Вопрос 6 Отражение в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами и особенности налогообложения

Для учета расчетов с подотчетными лицами предусмотрен аналитический субсчет 372 "Расчеты с подотчетными лицами", который ведется отдельно по каждому подотчетному лицу. Выдача аванса под отчет осуществляется по дебету субсчета 372:

-        через кассу предприятия (кредит субсчета 301 "Касса в национальной валюте" или 302 "Касса в иностранной валюте");

-        или путем предоставления корпоративной карточки, на которую зачисляются оборотные денежные средства (кредит субсчета 313 "Прочие счета в банке в национальной валюте" или 314 "Прочие счета в банке в иностранной валюте").

На налоговый учет выдача денежных средств под отчет не влияет.

В налоговом учете отражается только непосредственно операция, осуществленная подотчетным лицом по заданию руководителя в рамках хозяйственной деятельности предприятия и подтвержденная соответствующими документами.

При этом в учете такая операция проводится по дате авансового отчета и классифицируется с учетом ее направленности.

Например, подотчетное лицо (заместитель директора) приказом руководителя было командировано в другой город для подписания договора. Понесенные в командировке расходы на основании утвержденного авансового отчета:

-        в бухгалтерском учете списываются на расходы в зависимости от функций подразделения, в котором работает командируемый работник (в данном случае на счет 92 "Административные расходы", так как директор является работником административного аппарата);

-        в налоговом учете командировочные расходы отражаются на основании п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НКУ.

Если подотчетным лицом приобретаются товары (сырье или материалы), то на основании первичных документов и по дате авансового отчета:

-        в бухгалтерском учете такие товары (сырье или материалы) приходуются на соответствующий счет (счет 20 или 28);

-        в налоговом учете их стоимость включается в состав расходов в соответствии с требованиями п. 138.6 ст. 138 НКУ, а сумма НДС включается в налоговый кредит на основании должным образом оформленной налоговой накладной (ст. 198 НКУ).

Счет 372 - активно-пассивный . Этот счет может иметь как Дт так и Кт сальдо.

Дебетовое сальдо по этому счету будет показывать сумму дебиторской задолженности подотчетных лиц перед предприятием, т.е. когда денежные авансы были выданы в подотчет и работники за них еще не отчитались ,или такое сальдо может быть , когда работник отчитался, но у него остался остаток не возвращенный в кассу. При составлении отчета такое Дт сальдо необходимо показать в отчетной форме 1 “ Баланс” по стр. 210 “ Другая текущая Дт задолженность”

Кредитовое сальдо по этому счету будет отражать сумму кредиторской задолженности предприятия перед подотчетным лицом . В том случае, когда несвоевременно будет выплачен перерасход по предоставленному Отчету или когда работник съездит в командировку за свой счет, сдав при этом авансовый отчет , но деньги еще не получил. Такое сальдо отражается в Балансе в Пассиве по стр.610 “ Другие текущие обязательства”

На сумму выданных денежных авансов в подотчет в бухгалтерии на основании расходных кассовых ордеров делаются проводки:

1. Выдача из кассы ДС в национальной валюте:

Дт 372 Кт 301

2. Выдача из кассы ДС в иностранной валюте.

Дт 372 Кт 302

При списании израсходованных подотчетных сумм на основании предоставленных Отчетов в специальных графах Отчета могут быть выполнены следующие проводки:

1. При списании расходов по командировке работников основного производства:

Дт 23 Кт 372

2. При списании расходов по командировке работников аппарата управления цехов, участков:

Дт 91 Кт 372

3. При списании расходов по командировке работников заводоуправления и административного персонала всех других предприятий не имеющих цехового деления

Дт 92 Кт 372

4. При списании расходов по командировке работников сбыта, отдела снабжения, отдела маркетинга:

Дт 93 Кт 372

При списании расходов по командировкам в счетах гостиниц, в проездных билетах может быть налог на добавленную стоимость . На сумму НДС делается отдельная проводка:

Дт 6412 Кт 372

Называется в налоговом учете - налоговый кредит, на эту сумму предприятие имеет право уменьшить налоговые обязательства перед бюджетом по НДС( налогу на добавленную стоимость).

Примеры отражения в учете расчетов с подотчетными лицами

Пример 1. 5 сентября 2012 года работнику предприятия был выдан аванс в сумме 3 000 грн. на приобретение материалов. На следующий день (6 сентября) этот работник как подотчетное лицо предоставил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, документы, подтверждающие приобретение материалов на сумму 2 400 грн. (в т. ч. НДС 20 % - 400 грн.), и налоговую накладную, а также внес в кассу предприятия неиспользованную сумму денежных средств (600 грн.).

Учет расчетов с подотчетными лицами
№ п/п	Дата	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
			Дебет	Кредит	Сумма	Доход	Расход
1	05.09.2012	Выдан под отчет аванс на покупку материалов	372	301	3 000	–	–
2	06.09.2012	Оприходованы материалы на склад на основании авансового отчета и подтверждающих документов	20	372	2 000	–	–
3	06.09.2012	Отражена сумма налогового кредита по НДС на основании налоговой накладной	641	372	400	–	–
4	06.09.2012	Неиспользованная сумма возвращена подотчетным лицом в кассу	301	372	600	–	–

Пример 2. 26 сентября 2012 года работнику предприятия был выдан аванс в сумме 3 000 грн. на приобретение материалов. Работник приобрел материалы на сумму 2 400 грн. (в т. ч. НДС 20 % - 400 грн.), однако авансовый отчет с подтверждающими документами предоставил в бухгалтерию только 3 октября 2012 года. В этот же день была возвращена в кассу неиспользованная сумма денежных средств (600 грн.).

Учет расчетов с подотчетными лицами
№ п/п	Дата	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
			Дебет	Кредит	Сумма	Доход	Расход
1	26.09.2012	Выдан под отчет аванс на покупку материалов	372	301	3 000	–	–
2	03.10.2012	Оприходованы материалы на склад на основании авансового отчета и подтверждающих документов	20	372	2 000	–	–
3	03.10.2012	Отражена сумма налогового кредита по НДС на основании налоговой накладной	641	372	400	–	–
4	03.10.2012	Неиспользованная сумма возвращена подотчетным лицом в кассу*	301	372	600	–	–
* В данном случае работник нарушил срок, предусмотренный п. 2.11 Положения № 637 для использования выданных под отчет сумм на покупку ТМЦ для хозяйственных нужд предприятия. В связи с этим на предприятие как на работодателя будет наложен штраф в размере 25 % от выданной суммы в соответствии с Указом № 436. При этом налог на доход работника начислен не будет, так как им соблюден пятидневный срок, предусмотренный п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ.

.