30.Ms Access. Конструирование запроса. Схема связи данных.

Нам предстоит решить следующие задачи:

Создать список, состоящий из названий и адресов астанинских фирм, которые заказали в январе 1998 года компьютер модели MicroExpress MicroFlex-PCI/586 (код модели – 102).

Сформировать запрос, позволяющий получить список фирм- клиентов, расположенных в определенном городе.

Приступим к решению первой задачи:

В окне базы данных выполните щелчок на закладке Запросы или выберите в меню Вид команду Database Objects, а в открывшемся подменю – опцию Запросы.

Щелкните на кнопку Создать, вследствие чего откроется диалоговое окно Создание запроса.

Выберите способ Конструктор и нажмите кнопку Ok.

В результате появится пустое окно создания запроса и диалоговое окно Показать таблицу, предназначенное для создания базовой таблицы запроса.

В базовом окне Показать таблицу, состоящем из трех разделов (Таблицы, Запросы, Таблицы и Запросы). Перейдите в раздел Таблицы, выберите таблицу Клиенты и выполните щелчок на кнопке Добавить.

Так как в запросе нужно использовать еще одну таблицу – Список клиентов, отметьте ее имя и снова выполните щелчок на кнопке Добавить.

Закройте диалоговое окно, выполнив щелчок на кнопке Закрыть.

Окно запроса

Рассмотрим структуру окна запроса.

Окно запроса состоит из двух частей. В верхней части находятся таблицы, представленные в виде списков полей. Каждый список полей имеет заголовок, содержащий имя поля таблицы.

Списки в верхней части окна связаны соединительной линией. Даже если отношение не определено заранее, связь между таблицами все равно будет установлена. На схеме указан характер связи – один ко многим, об этом свидетельствует символ “1” и “”. Родительской таблицей в данном случае является таблица “Клиенты” (т.к. связь с ее стороны обозначена символом “1”).

В нижней части окна находится спецификация запроса. Эта область называется QBE-область проектирования - “пример запроса”. Для создания запроса необходимо перенести имя поля из верхней части окна в QBE – область и (в случае необходимости) изменить его характеристики. Каждая колонка области проектирования содержит информацию о поле в запросе.

Форматирование запроса

Начнем с проектирования запланированного запроса. Этот процесс состоит из следующих этапов:

Выбор полей

В запрос не следует включать все поля обеих таблиц. Нас в данном случае интересуют коды моделей, название фирм, их адреса, а также даты заказов. На экране должны быть отражены именно эти поля.

Задание критериев отбора записей

В запросе устанавливаются критерии, которым должны соответствовать отбираемые записи. В данном примере критериями отбора являются:

а) населенный пункт (Алматы);

б) код модели (102);

в) дата заказа (1.01.98).

Сортировка записей

Пользователь может задавать отображение записей в определенной последовательности, например, в алфавитном порядке.

Включение полей в запрос

Сначала выберите поля, которые необходимо поместить в запрос. Перетащите в строку Поле первой колонки QBE-области проектирования поля Код модели компьютера, Код заказчика и Дата таблицы Список заказов. Остальные поля (Название фирмы, Индекс, Город, Улица) будут взяты из таблицы Клиенты.

С помощью мыши последовательно маркируйте перечисленные поля в списке полей таблицы Клиенты, удерживая зажатой клавишу [Ctrl]. Затем одновременно перетащите все маркированные поля в QBE-область проектирования. В строке Поле второй колонки отпустите кнопку мыши, после чего поля будут перемещены в следующие одна за другой колонки.

Опция Отображение на экране по умолчанию активна для всех полей в QBE-области проектирования. Если при выполнении запроса какое-либо поле должно анализироваться, но в его отображении нет необходимости, следует отключить опцию Отображение на экране. Так в нашем примере нет необходимости в отображении полей Код модели компьютера и Город.

Задание критериев

При выполнении запроса из базы данных должна быть отобрана вся информация об алма-атинских фирмах, заказавших в январе 1998 года компьютеры модели MicroExpress MicroFlex-PCI/586 (код модели – 102). Поэтому критерий отбора должны устанавливаться для полей Код модели компьютера, Город и Дата. Ввод каждого критерия следует завершать нажатием клавиши[Enter].

а) Сначала введите критерий отбора для поля Код модели компьютера – 102.

б) Затем выполните щелчок в строке Условие отбора столбца Город и введите слово

Алматы.

в) Введите критерий для поля Дата. Мы должны учесть только те заказы, которые поступили до 1 февраля 1998 года. Следовательно, критерий будет таким: >1.02.98. Access автоматически вставит перед критерием и после него знак #.

Сортировка

В завершении нужно задать сортировку названий фирм по алфавиту. Для этого в поле Название фирмы выполните щелчок на кнопке открытия списка строки Сортировка и в появившемся списке выберите порядок сортировки По возрастанию. Итак, запрос составлен.

Выполнение запроса

Запрос можно выполнить одним из трех способов:

с помощью пиктограммы табличного представления;

с помощью опции Таблица меню Вид;

с помощью команды Запуск меню Запрос;

с помощью кнопки выполнения запроса в пиктографическом меню (кнопка с восклицательным знаком - “!”)

В результате выполнения запроса на экране отобразятся записи, которые были выбраны в таблицах Клиенты и Список заказов и соответствуют заданным критериям.

Сохранение запроса

Чтобы всякий раз не создавать запрос заново, его следует сохранить. Это касается сложных запросов, содержащих много полей, критериев и вычислений. При этом сохраняется не результат выполнения запроса, а его спецификация. Сохраните запрос под именем, например, MicroExpress MicroFlex – PCI/586-Алматы. Access сохранит запрос в активной форме.

Схема связи данных.

При наличии связи между таблицами Access автоматически выбирает связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах. Чтобы установить связь между таблицами нужно:

В меню Инструменты выбрать команду Схема Данных. В результате появится окно Схема данных. При первом открытии оно будет пустым.

Чтобы добавить таблицы или запросы в этом окне нужно выбрать команду Показать таблицу в меню Схема данных или нажать кнопку Показать таблицу, расположенную в строке пиктограмм.

Далее выбрать нужные таблицы или запросы и нажать кнопку Добавить.

После этого с помощью мыши перенесите поле, которое следует использовать для установки связи из одной таблицы в другую.

Далее можно определить тип отношений между данными и параметры связи.

32. MS Access. Основные объекты БД. Терминология Access. База данных – это один или несколько файлов данных, предназначенных для хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации. В Access базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы объектов: Таблица – набор данных по конкретной теме. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов). В БД MS Access все данные хранятся в виде таблиц. Запрос позволяет выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному условию и нужна для решения определенной задачи. Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной пользователю. Отчет предназначен для печати любого набора данных, оформленного соответствующим образом. Макрос автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования. Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. Таблицы, Запросы, Макросы, формы, отчеты, макросы и модули – это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.