Вопрос 3 Порядок выдачи наличности под отчет

Выдача денежного аванса подотчетному лицу осуществляется на основании соответствующего распоряжения руководителя. Например, при направлении работника в командировку издается соответствующий приказ (о служебной командировке).

Выдача аванса подотчетному лицу может осуществляться через кассу предприятия путем оформления расходного кассового ордера или перечисления средств на выданную корпоративную банковскую карточку. При этом необходимо учитывать следующее:

-        выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет может осуществляться только при условии представления им авансового отчета по ранее полученному авансу (п. 2.11 Положения № 637);

-        предельная сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня не может превышать 10 000 грн. (п. 2.3 Положения № 637 и постановление Правления НБУ от 09.02.2005 г. № 32). Платежи свыше указанной суммы проводятся исключительно в безналичной форме;

-        денежные средства выдаются работникам под отчет на срок, определенный п. 2.11 Положения № 637. Нарушение этих сроков влечет за собой применение к работодателю штрафных санкций в размере 25 % от выданной суммы в соответствии с Указом Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" (далее - Указ № 436)

-        нарушение сроков возврата выданных под отчет сумм, установленных п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ, влечет за собой обложение налогом на доходы невозвращенной суммы, взимаемой с дохода подотчетного лица, нарушившего срок возврата денежных средств и представления авансового отчета (см. также письма ГНАУ от 12.05.2011 г. № 8882/6/17-0215).

Вопрос 4 Сроки представления авансового отчета и возврата неиспользованных денежных средств

Сроки возврата неиспользованных денежных средств и представления авансового отчета, установленные п. 2.11 Положения № 637 и п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ:

Вид операции, совершенной подотчетным лицом	Срок использования денежных средств, выданных под отчет согласно п. 2.11 Положения № 637	Срок представления авансового отчета об использовании денежных средств, выданных под отчет согласно п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ	Срок возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет согласно п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ
Командировка по Украине и за границу	до истечения срока командировки	до окончания пятого банковского дня, следующего за днем окончания командировки**	до окончания пятого банковского дня, следующего за днем окончания командировки**
Приобретение ТМЦ (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия	не позднее дня, следующего за днем получения денежных средств под отчет*	до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает выполнение задания	до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает выполнение задания
Закупка сельхозпродукции и продуктов ее переработки	не позднее десятого рабочего дня, следующего за днем получения денежных средств под отчет

Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдавалась наличность под отчет на эти задания, может быть продлен до завершения срока командировки (п. 2.11 Положения № 637).

** Согласно п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ, если командированное лицо получало наличность с применением платежных карточек, то отчет и возврат неиспользованных денежных средств осуществляется до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (см. также письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214). Отметим, что данная норма содержит еще один срок, продлевающий представление отчета до 20 банковских дней в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами при использовании в командировке платежной карточки.