33. Ms. Access. Отчеты в ms Access, конструирование отчета. Вычисляемые поля отчета.

Отчет - средство отображения данных при выводе на печать

Вставка вычисляемого поля

Чтобы добавить новое поле в отчёт, подготовьте для него место: переместите нижнюю ограничительную линию области колонтитула группы вниз. Затем активизируйте в панели Toolbox пиктограмму текстового поля ( кнопка с литерами ab) и , выполнив щелчок, вставьте поле в область колонтитула группы ниже поля Sum. Вставленное текстовое поле состоит из двух частей. В левую часть введите название поля - Всего сумма оборота. Правая часть должна содержать формулу. Выполнив двойной щелчок на правой части созданного поля, откройте относящееся к нему окно характеристик и введите следующие значения:

Характеристика Значение

Name Total Sum Turnover

Control Source = Sum ([Цена]*(1- [Скидка(%)])*[Количество

компьютеров])

Format Currency

Decimal Places Auto

В поле Control Source находится формула. Формула всегда начинается со знака (=). Имена полей заключаются в квадратные скобки. Звёздочка (*) символизирует знак умножения. Таким образом, значение в поле Total Sum Turnover вычисляется путём умножения цены модели компьютера с учётом скидки на общее количество проданных компьютеров данной модели. В завершение подведём итоги. Скопируйте поле Total Sum Turnover из области колонтитула группы в область резюме и задайте для него новое название - Grand Total Sum Turnover.

V.V.1. Создание отчета

Нужно щелкнуть на закладке Отчеты в окне базы данных и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне нужно указать на таблицу, которая будет положена в основу отчета, и задайте способ задания отчета. Выполнив щелчок, откройте комбинированный список таблиц и выберите таблицу Компьютеры. Затем воспользуйтесь помощью Мастера отчетов. По окончании работы созданный им отчет можно будет дополнить и улучшить.В диалоговом окне Новый отчет выберите строку Мастер отчетов. На первом шаге определите какие поля должен содержать отчет. Выбор полей следующий:

Таблица	Поле
Компьютеры	Код модели компьютера
Компьютеры	Модель
Компьютеры	Цена
Клиенты	Название фирмы
Клиенты	Скидка(%)
Список заказов	Дата
Список заказов	Количество компьютеров

После того как все выбранные поля окажутся в расположенном справа списке и будут упорядочены указанным образом, щелкните на кнопке Далее.

Преимущество отчетов перед формами в плане представления сводной информации заключается в возможности группирования по кодам моделей компьютеров, благодаря чему при актуализации можно будет сразу же выяснить, сколько экземпляров каждой модели заказано.

В след. окне необходимо сообщить Мастеру отчетов, по каким полям должна быть выполнена группировка. Данные в отчете можно группировать максимум по трем полям. Нажмите на кнопку Далее.

На след. шаге необходимо задать способ сортировки данных. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям (в нашем примере по полям таблицы Компьютеры). Если записи в группе должны быть дополнительно рассортированы и по другим полям, то эти поля (максимум четыре) необходимо указать в окнах способа сортировки. В нашем случае можно произвести сортировку по полю Название фирмы. Выберите его в поле списка первого уровня сортировки.

Для представления итоговых значений о количестве проданных компьютеров определенных моделей, активизируем кнопку Сумма.

Наконец, Мастеру отчетов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчете. В распоряжении пользователя следующие варианты представления данных в отчете:

ступенчатое расположение данных;

размещение данных по блокам;

ступенчатое расположение данных с перекрытием;

выравнивание данных по левому краю.

Перечисленные варианты представления данных задаются путем выбора соответствующей селекторной кнопки в области Макет. Вам подойдет вариант ступенчатый отчет. Чтобы продолжить выполнение установок, нажмите кнопку Далее.

В следующем окне Мастера отчетов можно выбрать один из стилей форматирования отчетов. Нажмите кнопку Далее и присвойте отчету имя.

В поле Какой заголовок вы хотите для своего отчета? Access по умолчанию выводит имя таблицы, на основе которой создается отчет. Вы присвой те отчету имя: Обзор заказов на компьютеры.

Чтобы увидеть оформленный отчет, выполните щелчок на кнопке Предварительный просмотр.

35.36. MS. Access. Создание таблицы с помощью конструктора.

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.

В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).

В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table <имя таблицы>?), нажать кнопку Да (Yes).

В окне Сохранить как (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.