24/ Документ як основний вид офіційного стилю. Функції документа.

Основним видом писемного ділового мовлення є документ.

Документ – це діловий папір, оформлений у заведеному порядку, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

До загальних функцій документа належить інформаційна, соціальна, комунікативна.

Специфічними функціями документа є правова, управлінська, історична.

Відтак, функції документа:

• Інформаційна функція – це здатність документа задовольнити потреби суспільства в інформації, тобто бути джереломінформації, знань.

• Комунікативнафункція – це здатність документа бути інформативнимзасобомпоширення, обміну, комунікації, спілкування, послідовності.

• Кумулятивнафункція – цездатність документа набувати, концентрувати, збирати й упорядковуватиінформацію з метою їїзбереження для теперішнього й майбутньогопоколінь.

• Спеціальніфункції притаманні не усім, а окремими видам і типам документів. Серед них можнаназватиуправлінську, пізнавальну (освітня), правову, загальнокультурну, меморіальну, гедонічну та іншіфункції.

25/ Класифікація документів. Реквізити документів.

Класифікація:

– за найменуванням. Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.

– за походженням. Наприклад, службові (офіційні);

– за місцем виникнення. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

– за призначенням. Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

– за напрямом. Вхідні, вихідні.

– за формою. Стандартні (типові); Індивідуальні (нестандартні);

– за терміном виконання. Звичайні безстрокові ; Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення “дуже терміново”.

– за ступенем гласності. Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.

– за стадіями створення: оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник; копія – це точне відтворення оригіналу (на копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”; різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат). В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.

– за складністю: прості – відображають одне питання, складні– кілька.

– за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років).

Реквізити:

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів

Державними стандартами встановлено 32 реквізити документів. Наведемо основні реквізити:

найменування установи (автора документа):

назва виду документа: зазначається в залежностівід виду документа

дата документа

реєстраційний індекс 

заголовок до тексту

текст:

підпис:

26/ Вимоги до тексту документа і його оформлення.

Текст є основою кожного документа, а точніше – одним із основних реквізитів документа. У ньому має бути розкрито причину, мету написання документа, суть справи, докази, висновки. Текст, на думку багатьох дослідників, повинен бути конкретним, об'єктивним, стислим, юридично бездоганним.

Він складається з таких частин: вступу (вказують на причину написання документа), основної частини (розкривають суть питання, аргументують певні положення, висловлюють певні міркування), закінчення (розкривають мету укладання документа).

За способом викладу розрізняють1 такі види текстів:

1)         розповідь;

2)         опис;

3)         міркування.

Часто в одному документі поєднуються всі три способи викладу.

До викладу матеріалу ставляться такі вимоги:

•          виклад повинен бути чітко продуманим і логічним;

•          основним елементом логічної побудови змісту всього документа є виклад його мети;

•          фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, переконливим;

•          не можна переобтяжувати текст другорядними деталями;

•          найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню;

•          текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень);

•          зміст має бути викладено в нейтральному тоні;

•          при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформа-ції (учені радять домагатися типізації мовних засобів, уніфі-кації термінів, спрощення синтаксису);

•          рекомендовано текст ділити умовно на дві частини: у першій давати обгрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рі-шення, розпорядження чи прохання. Якщо текст документа складається з одного речення, то і воно має мати в собі ці дві частини.