7.6. Головні форми проектування структур управління

Результат організаційних зусиль фірми може бути відображений на організаційній схемі - простому накресленні ліній і боксів, що показують, як фірма організована. Бокси становлять види діяльності фірми і людей, що їх виконують. Лінії вказують на зв´язок між ними. Число горизонтальних рядів боксів вказує на те, скільки рівнів управління має організація.

Організаційна схема є ніби планом того, для чого призначені формальні зв´язки у визначеному періоді часу (рис. 7.1). Однак, організація динамічна і діє щодня. Тому можуть бути деякі відхилення від того, що було передбачено в схемі.

А

Б

Б

Б

Б

В

В

В

В

В

Г

Г

Г

Г

Г

Г

Рис. 7.1. Зразок організаційної схеми

Організаційна схема відбиває заплановані, формальні зв´язки, необхідні для роботи організації.

Формальна організація - це попередньо спланована структура повноважень, функцій, що встановлюються на основі сформованої взаємодії між компонентами організації. Вона орієнтована на досягнення прийнятих рівнів виробництва і загальних цілей організації. Формальна структура визначає всю систему відносин, набір функцій, що дозволяють здійснювати цілеспрямовану діяльність.

Формальна організація характеризується визначеним ступенем стандартизації певних функцій в організації. Існують їх вичерпні описи, безліч організаційних правил, чітко визначені процедури, що охоплюють трудовий процес в організації, де ступінь формалізації високий. Чим вище стандартизація, тим менше нововведень кожен працівник повинен вносити в кінцевий результат праці. Стандартизація не тільки сприяє альтернативній поведінці працівників, але навіть усуває для них всяку необхідність розглядати які-небудь альтернативи. Ступінь формалізації відрізняється від організації до організації.

Багато видів взаємодій між працівниками не вписуються в схему формальної організації. Існує мережа неформальних організацій, у межах яких взаємини не носять заздалегідь спроектованого і директивно встановленого характеру, а вони виникають з дії різних факторів - таких, як загальний інтерес групи працівників, об´єктивна необхідність співробітничати, особиста безпека тощо.

Виконання роботи найчастіше вимагає незапланованих, нестандартних дій і рішень і покладається на неформальні зв´язки серед членів організації. Ці незаплановані зв´язки і види діяльності серед людей в організації, що прискорюють її роботу, називаються неформальною організацією.

Неформальна організація може утворитися спонтанно, чи вона може стати результатом мудрої політики й обережного маневрування серед деяких членів організації. Організаційна схема - це статичний малюнок, що складається з вертикальних і горизонтальних ліній. Неформальна організація динамічна, і всі можливі зв´язки всередині неї дуже важко відобразити. У неформальній організації немає менеджерів, але в ній є лідери. Вона не має ієрархії влади, зв´язки в ній - громадські. В ній немає формальних правил, вона керується вільно, за допомогою суспільних норм.

Комунікаційна система неформальної організації називається "виноградним гроном". Це вдале порівняння, тому що канали неформальних зв´язків прокладають свій шлях нагору, вниз і через формальну структуру організації.

Організації створюють структури, щоб забезпечувати координацію і контроль діяльності своїх підрозділів і працівників. Структури організацій відрізняються одна від одної складністю (тобто ступенем поділу діяльності на різні функції), формалізацією, (тобто ступенем використання заздалегідь установлених правил і процедур), співвідношенням централізації і децентралізації (тобто рівнями, на яких приймаються управлінські рішення).

Структурні взаємозв´язки в організаціях знаходяться в центрі уваги багатьох дослідників і керівників. Для ефективного досягнення мети необхідно розуміння структури робіт, підрозділів і функціональних одиниць. Організація роботи і людей мають чималий вплив на поведінку працівників. Структурні та поведінкові взаємозв´язки, у свою чергу, допомагають установити цілі організації, орієнтовані на їхнє досягнення. От чому необхідно ознайомитися з структурним підходом, що застосовується в різних організаціях для забезпечення основних елементів діяльності і взаємозв´язків між ними. Структурний підхід припускає використання поділу праці, охоплення контролем, децентралізації і департаменталізації.

Структура організації - це ті фіксовані взаємозв´язки, що існують між підрозділами і працівниками організації. її можна розуміти як встановлену схему взаємодії і координації технологічних і людських елементів.

Схема будь-якої організації показує склад відділів, секторів та інших лінійних і функціональних одиниць. Однак варто мати на увазі, що такий фактор, як людська поведінка, що впливає на порядок взаємодії і на зусилля за узгодженням дій, не може бути зображена на схемі. Саме людська поведінка визначає ефективність функціонування структури в більшій мірі, ніж формальний розподіл функцій між підрозділами.

От чому організаційну структуру будь-якої комерційної фірми, лікарні, банку, урядового закладу варто розглядати з різних позицій і з урахуванням різних критеріїв. На її дієвість і ефективність впливають:

1)дійсні взаємозв´язки, що виникають між людьми в процесі роботи. Це відбивається в схемах організаційних структур і в посадових обов´язках;

2)діюча політика, посібники і методи, що впливають на людську поведінку;

3)повноваження і функції працівників організації на різних рівнях управління (нижчому, середньому, вищому).

За вмілого сполучення зазначених трьох факторів в організації може бути створена така раціональна структура, за якої існує реальна і сприятлива можливість досягнення високого рівня ефективного виробництва.

Так як на організації впливає багато чинників, то вони можуть приймати різні форми своїх проектів.

Функційна (U-) форма

Функційна форма - це проектування, що ґрунтується на функ-ційному підході до структуризації. Цей проект названий U-формою (U - unitary, унітарний). В організації, що має структуру типу U-форми, працівники та організаційні одиниці об´єднані у великі функційні відділи, такі як відділ маркетингу, виробничий відділ. Для ефективної діяльності організації у цьому випадку потрібна горизонтальна координація, тобто за відділами, що є на одному рівні. За цю інтеграцію та координацію найчастіше відповідає виконавчий директор і менеджери вищого рівня.

 

Рис. 7.2. Функційна (U) форма для малої виробничої компанії

На рис. 7.2 показано U-форму стосовно корпоративного рівня малої виробничої компанії. За такого проектування жодна із функційних сфер не може існувати без інших. Маркетинг, наприклад, бере продукцію з виробництва для продажу, а кошти - з фінансового відділу, щоб заплатити за рекламу.

Однак цей підхід має як суттєві переваги, так і недоліки функційної структури. Наприклад, він дає змогу організації укомплектовувати всі ключові посади функційними спеціалістами і полегшує координацію та інтеграцію. З іншого боку, веде до посилення централізації. Проект із функційною формою найчастіше використовують у малих організаціях, оскільки виконавчий директор має змогу особисто контролювати та координувати діяльність цілої фірми. У міру зростання організації такий контроль проводити щораз важче.

 

Рис. 7.3. Конгломератна Н-форма на Pearson PLC

Іншою загальною формою проектування організації є конгломератна, або Н-форма. Форму конгломерату використовують організації, які утворилися внаслідок об´єднання різних, не пов´язаних між собою, підприємств. Отже, проект Н-форми, по суті, є холдинговою компанією, яка діє за непов´язаної диверсифікації (Н - holding). Цей підхід ґрунтується на продуктовій формі структури, тобто головний менеджер незалежно управляє кожним підприємством або групою підприємств і відповідає за прибутки або збитки фірми. Н-форму проектування організації використовує британська фірма Pearson PLC. Як показано на рисунку 7.3, Pearson займається шістьма видами бізнесу. Хоча її періодичні видання і видавництва пов´язані одне з одним, решта підприємств - ні. Є й інші фірми, що використовують Н-форму: General Electric (двигуни літаків, електроприлади, радіотрансляції, фінансові послуги, освітлювальні прилади, пластикові вироби та інші непов´язані вироби) і Тоnnесо (трубопроводи, автозапчастини, кораблебудування, фінансові послуги та інші не пов´язані між собою вироби).

В організації з Н-формою персонал корпорації, зазвичай, прогнозує діяльність кожного з підприємств; організація також розподіляє загальні ресурси по компаніях, ухвалює рішення стосовно купівлі та продажу підприємств. Головний недолік організації з проектуванням типу Н-форми - це складність, що має місце лише у холдингу різних непов´язаних виробництв, оскільки менеджерам важко поєднувати та інтегрувати різні види діяльності внаслідок великої кількості диверсифікованих операцій. Дослідження свідчать, що багато організацій, які використовують цей підхід, досягли тільки середнього або нижчого за середній фінансового рівня. Отже, хоча деякі фірми все ще застосовують Н-форми, однак більшість уже відмовилася від них, замінивши іншим підходом.