19.Ms Word. Слияние документов.

Word представляет возможность формирования нового документа из двух документов – источника данных и шаблона. Эту возможность применяют в том случае, когда необходимо тиражировать документы, отличающиеся только несколькими словами. На практике такими документами могут быть: КОНТРАКТЫ, ПИСЬМА, ФАКСЫ, ПРИГЛАСИТЕЛЬНЫЕ БИЛЕТЫ, КОНВЕРТЫ, т.д., которые при заполнении отличаются только ФИО, адресом, номером удостоверения и т.п. шаблон составляется таким образом, чтобы в место имен полей подставлялись соответствующие данные из источника. Источник – это файл, содержащий таблицу. В первой строке таблицы размещены имена полей, а в последующих строках записи. Создание источника и шаблона называют СЛИЯНИЕМ.

Для наглядности составим ПРИГЛАСИТЕЛЬНЫЕ БИЛЕТЫ, которые отличаются только Ф.И.О., адресом, обращением.

ЭТАПЫ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ:

Сервис ⇒ Письма и рассылки ⇒ Слияние …⇒ Выбираете основной документ (Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейки, Каталог). Нажмите на кнопку Далее.

Выбор документа ⇒ Текущий документ

Напечатайте текст пригласительного билета. Нажмите на кнопку Далее. Выбор получателя.

Выбор получателей ⇒ Создание списка ⇒ Создать

Новый список адресов ⇒ Настройка… В окне Настройка списка адресов можно добавить новые поля, изменить порядок, удалить ненужные поля. Для нашего приглашения нужны поля: Имя, Фамилия, Пол, Индекс, Город, Адрес, Телефон.

В окне Новый список адресатов Введите данные о гостях и нажмите кнопку Создать запись. Создайте список из 5 человек. Закрыть.

Нажмите на кнопку Далее. Создание письма.

Вставка имен полей в основной документ. Установите курсор в левом углу приглашения после слов Пригласительный билет. Чтобы добавить сведения о получателях в письмо, выделите место в документе, а затем щелкните одну из следующих ссылок: Блок адреса…, Строка приветствия…, Почтовая марка…, Другие элементы… Вы выбираете Другие элементы. Откроется окно Добавление поля слияния. Выделить нужное поле и щелкнуть по нему. Вставить, Закрыть. Поставьте знаки препинания или пробелы между полями. Операцию повторить для всех полей.

Вставка поля приветствия. Установите курсор в том месте, где изменяется обращение (например, Уважаемый – ая). Затем в окне Создания письма выберите опцию Строка приветствия…⇒ Откроется окно Формат строки приветствия.

Можете выбрать приемлемый для вас формат приветствия. Нажмите ОК.

Нажмите на Далее Просмотр писем. Увидите одно письмо. Для просмотра другого письма нажмите одну из следующих кнопок .

Нажмите на Далее Завершение слияния

На следующем шаге можно Изменить часть письма или Напечатать.

21. MS Access. База данных и основные объекты БД. Характеристики.

База данных (БД) - в Access это файл, который служит для хранения данных, объектов и настроек СУБД. Обычно БД создается для одной прикладной задачи.

Таблица - основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Создание базы данных выполняется в несколько этапов:

Определить структуру базы данных и типа каждого поля.2Ввод данных.3Поиск информации в базе данных на основе критериев поиска.4.Оформление полученных записей.

При работе с Access основным объектом является таблица, поскольку формы, запросы и отчеты и т.п. создаются на ее основе. В таблицу заносятся данные на конкретную тему, например, о клиентах фирмы или о реализации товаров. Каждая запись такой таблицы содержит информацию об определенном клиенте, товаре или услуге. Информация может быть неоднородной, поэтому запись состоит из полей разных типов.

База данных Access может состоять из нескольких таблиц, каждая из которых посвящена отдельной теме. В нашей базе будут пять таблиц: Клиенты, Заказы, Компьютеры, Мониторы и Принтеры.