Організаційні комунікації

За місцем виникнення

Рис. 1 Види організаційних комунікацій

Спілкування організації із зовнішнім середовищем.

Законодавчі і державні органи, батьки, громадськість, профспілкові організації, санепідемстанція, комунальні служби, пожежні служби, енергослужби, теплові мережі, медична служба, водоканал трест, прокуратура, міліція, служба у справах неповнолітніх, ДАІ. Необхідність такого спілкування визначається реакцією організації на можливості або загрози, створювані чинниками зовнішнього середовища.

Спілкування, що виникає всередині організації у результаті спільної діяльності людей. Це основна частина комунікацій в організації.

В основі ділового внутрішнього спілкування лежить функціональний поділ управлінської праці й різноманіття ролей менеджера в організації.

Говорячи про інформаційні потоки, що забезпечують діяльність організації, зазвичай уявляємо людей, що виконують функції управління. Кожна функція управління має свою сферу діяльності і водночас взаємодіє з іншими функціями, тобто простежується комплексне використання інформації однієї функції для виконання інших функцій управління.

На практиці досить часто велика частина інформації, зібрана для виконання од­нієї функції, необхідна іншим, тому дублювання зусиль зі збирання інформації видається неефективним. Отже, при організації комунікаційних процесів треба праг­нути до інтеграції управлінської інформаційної системи.

Другою важливою ознакою поділу управлінської інформації є канали, за допомо­гою яких люди вступають у ділове спілкування. Працівники організації, як усереди­ні її, так і в зовнішньому середовищі, можуть здійснювати ділове спілкування, вико­ристовуючи формальні й неформальні комунікації.

Формальні комунікації являють собою спосіб передачі офіційної інформації, що стосується діяльності організації.

Неформальні комунікації можна назвати способом поширення чуток. Цей вид ді­лового спілкування дає змогу передавати спеціально заплановану для швидкого по­ширення інформацію або відомості, а також використовувати різні канали витоку потрібної інформації, що характеризує чинники зовнішнього середовища або окре­мі проблеми внутрішнього характеру.

Така інформація виявляється точною, а не перекрученою. Відповідно до досліджен­ня Льюїса, 80—90% чуток точні щодо несуперечливої інформації про саму компанію.

Обмін інформацією у процесі ділового спілкування може здійснюватися між осо­бами, що знаходяться на різних ієрархічних рівнях, тобто в межах вертикальних ко­мунікацій, або між особами одного рівня, тобто в горизонтальних комунікаціях.

Управлінська інформація в межах вертикальних комунікацій може передаватися по спадній лінії, тобто з вищих рівнів на нижчі, а також по висхідній, тобто знизу нагору.

Горизонтальні комунікації забезпечують обмін інформацією між різними підроз­ділами одного рівня для координації їхніх задач і дій.

Різновидом вертикальних комунікацій є ділові відносини між керівником і під­леглим, а також керівником і робочою групою.

Ділове спілкування по горизонталі може бути представлене рівноправними кому­нікаціями. Це, як правило, обмін інформацією між менеджерами одного або різних підрозділів, що знаходяться на одному ієрархічному рівні.

Резюме

Управлінська інформація, система прийняття рішень, організація і контроль їхньо­го виконання дуже пов'язані між собою і є проблемами організаційного проектування. Модель процесу прийняття рішень дає змогу встановити, яка інформація потрібна для того, щоб усвідомити необхідність прийняття рішення і прийняти його, оцінити рішен­ня після того, як воно прийняте і запроваджене. Це допомагає менеджерові визначити, чи варто змінити прийняте раніше рішення і чи варто вжити заходів для коригування рішення. Для цього менеджер використовує різні види ділового спілкування.

20