команду Вид – Панель элементов. Выберите команду Вид – список полей для выбора полей, которые будут включены в форму. Разместите поля в области данных. Поля, добавляемые таким образом, состоят из надписи и поля для ввода данных. Если выделить надпись или само поле, то ко второму элементу автоматически добавляется манипулятор перемещения и можно перемещать их по паре или по отдельности. В случае, когда нет необходимости в выводе надписи поля рядом с самим полем, удалить ее можно следующим образом: выделить объект Надпись нажать кнопку Delete.

46. MS Access. Формы. Конструирование отчета с помощью Мастера форм. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В форме можно: каждое поле разместить точно в заданном месте, выбрать для него цвет и заливку; перемещать вычисляемые поля; OLE-объекты; намного проще работать с большими текстами поля типа MEMO в текстовом окне с линиями прокрутки. Форма строится на основе access таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах. MS Access предоставляет быстрый способ создания формы на основе таблицы с использованием Мастера форм. Он задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы. Результатом диалога Пользователя и Мастера форм является «готовая к работе форма». Для создания отчетов с помощью Мастера отчетов: 1) В окне База данных щелкните на вкладке Форма. 2) В открывшемся окне щелкните на кнопке «Создать». Появится окно «Новая форма». 3) Если форма создается на основе таблицы, то выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы. 4) Щелкните на кнопке Конструктор. При открытии окно конструктора “ Форма содержит одну область – область данных. 5) При индикации инструментального окна выберите команду Вид – Панель элементов. Выберите команду Вид – список полей для выбора полей, которые будут включены в форму. Разместите поля в области данных. Поля, добавляемые таким образом, состоят из надписи и поля для ввода данных. Если выделить надпись или само поле, то ко второму элементу автоматически добавляется манипулятор перемещения и можно перемещать их по паре или по отдельности. В случае, когда нет необходимости в выводе надписи поля рядом с самим полем, удалить ее можно следующим образом: выделить объект Надпись нажать кнопку Delete.

47. MS. Excel 2007. Интерфейс программы. Работа со столбцами, строками и листами.

Интерфейс программы

Для запуска программы на панели задач щелкните кнопку Пуск. Из открывшегося подменю, выберите команду Программы. Из открывшего списка программ, выберите Microsoft Excel.

Программа работает с файлами, которые называются Книгами. Первоначальный документ получает имя Книга1. Книги сохраняются с расширением (типом файла) .xls.

Структура окна

1 - строка формул, показывающая введенное пользователем содержимое ячейки, а также имя ячейка (A1 в начале строки)

2 - стандартная панель, область работы с данными, где расположены необходимые инструменты для работы в Excel: мастер суммирования, сортировка и мастер диаграмм (3)

4 - панель форматирования, область оформления ячеек: объединение ячеек, установка границ, заливка ячеек, цвет текста

5 - область форматирования текста (см. занятие по Microsoft Word)

6 - область установки формата числа.

7 - ячейка таблицы A1

основные элементы Книги: строка формул, ячейка таблицы. Основным рабочим полем в книге является Лист, состоящий из поименованных ячеек как в игре «Морской бой». В вашем распоряжении 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы носят название букв латинского алфавита A, B.. Z, AA, AB, ..AZ, .. Строки пронумерованы. Названия ячеек используются в формулах, данные в Книге получаются связанными друг с другом..

Листов в книге может быть до 256. В нижней части экрана приведен список листов. Работа с листами осуществляется в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши на Лист1. Листы необходимо использовать для разделения информации на смысловые блоки в рамках одной книги. Например, книга посвящена успеваемости учеников школы. Тогда целесообразно каждый лист посвятить отдельному классу. Также необходимо ввести отдельный лист с результатами анализа успеваемости.

Более подробно о работе с листами.

Вставка и удаление листов

Для вставки нового листа в существующую книгу, щелкните левой кнопкой мыши ярлычок листа в книге, перед которым вы хотите вставить новый лист, в меню Вставка, щелкните команду Лист.

Примечание: Обратите внимание, что Excel нумерует новые листы, основываясь на количестве уже существующих листов в книге.

Для удаления листа воспользуйтесь командой Удалить лист, в меню Правка

Переименование листов книги

Для переименования листа в меню Формат, щелкните команду Лист, из подменю выберите команду Переименовать.

Введите новое имя листа.

Перемещение и копирование листов в книге

Для перемещения листа книги достаточно щелкнуть ярлычок листа, который Вы хотите переместить, затем нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее перетащите его в новое место.

Примечание: При перетаскивании ярлычка появляется знак листа, а треугольная стрелка под ним указывает место вставки листа.

Для копирования листов книги, откройте лист книги, который необходимо скопировать, затем в меню Правка, щелкните команду Переместить/копировать. В открывшемся диалоговом окне Переместить или скопировать, из списка Перед листом, выберите тот лист, перед которым необходимо поместить копию.

Щелкните кнопку ОК.

48. MS. Excel. Встроенные функции в Excel, привести Пример категорий и соответствующих этим категориям функций.

Понятие функции

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”. Скобки позволяют Excel определить где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.

Мастер функций

Excel содержит более 400 встроенных функций. Поэтому непосредственного вводить с клавиатуры в формулу названия функций и значения входных параметров не всегда удобно. В Excel есть специальное средство для работы с функциями — Мастер функций. При работе с этим средством вам сначала предлагается выбрать нужную функцию из списка категорий, а затем в окне диалога предлагается ввести входные значения.

Мастер функций вызывается командой Вставка | Функции или нажатием на кнопку Мастер функций. Эта кнопка расположена на панели инструментов Стандартная, а также в строке формул.

Функции баз данных

ДСРЗНАЧ() - DAVERAGE() - Вычисляет среднее значение выбранных записей базы данных.

БСЧЁТ() - DCOUNT() - Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных.

БСЧЁТА() - DCOUNTA() - Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных.

Функции даты и времени

ДАТА() - DATE() - Возвращает заданную дату в числовом формате Microsoft Excel.

ДЕНЬ() - DAY() - Преобразует дату в числовом формате в день месяца.

ЧАС() - HOUR() - Преобразует дату в числовом формате в часы.

МИНУТЫ() - MINUTE() - Преобразует дату в числовом формате в минуты.

МЕСЯЦ() - MONTH() - Преобразует дату в числовом формате в месяцы.

ТДАТА() - NOW() - Выдает текущую дату и время.

СЕКУНДЫ() - SECOND() - Преобразует дату в числовом формате в секунды.

ВРЕМЯ() - TIME() - Выдает заданное время в числовом формате.

Инженерные функции

ДВ.В.ДЕС() - BIN2DEC() - Преобразует двоичное число в десятичное.

ДВ.В.ШЕСТН() - BIN2HEX() - Преобразует двоичное число в шестнадцатеричное.

ПРЕОБР() - CONVERT() - Преобразует число из одной системы мер в другую.

ДЕС.В.ДВ() - DEC2BIN() - Преобразует десятичное число в двоичное.

Финансовые функции

НАКОПДОХОД() - ACCRINT() - Определяет накопленный доход по ценным бумагам с периодической выплатой процентов.

ОБЩДОХОД() - CUMPRINC() - Вычисляет общую выплату по займу между двумя периодами.

СКИДКА() - DISC() - Вычисляет норму скидки для ценных бумаг.

Проверка свойств и значений и Информационные функции

ЯЧЕЙКА() - CELL() - Определяет информацию о формате, местоположении или содержимом ячейки.

ТИП.ОШИБКИ() - ERROR.TYPE() - Определяет номер, соответствующий одному из типов ошибок Microsoft Excel.

ЕПУСТО() - ISBLANK() - Выдает логическое значение ИСТИНА, если аргумент является ссылкой на пустую ячейку.

НД() - NA() - Выдает значение ошибки #Н/Д.

ТИП() - TYPE() - Выдает тип значения.

Логические функции

И() - AND() - Выдает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА.

ЛОЖЬ() - FALSE() - Вставляет логическое значение ЛОЖЬ.

ЕСЛИ() - IF() - Выполняет проверку условия.

НЕ() - NOT() - Меняет на противоположное логическое значение своего аргумента.

ИЛИ() - OR() - Выдает значение ИСТИНА, если хотя бы один аргумент имеет значение ИСТИНА.

ИСТИНА() - TRUE() - Вставляет логическое значение ИСТИНА.

Ссылки и массивы

АДРЕС() - ADRESS() - Выдает ссылку на отдельную ячейку рабочего листа в виде текста.

СТОЛБЕЦ() - COLUMN() - Определяет номер столбца, на который указывает ссылка.

ЧИСЛСТОЛБ() - COLUMNS() - Определяет количество столбцов в массиве или ссылке.

ПРОСМОТР() - LOOKUP() - Ищет значения в векторе или массиве.

СТРОКА() - ROW() - Определяет номер строки, определяемой ссылкой.

Математические и тригонометрические функции

COS() - COS() - Вычисляет косинус числа.

LN() - LN() - Вычисляет натуральный логарифм числа.

LOG() - LOG() - Вычисляет логарифм числа по заданному основанию.

МОБР() - MINVERSE() - Определяет обратную матрицу (матрица хранится в массиве).

МУМНОЖ() - MMULT() - Вычисляет произведение матриц, хранящихся в массивах.

SIN() - SIN() - Вычисляет синус заданного угла.

СУММ() - SUM() - Суммирует аргументы.

СУММЕСЛИ() - SUMIF() - Суммирует ячейки, удовлетворяющие заданному условию.

Статистические функции

СРОТКЛ() - AVEDEV() - Вычисляет среднее абсолютных значений отклонений точек данных от среднего.

СРЗНАЧ() - AVERAGE() - Вычисляет среднее арифметическое аргументов.

Текстовые функции

СИМВОЛ() - CHAR() - Определяет знак по заданному коду.

ПЕЧСИМВ() - CLEAN() - Удаляет все непечатаемые знаки из текста.

КОДСИМВ() - CODE() - Определяет числовой код первого знака в текстовой строке.