8.3. Планирование аналитической работы

Важное условие, от которого зависит действенность и эффек­тивность АХД, — планомерность его проведения. На каждом предприятии работа по проведению анализа должна планиро­ваться. Могут составляться следующие планы:

• комплексный план аналитической работы предприятия;

• тематические планы.

Комплексный план аналитической работы обычно составля­ется на один год. В нем прежде всего намечается перечень объектов анализа, подлежащих изучению, определяются цели анализа. Затем разрабатывается система показателей, анализ ко­торых обеспечивает достижение поставленной цели.

В плане в обязательном порядке предусматривается перио­дичность проведения анализа по каждому объекту (раз в год, поквартально, ежемесячно, подекадно, ежедневно), сроки вы­полнения аналитической работы (например, к 3-му числу следу­ющего месяца).

В плане необходимо указать состав исполнителей анализа по каждому вопросу и распределение обязанностей между ними. Следует также предусмотреть источники информационного и методического обеспечения анализа по каждому изучаемому вопро­су (номер инструкции или компьютерной программы). В плане указываются также внешние и внутренние пользователи анализа.

Тематические планы проведения анализа по глобальным про­блемам, которые требуют углубленного изучения, содержат объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его ис­полнителей, формы отчетности и др.

Контроль за выполнением планов анализа осуществляет за­меститель руководителя предприятия по экономическим вопро­сам или лицо, на которое возложены обязанности по управле­нию анализом в целом.

8.4. Информационное и методическое обеспечение анализа

Результативность АХД в значительной степени зависит от его информационного и методического обеспечения. Все источни­ки данных для АХД делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные.

К источникам информации нормативно-планового характера относятся все типы планов, которые разрабатываются на пред­приятии (перспективные, текущие, оперативные, технологичес­кие карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и другие.

Источники информации учетного характера — это все дан­ные, которые содержат документы бухгалтерского, статистичес­кого и оперативного учета, а также все виды отчетности, пер­вичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при­надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их резуль­таты. Своевременный и полный анализ данных, которые содер­жатся в первичных и сводных учетных регистрах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых корректирующих мер, на­правленных на достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета и отчетности предприятия используются для углубленного изучения тенденций основных показателей и факторов, формирующих их уровень. Изучение данных макроэкономической статистики в целом по отрасли или народному хозяйству необходимо для оценки внешних ус­ловий функционирования предприятия и степени хозяйствен­ных и финансовых рисков.

Оперативный учет и отчетность способствуют более свое­временному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (напри­мер, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии произ­водственных запасов) и тем самым создают условия для повы­шения эффективности аналитических исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, явля­ется и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержат­ся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследова­ния динамики, выявить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.

С расширением компьютерной техники появились новые ма­шинные источники информации. К ним относятся данные, ко­торые содержатся в оперативной памяти ПЭВМ, на гибких дис­ках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.

Внеучетные источники информации — это документы, регу­лирующие хозяйственную деятельность, а также данные, харак­теризующие изменение внешней среды функционирования предприятия:

1) официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоя­щих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия, решения совета ди­ректоров, собраний акционеров и так далее.

2) хозяйственно-правовые документы: договоры, соглаше­ния, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3) научно-техническая информация (публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы и другие).

4) техническая и технологическая документация.

5) материалы специальных обследований состояния произ­водства на отдельных рабочих местах — хронометраж, фотогра­фия и т.п.

6) информация об основных контрагентах предприятия — поставщиках и покупателях. Данные о поставщиках необходимы для прогнозирования их надежности и ценовой политики. Све­дения о покупателях требуются для характеристики их текущей и долгосрочной платежеспособности.

7) данные об основных конкурентах, полученные из разных источников информации — Интернета, радио, телевидения, га­зет, журналов, информационных бюллетеней и другие.

8) данные о состоянии рынка материальных ресурсов (объ­емы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды ресур­сов).

9) сведения о состоянии рынка капитала (ставки рефинанси­рования, официальные курсы иностранных валют, ставки ком­мерческих банков по кредитам и депозитам и другие).

10) данные о состоянии фондового рынка (цены спроса и предложения по основным видам ценных бумаг, объемы и цены сделок по основным видам фондовых инструментов, сводный индекс динамики цен на фондовом рынке).

11) данные Госкомстата об изменениях макроэкономической ситуации в стране и другие.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разрабо­танные на предприятии, и так далее. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специ­альных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и так далее.

По отношению к предмету исследования информация делит­ся на основную и вспомогательную, необходимую для более пол­ной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимос­ти, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация, в свою очередь, классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и другие), услов­но-постоянную, сохраняющую свое значение в течение опреде­ленного периода времени (показатели плана, нормативы), и пе­ременную, характеризующую частую сменяемость событий (от­четные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно от­нести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей "определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзо­ры и так далее).

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований: аналитичность информации, ее достоверность, оперативность, сопоставимость, рациональность и другие.

Аналитичность информации означает, что вся система эконо­мической информации должна соответствовать потребностям АХД, то есть обеспечивать поступление данных именно о тех на­правлениях деятельности и с той детализацией, которые нужны для всестороннего изучения экономических явлений и процес­сов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности про­изводства. Поэтому вся система информационного обеспечения АХД должна постоянно совершенствоваться в соответствии с запросами управления.

Экономическая информация должна быть достоверной, объективно отражать исследуемые явления и процессы. В про­тивном случае выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные ана­литиками предложения не только не принесут пользы предпри­ятию, но могут оказаться вредными. Поэтому собранная инфор­мация для анализа должна быть проверена на доброкачествен­ность.

Во-первых, аналитик проверяет, насколько полными являют­ся данные, которые содержат планы и отчеты, правильно ли они оформлены. Обязательно проверяются правильность ариф­метических подсчетов, согласование показателей, приведенных в разных таблицах плана или отчета, и так далее. Такая проверка но­сит технический характер.

Во-вторых, проверяются привлеченные к анализу данные по существу. В процессе проверки определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный во­прос, который решается аналитиками, можно сформулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами этой про­верки являются как логическое осмысление данных, так и про­верка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованно­сти показателей разных источников.

Оперативность информации означает, что чем быстрее по­ступает информация о совершившихся хозяйственных процес­сах, тем быстрее можно провести анализ, выявить и устранить недостатки, упущения и потери. Повышение оперативности ин­формации достигается за счет применения новейших средств связи, обработки ее на ПЭВМ и так далее.

Одно из требований к качеству информации — обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, пери­оду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков. Если заранее обеспечена сопоставимость показа­телей, то анализ будет значительно менее трудоемким. Для этого всю числовую информацию после проверки ее доброкаче­ственности приводят в сопоставимый вид, используя способы, рассмотренные в п. 4.3.

При формировании информационной базы для анализа целе­сообразно также провести упрощение данных. Аналитическое ис­следование часто носит прогнозный характер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учете. Поэтому, что­бы облегчить восприятие информации, уменьшить объем анали­тических расчетов (когда они проводятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчеты в тысячах рублей. Правда, выбор степени упрощения зависит от содержания показателя, его величины и другие. Например, чтобы оценить фондоотдачу, можно не брать точную стоимость основ­ных средств и валовой продукции — достаточно иметь их объ­емы в тысячах рублей. Но, отбросив десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще всего вообще потеряем его величину — он превратится в нуль. Поэтому при расчете таких показателей нужно обязательно сохранить 2-3 десятичных зна­ка.

При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что облегчает обобща­ющую оценку деятельности субъектов хозяйствования.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хране­ние и использование данных. С одной стороны, для комплекс­ного анализа любого экономического явления или процесса тре­буется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации уд­линяет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из дан­ного требования следует необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствования информаци­онных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система АХД должна фор­мироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повы­шения действенности и эффективности АХД.

Не менее важное значение в организации анализа имеет его методическое обеспечение. От того, какие методики анализа ис­пользуются на предприятии, зависит его результативность. От­ветственность за методическое обеспечение анализа обычно возлагается на специалиста, который руководит аналитической ра­ботой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику АХД на основе изучения достижений науки и передо­вого опыта в области анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа. Особое значение имеет разработка соб­ственных или адаптация готовых компьютерных программ ана­лиза, позволяющих оперативно и комплексно исследовать ре­зультаты хозяйственной деятельности с использованием эконо­мико-математических методов.