Аналитический учет

Информация о средствах предприятия, которая накапливается на счетах бухгалтерского учета, зачастую имеет обобщающий характер. Например, в «стандартном» плане счетов существует счет 10 «Материалы», который предназначен «...для обобщения информа­ции о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, ма­териалов, топлива, запасных частей, тары и т. п. ценностей». К счету 10 могут быть открыты субсчета для учета различных видов мате­риалов. Но при такой организации учета на субсчетах будет накап­ливаться информация об общей стоимости материалов одного вида, а в целом на счете 10 — стоимость всех материалов.

Для получения детальной информации о наличии конкретных материалов необходима организация аналитического учета по мате­риалам. В этом случае общие суммы на субсчетах разбиваются на более мелкие — стоимости конкретных материалов.

В системе 1С:Предприятие аналитический учет организуется при помощи специального механизма субконто.

Понятие «субконто». Субконто в системе 1С:Предприятие назы­вается объект аналитического учета. Термином «субконто» могут быть обозначены любые объекты аналитического учета: основные средства, нематериальные активы, малоценные и быстроизнашиваю­щиеся предметы, материалы, организации, подотчетные лица, дого­воры, бюджеты. Видом субконто, в свою очередь, называется множе­ство однотипных объектов аналитического учета.

Например, учет задолженности предприятия перед покупателями и заказчиками обязательно ведется, согласно нормативным докумен­там, отдельно по каждому покупателю и заказчику. В системе 1С:Предприятие такой список покупателей и заказчиков (предполо­жим, что это только организации) будет называться «видом субконто «Организации»», а любая организация из этого списка будет именоваться «субконто».

Конфигуратор системы 1С:Предприятие позволяет организовать любое количество видов субконто, в соответствии с требованиями полноты аналитического учета на предприятии.

Организация аналитического учета. В системе 1С:Предприятие аналитический учет можно вести по любому счету или субсчету. Для этого при редактировании планов счетов к требуемому счету или субсчету «прикрепляется» нужный вид субконто. К счету или суб­счету можно прикрепить до 5-ти видов разных субконто и, таким образом, организовать ведение аналитического учета в любых необ­ходимых разрезах.

Ввод информации о хозяйственных операциях в систему 1С:Предприятие выполняется в виде бухгалтерских проводок. Для каждого из корреспондирующих счетов проводки, если для этих сче­тов указано ведение аналитического учета, необходимо указать объ­екты аналитического учета.

Например, на производственных предприятиях к счету учета за­трат на производство можно прикрепить виды субконто: «Виды за­трат» для учета но видам затрат, «Продукция» для учета по видам выпускаемой продукции (работ, услуг) и «Подразделения» — для учета по подразделениям предприятия. Аналитическую информацию по затратам можно получать по любому из этих видов субконто.

Кроме этого, возможности ведения аналитического учета в систе­ме 1С:Предприятие позволяют вести учет одного и того же объекта аналитики в разных разрезах.

Так, один и тот же справочник может быть назначен разными ви­дами субконто. Например, в организации, торгующей канцелярскими товарами, канцелярские принадлежности (допустим, писчая бумага) могут отпускаться со склада для собственных нужд организации. Тогда бумага с точки зрения бухгалтерского учета, будет выступать и как товар, и как МБП. В этом случае в системе 1С:Предприятие справочник «Номенклатура» можно назначить видом субконто «То­вары» и прикрепить его к счетам учета товаров, и видом субконто «МБП» и прикрепить его к счетам учета МБП. При такой организа­ции аналитического учета легко перевести бумагу из товаров в МБП и списать ее издержки обращения.

Субконто и субсчета. Свойства планов счетов в системе 1С:Предприятие (в частности, большое число уровней вложенности субсчетов или большая длина кода субсчета), тем не менее, позволя­ет организовать ведение аналитического учета с использованием субсчетов, а не субконто. Однако возможности, которые предостав­ляет ведение аналитического учета на субсчетах и с использованием субконто, принципиально различаются.

Субсчета представляют собой иерархическую структуру, подчи­ненную конкретному счету синтетического учета. Например, для учета задолженности предприятию со стороны покупателей на син­тетическом счете учета расчетов с покупателями (в стандартном плане счетов это 62 счет) для каждого покупателя можно открыть отдельный субсчет и вести учет задолженности на этом субсчете. Такая схема позволит получить информацию как о сумме задолжен­ности предприятия перед конкретным покупателем, так и общую сумму задолженности перед всеми покупателям — она получится путем суммирования информации о суммах задолженности со всех субсчетов.

Однако, если какая-либо из организаций-покупателей становится также и поставщиком, то потребуется также организовать учет рас­четов с этой организацией как с поставщиком. При ведении анали­тического учета на субсчетах для нового поставщика, очевидно, по­требуется открыть новый субсчет уже на счете учета расчетов с по­ставщиками (60 счет). Теперь, если вести учет по этому субсчету, можно получить информацию о взаиморасчетах с организацией, как с поставщиком.

Но чтобы получить данные об общем состоянии взаиморасчетов с организацией, необходимо объединить информацию о расчетах с этой организаций с двух счетов. Для этого необходимо помнить, ка­кой субсчет на счете учета расчетов с покупателями и какой субсчет на счете учета расчетов с поставщиками соответствуют конкретной организации, получить информацию о состоянии расчетов именно с этих субсчетов, и каким-то образом ее обработать.

При использовании субконто один и тот же список субконто, на­пример, «Организации», прикрепляется ко всем счетам (субсчетам), на которых предполагается вести аналитический учет по организа­циям. Учет с конкретной организацией как с поставщиком ведется на соответствующем синтетическом счете. Если организация стано­вится еще и покупателем, пет необходимости создавать новую пози­цию в списке организаций — она уже присутствует в этом списке как поставщик. Объединение информации для одной организации с двух счетов синтетических счетов в значительной мере выполняется сис­темой 1С:Предприятие автоматически. Аналогичным образом можно объединять данные с любых счетов, на которых велся учет операций с участием конкретной организации.

Многоуровневая аналитика. Многоуровневая аналитика позво­ляет получать бухгалтерские итоги с разной степенью детализации. Если для ведения аналитического учета используются субконто, то для реализации многоуровневой аналитики необходимо назначать видами субконто справочники. Справочники в системе 1С:Предприятие могут иметь до 10 уровней вложенности, это позво­ляет вести учет с необходимой степенью детализации.

При ведении аналитического учета с использованием субсчетов многоуровневый аналитический учет реализуется за счет использо­вания субсчетов разных уровней.