Планирование.
На стадии планирования мы продумали маркетинг для детских праздников.
1. Перед тем, как начать активно рекламировать свои услуги, мы воспользуемся бесплатной палочкой-выручалочкой для любого бизнеса – сарафанным радио. Мы попробуем организовать несколько праздников для детей наших друзей и знакомых за небольшую плату. Это даст нам хорошую возможность сделать как можно больше фото и видео с работой аниматоров, счастливыми лицами детей и довольных родителей для нашего портфолио.
На следующем этапе мы займемся созданием нашего собственного сайта, так как без него не может обойтись ни одно агентство праздников. На сайте рассказ о наших услугах будет подкреплен веселыми фото и видео с нашей работой. Помимо этого там обязательно будет информация о том, как с нами связаться, о ценах на услуги и о гарантиях (мы – официальная фирма, копия лицензии и т.д.). Дети – самое дорогое, что у нас есть, и клиент, посетив наш сайт, должен проникнуться к нам доверием!
Кроме этого, мы планируем разместить объявления в местных печатных изданиях, а также развесить красивые яркие плакаты около детских садов, яслей и школ.
Также, после проведения праздника, заказчику (как правило, это родители ребенка) будет предлагаться заполнить анкету, с помощью которой он сможет оценить работу аниматоров и оставить замечания, если таковые имеются. Мы ценим мнение наших клиентов, и примем во внимание все замечания и предложения по нашей работе.
Помимо привлечения новых клиентов, нужно еще и не забывать о старых, поэтому все наши клиенты будут обязательно заноситься в базу. А незадолго до наступления праздников (таких, как новый год или день рождения ребенка) им будет приходить смс от нашего агентства с поздравлением и напоминанием, что они могут поздравить своих детей, заказав праздник у нас.
На стадии планирования проекта мы примерно оценили стоимость нашего проекта:
Примерная оценка стоимости проекта (в год).
Открытие ИП: 800р.
Налог: 17000р.
Аренд а офиса: 8000р./мес x 12 мес = 96000р.
Костюмы: 60000р.
Оборудование (фото-видео камера, звук): 50000р.
Материалы (аквагрим, шарики, грим): 10000р.
Транспортные расходы: 12000р.
Реклама: 24000р.
Итого: 269800р.
3.Также мы определили учебно-практическую модель. ( Учебно-практическая модель, претендующая на рабочую, см. Приложение 2).
С
0
труктурная декомпозиция проекта.
1
2
3
4
5
1.1
3.1
2.1
4.1
5.1
1.2
2.2
4.2
3.2
5.2
1.4
1.3
2.3
4.3
3.3
5.3
1.5
2.4
3.4
3.5
4.5
4.4
5.5
5.4
Расшифровка:
Детские праздники
Инициация
– Первичная оценка модели
– Маркетинговые исследования
– Анализ инвестиционной привлекательности
– Разработка устава проекта
– Приказ о запуске проекта
- Управление проектом
2.1 – Разработка плана проекта
2.2 – Определение организационной структуры проекта
2.3 – Формирование команды проекта
2.4 – Формирование системы контроля проекта
3 – Закупка и поставка оборудования и материалов
3.1 – выбор поставщика световой, музыкальной и фото, видеотехники 3.2 – ее закупка и транспортировка 3.3 – выбор ателье для пошива костюмов 3.4 – заказ на пошив и транспортировка 3.5 – выбор поставщика расходных материалов (шарики, Аквагрим, детские подарочные наборы)
4 - Разработка концепции проекта
4.1- разработка программ «детские праздники»
4.2 - Визуальное и звуковое сопровождение праздника
4.3 - Подбор индивидуальных подарков для детей
4.4- разработка всевозможных акций для привлечения клиентов
4.5 - реклама
5. завершение проекта 5.1- Контрольная проверка проекта
5.2 - закрытие договоров и контрактов
5.3 - контрольный прогон программ
5.4 - контрольная проверка техники, костюмов и реквизита
5.5 - Анализ результатов
Рассмотрели системную модель.
4. Системная модель .
F1=y(Z8;K3;T2)
Инициация осуществляется менеджером проекта через соответствующие организации в течение года.
F2=y(Z9; K1; S1)
Планирование проекта осуществляется функциональным менеджером проекта, который разрабатывает проекты и их предметную область.
F3=y(Z8; K2; C2; T2; S10)
Организация и контроль осуществляются менеджером проекта, который разрабатывает программы , позволяющие контролировать проектные работы на текущий год, определяет характер выполнения задач.
F4=y(Z6; K2; T4)
Анализ и регулирование осуществляются через исполнителей проекта в течение месяца
F5=y(Z9; C2; K2)
Разработка программ осуществляется функциональным менеджером проекта путем создания индивидуальных сценариев для праздников
F6=y(Z5; C3; S10)
Проведение праздника осуществляется исполнителями проекта через реализацию разработанных сценариев.
F7=y(Z5 C3 S10)
проведение праздника осуществляется аниматорами через реализацию разработанного сценария
F8=y(Z5 K2 S4)
управление техникой осуществляется IT-менеджером через оборудование для звукового сопровождения
F9=y (Z9 F2 S8)
Планирование закупками осуществляется функциональным менеджером проекта путём заключения контрактов с поставщиками.
F10=y (Z9 F4 T2)
Анализ и регулирование по временным параметрам осуществляется функциональным менеджером проекта на год.
5. Возможные риски в проекте. (см Приложение 3)
a). Риски остановки (задержки) производства:
a.1 Технические (отказы оборудования фото-видео съёмки или музыкального сопровождения)
a.2 Экономические (рост издержек, инфляция)
a.3 Рыночные (рост конкуренции, сфера развлечений стремительно развивается)
b). По тяжести проявления можно подразделить на риски, вызывающие:
b.1 Упущенную выгоду:
Потери ( всевозможные отказы от праздника)
Банкротства (чрезмерные отказы от праздника, превышение расходов над доходами приведёт к банкротству)
b.2 По характеру вызывающих риски причин:
Риски случайных событий (Например, клиент может потребовать вернуть свои деньги или отменить праздник, в то время как некоторая сумма уже потрачена командой на его осуществление)
Риски злоумышленных действий (Например, работники берут деньги из кассы)
6 . Планирование закупок
В общем смысле, закупки относятся к аспектам управления проектом, связанным с приобретением товаров и услуг за пределами компании. Это понятие, в частности, касается различных внешних продавцов и поставщиков, но не распространяется на другие организации и подразделения внутри вашей компании. (Для целей данного обсуждения закупка и приобретение – равнозначные термины). Закупки - это область, в которой менеджеры проектов должны иметь определенную компетенцию, и в которой им, скорее всего, придется участвовать. Вместе с тем, во многих, а возможно и в большинстве компаний, закупки – это область, которой менеджеры проекта не владеют. Обычно, менеджер проекта не имеет полномочий заключать договоры от имени компании, также ему не поручают администрировать контракты после их заключения. Как правило, за все эти процессы отвечает Отдел закупок или другое аналогичное подразделение компании.
Процесс закупки должен включать:
Разработка требований (технических, временных, по качеству, ограничений и т.п.)
Утверждение запроса
Определение полномочий на закупку
Конкурс / рассмотрение предложений
Ответственность за управление контрактом
Требования по закрытию контракта
Диаграмма процесса закупки
Планирование закупок для детского праздника осуществляется менеджером по закупкам.
Обязанности менеджера по закупкам в разных компаниях могут сильно варьироваться. Так как организация детских праздников - это весьма специфическая сфера профессиональной деятельности, следует выделить индивидуальные обязанности менеджера по закупкам в агентстве:
планирование запаса материалов (Аквагрим, грим для аниматоров, шарики и т.д.) и оборудования для праздника;
выбор поставщиков (лучших цен и условий), размещение заказов;
контроль платежей;
контроль сроков поставки материалов и оборудования;
решение претензионных вопросов с поставщиками (оплата недоставки и т. п.);
контроль качества материалов и оборудования.