Риси інформації:

• Цільове призначення. Інформація може мати цільове призначення.

• Спосіб і формат. Основними способами передачі інформації є візуальний, звуковий, на матеріальному носії (папір, магнітооптичні носії, електронні тощо). Формат також є загальною характеристикою інформації – значну частину інформації передають у вигляді документів певної форми та засобів віддаленого доступу до електронних носіїв через ПК.

Під документом розуміють семантичну інформацію, зафіксовану на будь-якому носії (крім пам’яті людини й ЕОМ) і будь-якою мовою з метою її використання.

В сучасних системах управління в основному використовують паперові та електронні документи.

Цінність інформації для прийняття рішень визначається, в основному, цінністю самого рішення.

Види комунікацій. Організація комунікативного процесу

Обмін інформацією всередині організації, а також між організацією та зовнішнім середовищем забезпечу­ють комунікативні процеси. Під час них відбувається живий обмін інформацією, яка осмислюється й інтелектуально збагачує учасників. У процесі комунікації реа­лізується вміння менеджерів правильно Інформувати працівників організації та суб'єктів навколишнього се­редовища і отримувати від них корисну інформацію.

Комунікація є формою зв'язку між передавачем (від­правником) і приймачем (одержувачем), яка містить по­слання. Майже всі сфери людських відносин ґрунтуються на комунікації за допомогою мови, символіки (писемнос­ті), рухів (жестів), спонтанних виявів (міміки, голосу), за­собом якої є послання або сигнали. Форма та зміст комуні­кативних процесів впливають на почуття, сприйняття й рішення, реалізуючись як визнання, критика, пересторога тощо. Очевидно, що управління без комунікацій неможливе.

Комунікація (лат. communiko — спілкуюсь) в менеджменті — об­ мін інформацією, внаслідок якого керівник одержує необхідну для прийняття ефективних рішень інформацію і доводить їх до підлег­ лих теж у формі інформації.

Дослідження свідчать, що керівник від 5-90% відсотків усього часу витрачає на комунікації [16]. Це час, який керівник витрачає на процес прийняття й реалізації управлінських рішень, на мотивацію праці підлеглих.

Незадовільно налагоджені комунікації породжують по­милкові рішення, нерозуміння підлеглими вимог керівницт­ва, погіршення відносин між людьми. Ефективність комуні­кацій зумовлює якість рішень і ефективність їх реалізації.

В основному комунікація між людьми розгортається у площині змісту й площині зв'язків (стосунків).

Площина змісту — це послання, яке містить відомос­ті про стан речей чи про події. Наприклад: «Співробітни­ка тут немає», «Заняття розпочнуться наступного понеділ­ка» та ін. Зміст може бути важливим чи незначним, пра­вильним чи неправильним, актуальним чи неактуальним, мати різне значення для одержувача й відправника. До площини змісту належить не тільки безпосередня інфор­мація у явній формі, а й метакомунікація - прихова­ний, «тіньовий» зміст, який прочитується між рядками прямої інформації, часто є істинним і корисним. Напри­клад, на пропозицію встановити ділові контакти одержа­на приблизно така відповідь: «Ми раді встановити з вами ділові контакти, але наші технічні можливості не дають змоги виконати ваше замовлення». Очевидно, що партнер або вже має аналогічне замовлення і завантажив свої ви­робничі потужності, або замовник помилився у виборі парт­нера, в оцінці його виробничих можливостей.

Площина зв'язків (стосунків) — психологічна складова процесу комунікації, яка характеризується сприйняттям чи відхиленням, симпатією чи антипатією, ненавистю чи любов'ю. Часто стосунки не декларуються, і люди нада­ють перевагу площині змісту, тоді послання має завуа­льований характер. Наприклад: «Спортивний одяг, який він носить, тут недоречний». Це висловлювання може озна чати, що людина надто товста, що вона не має смаку, пору­шила норми і, врешті, просто несимпатична. Можна викори­стовувати і точку зору, що висловлювання характеризує не­пересічну людину, що костюм не обмежує її свободи тощо.

Під час переговорів, конференцій потрібно використо­вувати змістову площину, уникаючи впливу симпатій і антипатій, оскільки часто голосують не за певну пропози­цію, а за того, хто її вносить, що спричиняє похибки в комунікації, оскільки реалізуються різні підходи.

За формою реалізації комунікації бувають дигітальні й аналогові.

Дигітальні (грец. dі — двічі) комунікації. Особливіс­тю їх є закoдованість усіх відомостей за допомогою сим­волів (шрифту, цифр). Використовуючи символи, можна порівняно точно закодувати послання. Йдеться, насампе­ред, про точність математичних і хімічних формул, на­віть у найдрібніших деталях. Дигітальна комунікація «сте­рильна», тобто вільна від емоцій.

Цей вид комунікації має недолік, що призводить до помилок і непорозумінь, оскільки нерідко трапляються не­правильне кодування інформації при відправленні і непра­вильна інтерпретація її одержувачем." Часто вони виника­ють через неправильний переклад з однієї мови на іншу.

Аналогові (грец. analogos — подібний) комунікації. Охоп­люють усю безсловесну комунікацію, наприклад жести, по­грози чи дотики, предмети, зображення, якісне передаван­ня інформації. Географічна карта, кісточки рахівниці, ци­ферблат годинника - приклади аналогової комунікації. Ця форма повідомлення не така точна, як дигітальна, од­нак вона зрозуміліша і не спричиняє стільки помилок.

Аналогову комунікацію застосовують у стосунках між людьми, оскільки вона передає навіть настрій.

Комунікаційні процеси створюють люди, що працюють в організації. Будь-яке спілкування між двома або більшою кількістю людей відбувається за допомогою інформації. Таке спілкування має різну форму.

За якими ознаками варто відбирати інформацію обміну для організації ефективних комунікаційних процесів?

Оскільки діяльність менеджерів так чи інакше пов`язана з прийняттям рішень, то й головним критерієм відбору інформації є причетність до цього процесу.

Цей вид комунікацій називають діловим спілкуванням.

Ділове спілкування – це передавання думок, емоцій або повідомлень одного чи кількох людей іншим людям у процесі прийняття і реалізації управлінських рішень. Усі інші види спілкування людей в організації відносять до процесу обміну інформацією.

Ділове спілкування становлять зміст організаційних комунікацій.

Одним із способів визначення управлінської інформації й аналізу її впливу на організаційні комунікації полягає у поділі видів ділового спілкування на певні групи, які й визначають.