16. Тақырып: Менеджмет жүйесіндегі бақылау

1. Бақылау қажеттілігі, маңызы.

2. Бақылау процесі тиімділігіне әсер ететін факторлар.

1.Бақылау дегеніміз - ұйым мақсатына жетуді қамтамасыз ететін процес. Ол мәселерді анықтап, оны шешу жолдарнын іздестіру үшін қажет.

Сонымен бірге, бақылау жақсы істелініп жүрген қызметті ынталандыру үшін де қажет болып саналады.

Бақылау процесінің құрамы мына төмендегілерден тұрады:

- стандартты белгілеу

- нақты қол жеткен гәтижелерді өлшеу

- алынған нәтиже белгіленген стандарттанауытқыған болса өзгертулер енгізу.

Бақылау функциясы - бұл мәселерді анықтауға мүмкіндік беретін және де ұйым қызметін осы мәселелерге сай жинақтап, реттейтін басқару сипаттамасы. Ұйым мақсатына жетуге зиян тигізбестен бұрын, оның қателіктерін дер кезінде анықтап, сол мезетте жөндей білу қабілеттілігіне ие болу бақылауды жүзеге асыру қажеттілігінің бірден бір маңызды себебі болып табылады.

Бақылау кең көлемде жүруі - оның ең маңызды ерекшеліктерінің бірі болып саналады. Әр басшы дәрежесіне қарамастан, бақылауды қызмет міндеттемелерінің ажырамас бір бөлігі ретінде қарастыруы тиіс.

Бақылаудың негізгі үш түрі бар;

1. Алдын ала бақылау - жұмыстың нақты басталуынан бұрын жүргізіледі. Алдын ала бақылауды жүргізу құралы ретінде – белгіленген ережелерді, іс-әрекеттер тізбегін қолдау қарастырылады.

Ережелер мен іс-әрекеттер тізбегі жоспардың орындалуын қамтамасыз ету үшін жасалыныды. Ал оның қатаң түрде сақталынуы жұмыстың көрсетіліп берілген бағытта өсіп өркендеп келе жатқанын көрсетеді.

2. Ағымдағы бақылау - жұмыс процесі жүріп жатқан кезде жүргізіледі.

Бұл бақылаудың нысаны ретінде - бағынушы қызметкер қарастырылады.

Бағынушылардың жұмысын тексеріп отыру, жұмысты одан әрі тереңірек зерттеп - жетілдіру үшін пайда болып отыртын мәселер мен ұсыныстарға талдау жасау арқылы белгіленген жоспарлар мен ережелерден ауытқу мүмкіндігін толығымен жоюға болады.

Ағымдағы бақылау көздеген мақсатқа жету үшін бағытталған жұмыстарды орындалғаннан кейінгі қолда бар нақты нәтижелерге негізделеді.

Басқару ақпаратына ағымдағы бақылауда жүзеге асыру үшін міндетті түрде кері байланыс қажет

Кері байланыс дегеніміз - алынған нәтижелер жөніндегі мәліметтерге кері байланысқа қарапайым мысал ретінде басқарушының бағынушыларға ескерту жасауын келтіруге болады. Кері байланыс жүйесі басшыларға ойластырылмаған мәселелерді іздестіруге мүмкіндік береді

3. Қорытынды бақылау - өте кеш қолданылғандықтын, пайда болған мәселерді дер кезінде шешу үшін оның негізгі екі қызметін атап көрсетуге болады

Қорытды бақылау жоспарлау процесін жүзеге асыру үшін, ұйым басшылығын қажетті мәліметтермен қамтамасыз етеді. Нақты алынған нәтижелерді салыстыра отырып, нәтижемен алнуға тиіс, басшылар құрастырылған жоспарлардың қаншалықты іске асатынына баға беру мүмкіндігіне ие болады.

Бұл іс пайда болған мәселелер жөніндегі мәліметтермен қамтамассыз етуді және осы мәселелерді болдырмау әрекеттерін жасау арқылы жаңа жоспарлар құруға мүмкіндік береді. Осылардың бәрі қортынды бақылаудың бірінші қызметін сипаттайды.

Ал оның екінші қызметі мотивацияға мүмкін жағдайлар жасау болып табылады

Ал, ол екінші қызметін мотевацияға мүмкін жағдай жасау болып табылады.

2. Бақылау тиімді болу үшін төменде көрсетілген бірнеше маңызды көрсеткіштермен сипатталынуы тиіс:

- адамдар тәртібі.

- бақылаудың стратегиялық бағытталуы.

• нәтижелерге бейімделуі.

• қызметке сәйкес келуі.

• бақылаудың дер кезінде жүргізілуі.

• бақылау икемділігі.

• қарапайымдылығы.

• Үнемділігі

Бақылаудың тиімділігінеәсер ететін бірінші фактор ретінде адамдардың тәртібі қарастырылады. Тиімді бақылау жүргізуге төмендегідей ұсыныстар жасалынып шығарылған:

- қызметкерлер қабылдайтын, мағынасы бар стандарттар жасау

- екі жақты қатынас орнату

- шамадан тыс бақылаудан аулақ болу

- өте қатаң, бірақ мүмкін болатын стандарттар белгілеу

- көрсетілген стандартқа жеткені үшін марапаттау

Екінші фактор. Бақылау тиімді болу үшін стратегиялық сипатта болуы керек, яғни ұйымның алғашқы алғы шарттарын бейнелеп, оларды қолдану

Үшінші фактор. Бақылаудың түпкілікті мақсаты – мәліметтерді жинап, мәселелерді айқындап, стандарт белгілеу емес, ұйым алдындағы мәліметтерді шешу болып табылады. Өлшеу іс-әрекеттері мен олардың нәтижелері жөніндегі хабарландырулар тек қана мақсатқа жетудің құралы ретінде қарастырады.

Төртінші фактор. Егер бақылау басқарудың басқа түрлерімен қарым-қатнаста болса тиімді болады.

Бесінші фактор. Бақылаудың дер кезінде өткізілуі өте жоғары жылдамдығымен, жүргізілу жиілігімен сипатталынбайды. Ол бақыланып отырылғанобьектіде жүргізілген өлшеу жұмыстары мен оны бағалаудың арасындағы уақыт аралығымен көрсетіледі.

Алтыншы фактор. Бақылау, жоспарларға ұқсасболып жатқан өзгерістерге тез арада бейімделуі тиіс.

Жетінші фактор. Ең тиімді бақылау дегеніміз – бұл осы бақылауға арналған мақсаттар тұрғысынан алып қарағандағы өте қарапайым бақылау. Бақылаудың қарапайым әдістері аз көлемдегі күш – жігерді талап етедіжәне де тиімді болып келеді.

Сегізінші фактор. Бақылау жүйесімен бірге әрекет жасап, оны жүзеге асырушы адамдардың қажеттіліктері мен мүмкіншіліктеріне сәйкес болған жағдайда бақылау тиімді болад