Вопрос 5 Порядок составления, проверки, обработки отчетов об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет

Работник отчитывается перед бухгалтерией о расходе полученного аванса в подотчет по авансовому отчету, к которому должны быть приложены все необходимые первичные документы, подтверждающие расход денег

На лицевой стороне отчета указывается: ФИО работника, дата и номер отчета, на какие цели были получены денежные средства сумма полученного аванса в подотчет, израсходованная сумм, остаток или перерасход аванса.

На обратной стороне авансового отчета должно быть подробно указано: кому, за что, по какому документу было оплачено. Определяется итоговая сумма, и ставиться подпись подотчетного лица.

Вновь утвержденная форма имеет новый раздел " Расчет штрафа и суммы удержанного налога за несвоевременное возвращение израсходованных средств на командировку или под отчет". В этом разделе производится начисление штрафа ( в размере 15%) и налога с доходов физических лиц ( по ставке 15-17%), предусмотренных в качестве штрафных санкций, применяемых к физическим лицам при невозврате или несвоевременном возврате излишне израсходованных средств, которые были выданы на командировку или под отчет.

В случае направ­ления в командировку такими средствами являют­ся суммы полученных денежных средств, превы­шающие расходы на командировку, рассчитанные в соответствии с п. 167.1 ст. 167 НКУ.

Установлены предельные сроки представления отче­та. Его необходимо подать до истечения пятого банковского дня, следующего за днем, в ко­тором налогоплательщик завершил командировку.

Следует помнить:

1) если подотчетное лицо возвращает сумму излишне израсходованных средств позже предельного срока (пятого банковского дня со дня окончания командировки или осуществления гражданско-правового действия), но не позже отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока, то оно платит штраф в размере 15% суммы таких излишне израсходованных средств;

2) если же подотчетное лицо не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится такой предельный срок, то оно платит штраф (15% суммы излишне израсходованных средств), а сумма невозвращенных средств подлежит налогообложению. То есть сумма невозвращенных в течение отчетного месяца подотчетных средств становится налогооблагаемым доходом физического лица и при налогообложении к ней будет применен коэффициент:

К = 100 : (100 - Сн) , где:

К — коэффициент;

Сн — ставка налога, установленная для таких доходов на момент такого начисления.

Сумма налога, начисленная на сумму такого превышения, удерживается лицом, предоставившим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) налогоплательщика за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы такого дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев, до полной уплаты суммы такого налога.

Обратите внимание: если в будущих налоговых периодах физлицо возвращает сумму излишне израсходованных средств или она взыскивается с такого физлица по решению суда, налоговые обязательства по НДФЛ относительно такой подотчетной суммы не перечисляются, а сумма штрафа не возмещается.

В установленные сроки отчет с подтверждающими документами должен быть сдан в бухгалтерию. В бухгалтерии производится его проверка, затем утверждение руководителем и бухгалтерская обработка. Отчет должен быть утвержден т.е. руководитель предприятия дает разрешение на списание общей суммы расхода ДС по предоставленному отчету. И только после утверждения отчета бухгалтер имеет право производить бухгалтерскую обработку отчета, т.е. отражать расходы на счетах бухгалтерского учета.

Авансовый отчет заполняют непосредственно физлица, получившие средства под отчет, за исключением граф «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерских проводок, расчета штрафа и суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные средства. Эти графы заполняет должностное лицо предприятия, в должностные обязанности которого входит выполнение указанных функций. Графы «Доцільність проведеної витрати підтверджую» и «Звіт затверджено» заполняет руководитель предприятия.

Отрывную часть авансового отчета («Розписка») заполняет и подписывает должностное лицо предприятия, которому работник сдает авансовый отчет. Расписка является для подотчетного лица документом, подтверждающим своевременность подачи авансового отчета.

К авансовому отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающих факт расходования подотчетным лицом средств именно по тем направлениям, которые указаны в авансовом отчете.

Остальные подотчетные средства, которые физическое лицо не использовало или по которым отсутствуют подтверждающие документы, должны быть возвращены предприятию. В случае если такой возврат происходил путем внесения наличных средств в кассу, то документом, подтверждающим факт возврата физлицом остальных средств, является квитанция — часть приходного ордера, с оттиском печати и подписью ответственного лица предприятия, принявшего эти средства.

Порядок представления авансового отчета

Порядок представления и составления авансового отчета утвержден приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996 (далее - Порядок № 996), который разработан во исполнение п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ.

Согласно п. 5 Порядка № 996 авансовый отчет составляется подотчетным лицом в случае получения им денежных средств под отчет на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица. Обращаем внимание, что данный порядок не содержит требований относительно представления авансового отчета физическому лицу - субъекту предпринимательской деятельности.

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию предприятия до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает командировку или выполнение отдельного поручения по доверенности предприятия, выдавшего денежные средства под отчет.

Если во время командировки подотчетное лицо получило наличные денежные средства с применением платежных карточек, то авансовый отчет таким подотчетным лицом представляется в бухгалтерию до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

Если командированное лицо использовало платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, срок представления отчета может быть продлен работодателем от 10 до 20 банковских дней, но только в случае уважительной причины, а именно: выявления расхождений между соответствующими отчетными документами (п.п. 170.9.2, 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ и п. 2 Порядка № 996).

При наличии остатка неизрасходованных денежных средств, выданных под отчет, такая сумма возвращается в кассу предприятия или зачисляется на банковский счет лица, выдавшего под отчет денежные средства, до или во время представления авансового отчета.