5 Информационно-справочные документы

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

1) справка;

2) докладная записка;

3) объяснительная записка;

4) протокол;

5) акт;

6) письма;

7) телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно-справочных документов является акт.

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтвержде-ния установленных фактов, событий.

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются.

Акты составляются на общем бланке.

Формуляр акта состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения;

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) заголовок;

8) текст;

9) приложения;

10) подписи (членов комиссии);

11) гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5-3-мя интервалами.

Следующий вид информационно-справочного документа - протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная - слова “Председатель”; “Секретарь”; “Присутствовали”. Пишутся от границы левого поля.

Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Формуляр протокола состоит из реквизитов:

1) наименование организации или ведомства (если есть);

2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

5) дата заседания, номер (в течение календарного года);

6) место составления (город);

7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

8) текст вводной и основной частей;

9) подписи;

10) гриф утверждения, согласования (если нужно) (см. Приложения 11, 12).

Следующий вид информационно-справочного документа - докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают:

- информационными;

- отчетными (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними и внешними.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, их подписывает автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Датой записки является дата ее подписания.

Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части:

1) изложение фактов, послуживших причиной ее составления;

2) выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование структурного подразделения (если есть);

2) наименование вида документа - докладная записка;

3) дата, номер;

4) адресат;

5) заголовок;

6) текст;

7) приложения;

8) подпись (см. Приложение 13).

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) приложения;

11) подпись.

Следующий вид информационно-справочного документа - объяснительная записка.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках.

Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа – ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись (см. Приложение 14).

Следующий вид информационно-справочного документа - справка.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки состоит из двух частей:

- в первой излагаются факты, послужившие поводом для ее написания;

- во второй - приводятся конкретные данные.

Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает ее от докладной записки.

В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Датой справки является дата ее подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.

При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.

Формуляр справки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа – СПРАВКА;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись;

11) печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения (см. Приложения 15, 16).

Следующий вид информационно-справочного документа - доклад.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководите­лем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.

Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

- вступление (показ целей и назначения доклада);

- основная часть - изложение основных фактов;

- выводы (в виде положений);

- рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид информационно-справочного документа - телеграмма.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

- отметка о категории телеграммы;

- адресат;

- текст;

- фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

- адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

- наименование должности;

- подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

- печать;

- дата (см. Приложение 17).

Следующий вид информационно-справочного документа - телефонограмма.

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.

Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

- передавать только краткую, срочную информацию;

- проверять правильность записи обратной связью;

- текст - не более 50 слов;

- не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

- записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.

Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации-отправителя;

3) наименование вида документа;

4) дата, номер;

5) место составления;

6) адресат;

7) заголовок;

8) текст;

9) подпись;

10) должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

11) должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема (см. Приложение 17).

Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:

1) письмо-просьба;

2) письмо-предложение;

3) письмо-претензия;

4) письмо-запрос;

5) письмо-извещение;

6) информационное письмо;

7) письмо-отказ;

8) письмо-напоминание;

9) сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) адрес организации (почтовый, телеграфный);

5) номер телефона, факса, телетайпа;

6) номер счета в банке;

7) дата, номер;

8) ссылка на индекс и дату входящего документа;

9) адресат;

10) заголовок;

11) текст;

12) приложения;

13) подпись;

14) печать;

15) фамилия и телефон исполнителя;

16) гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, одноаспектность, объективность, ясность.

Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.

В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем.

Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей.

Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.

Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо-приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.

Письмо-приглашение может содержать:

- полную повестку дня мероприятия;

- фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;

- фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

- способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ.

Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.

Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.

Письмо-извещение - документ, являющийся ответом на запрос.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: “Ставим Вас в известность...”.

Письмо-подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.

Направление письма-подтверждения относится к обязательной части деловых отношений.

Письмо-подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ.

Письмо-напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия (см. Приложение 18).

Письмо-напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.98.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.).

В гарантийном письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.

Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия (см. Приложение 19).

Письмо-претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.

Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Пример письма-претензии см. в Приложении 20.

Письмо-ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, -просьбы, -обращения, -требования, -предложения, -претензии.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

- принятие предложения;

- отказ от предложения;

- выполнение просьбы;

- ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.

Отказ должен быть убедительно аргументирован.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.

Структура письма иностранному партнеру:

1) эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);

2) адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номер(а) телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);

3) номер документа в цифровой или буквенной форме;

4) дата в буквенно-цифровой форме;

5) адрес получателя;

6) вступительное обращение;

7) заголовок;

8) текст;

9) заключительная формула вежливости;

10) личная подпись автора письма;

11) ниже подписи - их расшифровка;

12) на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факс всегда будет являться копией переданного документа.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

- указание (код) отправителя;

- дата и время передачи;

- длительность передачи;

- номер телефакса, с которого передана информация;

- количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.

В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно (см. Приложение 21).

Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК.

Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.

Документы по личному составу. Общие сведения. Порядок составления документов. Виды документов

Конституция РФ гарантирует каждому гражданину право на свободное использование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности (ст. 34, 37 Конституции РФ).

Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда, право на защиту от безработицы, а также право на судебную защиту своих трудовых прав.

Осуществляя это право, гражданин может заключить трудовой договор. Понятие трудового договора сформулировано в ст. 56 "Понятие трудового договора. Стороны трудового договора" ТК РФ.

Работодатель (физическое или юридическое лицо) в соответствии с трудовым договором обязуется предоставить работнику работу по обусловленной договором трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. А работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Работники кадровых служб затрачивают много времени на составление различного рода документов. Практика показывает, что часто эти документы на предприятиях оформляются по-разному, к ним предъявляются неодинаковые требования со стороны руководителей.

Между тем существуют унифицированные системы документации, внедрение которых облегчает труд кадровиков и дает большую экономию времени.

На предприятиях должна использоваться унифицированная документация, обеспечивающая возможность применения вычислительной техники.

К документам по личному составу относятся:

• трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;

• приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении;

• заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении;

• трудовые книжки;

• личные карточки (ф. Т-2);

• автобиографии;

• характеристики;

• аттестационные листы сотрудников;

• резюме;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению.

В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы по личному составу:

• ф.Т-1 - приказ (распоряжение) о приеме на работу;

• ф.Т-2 - личная карточка;

• ф.Т-4 - учетная карточка научного работника;

• ф.Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе;

• ф.Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

• ф.Т-8 - приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

В процессе управления предприятиями руководители принимают многочисленные решения, в частности, при выборе кандидатов на замещение вакантной должности, увеличении оклада, направлении на курсы повышения квалификации, включении в резерв на выдвижение, командировании специалистов за границу, направлении в вуз или в техникум и др.

Все это требует разнообразной информации.

Этим и объясняется множество различных учетных и отчетных документов по кадрам на предприятиях.

Лица, принимающие решения по вопросам подготовки, повышения квалификации, переаттестации, использования рабочих и инженерно-технических работников, должны обладать необходимой и достоверной информацией, получаемой в оперативном режиме.

Трудовой договор

Все работы в организации выполняют члены трудового коллектива. Разрешено принимать на работу лиц по трудовому соглашению, договору гражданско-правового характера (подряд, поручение, возмездное оказание услуг, агентский договор и др.).

Прием на работу по трудовому соглашению работников оправдан и целесообразен, если среди членов трудового коллектива нет соответствующих специалистов или когда работы не могут быть выполнены в необходимые сроки силами коллектива организации.

Важно знать разницу между работой по трудовому и гражданско-правовым договорам, реализация которых также связана с трудовой деятельностью.

Понятие трудового договора сформулировано в ст. 56 Трудового кодекса РФ: "Трудовой договор-соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

При исполнении работы по гражданско-правовому договору работник сам организует свой труд, выполняет определенную работу на свой риск, получает вознаграждение за конечный результат работы. По трудовому договору работник выполняет не конкретное задание, а любую порученную ему работу в рамках своей специальности, квалификации, должности, выполняет распоряжения работодателя и получает заработную плату по установленным нормативам. Такое разграничение имеет, прежде всего, практическое значение, т.к. право и обязанности, установлен-ные трудовым законодательством, распространяются только на лиц, заключивших трудовые договоры (предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков, компенсационные выплаты, пособия по социальному страхованию и т.д.).

Для принятия работника на работу, с ним необходимо заключить трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ: "Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе".

Одновременно работнику объявляется приказ (распоряжение) о его приеме на работу.

Содержание трудового договора подробно расписано, т.е. что следует в нем указать, в ст. 57 "Содержание трудового договора" ТК РФ. В ней закрепляются разнообразные условия труда (место работы с указанием структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии; права и обязанности работника и работодателя; характеристика условий труда; режим труда и отдыха; условия оплаты труда; виды и условия социального страхования), а также может быть включен перечень дополнительных условий (об испытании при приеме на работу; о неразглашении государственной, служебной и коммерческой тайны; об обязанности работника отработать после обучения определенный срок, если обучение проводилось за счет работодателя). При этом дополнительные условия не должны ухудшать положение работника, по сравнению со сложившимся в результате регулирования трудовым законодательством, коллективными договорами и соглашениями.

Трудовой договор может быть заключен на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) или на неопределенный срок, согласно ст. 58 "Срок трудового договора" ТК РФ. Причем срочный трудовой договор работодатель вправе заключить с работником только в случаях, предусмотренных ст. 59 "Срочный трудовой договор" ТК РФ.

Примерная форма прилагается ниже.

Согласно новому Трудовому кодексу РФ все организации могут заключать срочный трудовой договор с главными бухгалтерами. А малым предприятиям разрешено заключать трудовые договоры на определенный срок со всеми своими работниками.

Согласно Кодексу малым считается предприятие, в котором работает не более 40 человек. А если оно занимается торговлей или оказывает бытовые услуги, то не более 25 человек. Кроме того, организация имеет право заключать срочные трудовые договоры с совместителями, студентами дневных отделений вузов, а также с гражданами, которые будут выполнять определенную работу.

Составление единого документа, включающего в себя все условия трудового договора, позволяет конкретно зафиксировать права и обязанности сторон, предотвратить возможность внесения в него изменений без их обоюдного согласия, исключает фальсификацию отдельных элементов договора одной из сторон при возникновении разногласий.

Этот документ также является письменным доказательством существования трудового договора и условий найма.

На практике при поступлении на работу работнику часто предлагается типовой контракт, разработанный в данной организации.

Если работник предлагает включить в трудовой договор условия, не отраженные в типовом контракте, а работодатель не возражает, то в содержание трудового договора могут быть внесены соответствующие дополнения.

После подписания трудового договора его условия являются обязательными для работодателя и работника, изменение их в одностороннем порядке не допускается.

Письменное оформление трудовых отношений с лицами, ранее принятыми на работу, производится с их согласия.

В Трудовом кодексе РФ как синонимы употребляются термины "трудовой договор" и "контракт".

На практике под контрактом понимается не любое соглашение между работодателем и работником о приеме на работу с указанием прав и обязанностей сторон. Трудовой контракт-договор приема на работу, трудовое соглашение.

Контракты заключаются с руководителями государственных и муниципальных организаций, с арбитражными конкурсными управляющими при осуществлении процедур, связанных с несостоятельностью (банкротством) организаций и их ликвидацией.

Контрактом может быть предусмотрена повышенная ответственность за результаты хозяйственной деятельности.

Оплата руководителя организации может состоять из оклада и дополнительного вознаграждения за положительные результаты производственной и хозяйственной деятельности. 

Заключение контрактов оправдано со специалистами, менеджерами, когда необходимо определить конечные результаты, предусмотреть дополнительное вознаграждение.

Дополнительные основания увольнения могут быть предусмотрены только в контракте с руководителем организации (ст. 81 "Расторжение трудового договора по инициативе руководителя" ТК РФ). Например, согласно п. 4 ст. 81 ТК РФ трудовой договор может быть расторгнут с руководителем организации, его заместителем и главным бухгалтером при смене собственника имущества организации, но не позднее трех месяцев с момента возникновения права собственности на имущество организации у нового собственника. Это новое основание увольнения для указанных категорий работников (ст. 77 ТК РФ "Общие основания прекращения трудового договора").

Согласно ст. 65 "Документы, предъявляемые при заключении трудового договора" ТК РФ организация вправе потребовать от гражданина при приеме на работу следующие документы:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность работника;

• трудовая книжка. Как и раньше, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• диплом, аттестат, свидетельство или другой документ об образовании, который подтверждает квалификацию работника, если он устраивается на работу, требующую специальных знаний и подготовки;

• военный билет для военнообязанных граждан и граждан призывного возраста.

Иные документы, кроме вышеуказанных, можно требовать при приеме на работу лишь в случаях, предусмотренных законом или нормативными актами.

При оформлении льгот по налогу на физических лиц также необходимо помнить, что в организации должны присутствовать все необходимые документы, подтверждающие права на получение таких льгот. Это:

• на детей в возрасте до 18 лет. Основание - личное заявление работника, копия свидетельства о рождении ребенка, заверенная в установленном порядке (нотариально или организацией на основании подлинника), или сведения из отдела кадров, копия свидетельства о браке;

• женщинам, находящимся по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет. Основание - те же документы и дополнительно – выписка из приказа с места постоянной работы о предоставлении отпуска без оплаты на этот срок;

• на студентов дневных форм обучения в возрасте до 24 лет. Основание - те же документы, что и на детей в возрасте до 18 лет, и дополнительно - справка из вуза через каждые полгода о сдаче сессии и о том, что данное лицо является студентом (учащимся, курсантом).

Учет возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда требует обязательного наличия блока юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающий полное основание для списания их на затраты (себестоимость). Этот блок включает следующие документы:

♦ штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях - основание для образования фонда оплаты труда организации;

♦ табель учета использования рабочего времени. Документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. Его наличие необходимо для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени, и заработная плата им начислена обоснованно.

♦ пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

• личное заявление работника с визой руководителя;

• приказ на зачисление с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознакомлении. Подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку. На его основании в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (формы №Т-2 или №Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а);

• справка с предыдущего места работы с указанием начислений и удержаний с начала календарного года (для правильного исчисления в дальнейшем налога на доходы физических лиц). В случае непредставления такой справки - письменное объяснение причины. При отсутствии справки и объяснения на должностных лиц организации может быть наложено административное взыскание за нарушение закона о бухгалтерском учете и налоговом законодательстве;

• трудовая книжка с записью о приеме на работу. Трудовым кодексом не установлено новых правил ведения трудовых книжек, по сравнению с действовавшими до 1 февраля 2002 г. (см. Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 г. № 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 г. № 162).

♦ пакет документов на увольнение:

• личное заявление на увольнение с визой руководителя организации;

• приказ на увольнение с указанием причины (со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ) и даты увольнения (с распиской работника об ознакомлении);

• второй экземпляр справки с указанием начислений и удержаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

• копия всей трудовой книжки с последней записью об увольнении.

Документация по личному составу (численность, состав работающих, их заработная плата, условия труда и т.д.) вместе с годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности организации подлежит передаче в государственный архив.

Наличие правильно подобранных и надлежащим образом оформленных документов по личному составу, регулирующих отношения между работодателем и работниками, поможет избежать конфликтов с налоговыми органами и возможного применения штрафных санкций.

За утрату документов по личному составу установлен штраф до семидесяти минимальных окладов.

Руководители организаций несут персональную ответственность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности.

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение взысканий, поощрений, награждение.

Приказ по личному составу оформляется на общем бланке с указанием вида документа, но заголовок его редко формулируется как ответ на вопрос: «О чем?». Приказы по личному составу включают различные пункты – о приеме, об увольнении, об отпуске, поэтому сформулировать заголовок не удается. В заголовке приказа по личному составу указывается – «по личному составу».

Особенностью оформления приказов по личному составу является отсутствие констатирующей части. Большинство приказов по личному составу начинаются сразу с распорядительной части, например, ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ, а далее по нумеруемым арабскими цифрами пунктам раскрывается содержание каждого пункта с обязательным указанием фамилии, имени, отчества сотрудника, его должности. Формулировки пунктов должны быть четкими, конкретными, отражающими фактическое положение, соответствующие номам Трудового кодекса РФ. По каждому пункту должно быть указано основание предписываемого действия (заявление, диплом, контракт, свидетельство, докладная записка и т.д.). Все сотрудники, фамилии которых указаны в приказе, должны быть с ним ознакомлены, поэтому ниже подписи руководителя печатается фраза «С приказом ознакомлен», сотрудник должен поставить свою подпись и дату ознакомления с приказом.

Трудовая книжка

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника.

В соответствии со ст.66 ТК РФ Правительство РФ приняло Постановление от 16 апреля 2003 г. № 225 Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Работодатель (за исключением работодателей-физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника новой.

Предпринимателям строго запрещено вести трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

С 1 января 2004 г. вводятся в действие трудовые книжки нового образца.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену не подлежат.

Указанное выше Постановление Правительства РФ утвердило новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней.

Также изменились правила их оформления, хранения и учета. Изменения бланка трудовой книжки и вкладыша по сути носят технический характер. В их содержании мало что поменялось.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией в присутствии работника не позднее недели со дня приема на работу. По общему правилу прием на работу без трудовой книжки запрещается.

А как быть, если человек впервые поступает на работу?

В этом случае он должен взять справку о последнем занятии (например, об учебе в общеобразовательной школе) по месту жительства. Демобилизованному из Вооруженных Сил достаточно предъявить военный билет.

Что касается лиц, которых принимают на работу на дому, то им трудовые книжки открываются только после выполнения первого задания.

Лицам, работающим по совместительству, трудовая книжка заводится только по месту основ-ной работы. Однако инструкция ведения трудовых книжек обязывает внести запись о работе по совместительству, если оно оформлено в законном порядке.

Сведения о работнике записываются на первой странице.

Дата, фамилия, имя, отчество указываются полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Графы "Образование", "Профессия", "Специальность" также заполняются на основании соответствующего документа.

Записи, вносимые в раздел "Сведения о работе", должны содержать полную информацию о названии организации, поэтому воспроизводится ее полное название. Записи о наименовании работы или должности, на которую пришел работник, производятся:

• для рабочих - в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих;

• для служащих - в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей, или в соответствии со штатным расписанием.

Надо обязательно указывать и структурное подразделение (цех, отдел, лабораторию, участок) с их конкретным наименованием. Эти сведения нередко бывают необходимы для определения в дальнейшем конкретных льгот: льготная пенсия, надбавка или вознаграждение за выслугу лет и т.п.

С учетом широкого распространения совмещения профессий в трудовой книжке предусматривается запись о второй и последующих профессиях с указанием разрядов. Если работник не только приобрел новую профессию, но и работает по ней, то об этом делается соответствующая запись. Это приобретает особую актуальность для тех, кто занят в составе специализированных или комплексных бригад.

Дело в том, что со временем на основании записей в трудовой книжке это облегчит подтверждение стажа, необходимого для назначения льготной пенсии.

Студентам, учащимся, аспирантам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения в дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений. Кроме того, вносятся также записи по работе в составе студенческих отрядов, при прохождении производственной практики с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы.

Все записи в трудовой книжке должны производиться не позже недельного срока со дня издания приказа (распоряжения), а об увольнении - в день увольнения.

Напомним, что по новым правилам, если дисциплинарным взысканием является увольнение, то его заносят в трудовую книжку. В остальных случаях это не делается. Со всеми записями в трудовой книжке сотрудника надо ознакомить под роспись в личной карточке. Ее составляют по форме № Т-2 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26). Еще одно нововведение.

Сотрудник уволен из-за привлечения к уголовной ответственности, но ее позднее признали незаконной. В этом случае все записи, внесенные в трудовую книжку, являются недействитель-ными. На основании личного заявления работника ему обязаны выдать дубликат трудовой книжки, без недействительных записей.

В раздел "Сведения о награждениях" вносятся сведения и награждении работника орденами и медалями, о награждении Почетными грамотами и нагрудными знаками на основании решений министерства. Кроме того, в этот раздел заносят поощрения за успехи в работе в организации (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, Почетной грамотой и т.п.). Сюда же записывают открытия, на которые выданы дипломы, использованные изобретения, рационализаторские предложения и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях. Премии, предусмотренные системой заработной платы, или премии, выплата которых носит регулярный характер, в трудовые книжки не записывают.

Трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся у администрации, как бланки строгой отчетности.

Выдаются они работникам на руки только при увольнении, а в остальных случаях, если возникает надобность, администрация выдает работнику по его просьбе заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.

Строго регламентированы не только порядок заполнения трудовой книжки, но и исправления записей в ней. Исходным требованием является полное соответствие записи подлиннику приказа (или другого документа).

При обнаружении расхождений независимо от того, кем оно выявлено, неправильная (неточная) запись должна быть исправлена. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления записей в трудовой книжке.

Может оказаться, что неточная (неправильная) запись обнаружится много времени спустя, когда организация, допустившая это нарушение, ликвидирована. В этом случае исправление производит организация-правопреемник, а при его отсутствии - вышестоящая организация. Но и при этих условиях исправления должны соответствовать документальным данным.

Зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

По требованию работника вместо исправления записей может быть выдан дубликат трудовой книжки.

Кстати, в случае утери трудовой книжки надо немедленно обратиться к администрации по месту последней работы, и не позднее 15 дней после заявления администрация обязана выдать заявителю дубликат трудовой книжки, заполненный по общим правилам.

Если работник не согласен с внесенной записью, он, прежде всего, должен обратиться к администрации организации.

В случае не достижения согласия он может обратиться в комиссию по трудовым спорам, затем в профком. Решение профкома может быть обжаловано в районный (городской) суд в десятидневный срок со дня получения его на руки.

Как показывает практика, и администрация, и владельцы трудовых книжек должны быть особенно внимательны к записям об увольнении. Ссылки на статью, а в надлежащих случаях и на пункт статьи обязательны.

Например: "Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 77 ТКРФ".

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

Например: "Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в вуз (техникум), п. 3 ст. 77 ТК РФ".

При переводе работника делается такая запись: "Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие (по распоряжению такого-то министерства) или по согласованию между руководителями, п. 5 ст. 77 ТК РФ".

Так, если работодатель по своей инициативе увольняет работника (при сокращении штата или за несоответствие занимаемой должности и т.д.), то и в приказе, и в трудовой книжке надо ссылаться на ст.81 ТК РФ.

Например: при увольнении за прогул в трудовой книжке следует указать подпункт "а" пункта 6 статьи 81 ТК РФ.

Если увольнение происходит по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя, то искать ссылку надо в ст. 83 ТК РФ.

Например, при увольнении в связи с призывом на военную службу в трудовой книжке пишем: "пункт 1 статьи 83 ТК РФ".

Днем увольнения считается последний день работы, поэтому, если в приказе об увольнении значится "уволить с 10 октября...", в трудовую книжку работника заносится дата увольнения "9 октября" (последний день его работы).

В тех случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется администрацией в том же порядке, как и трудовая книжка. Без нее вкладыш недействителен. О его выдаче делается опись на первой странице (титульном листе) трудовой книжки с указанием серии и номера вкладыша.

Личный листок по учету кадров

Дополнение к личному (анкетному) листку по учету кадров служит для записей изменений, которые произошли у работника после оформления его личного дела.

Записи в дополнение к листку по учету кадров должны вноситься регулярно после изменений в учетных данных работников. Несоблюдение этого требования обесценивает значение этого документа и достоверность данных личного дела.

Личный (анкетный) листок по учету кадров - один из основных документов в личном деле.

Он отражает автобиографические данные о работнике, его трудовую деятельность, службу в армии, семейное положение, наличие правительственных и ведомственных наград, пребывание за границей.

Личный листок работник заполняет чернилами, разборчиво.

Прочерки вместо ответов, а также не установленные сокращения наименований предприятий и организаций не допускаются. Правильность заполнения личного листка по учету кадров обязательно сверяет инспектор по кадрам с подлинными документами работника (паспортом, трудовой книжкой, дипломом, военным билетом). При этом даты, наименования и прочие сведения, указанные работником в личном деле по учету кадров и в представленных документах, сопоставляются.

Личные дела

На руководителей и служащих заводится личное дело. Оно формируется из анкеты, автобиографии, фотографии, заявления о приеме на работу и копий документов об образовании и справок.

Документы в личном деле располагаются в следующем порядке:

• внутренняя опись документов, находящихся в личном деле;

• заявление (направление или представление) о приеме на работу;

• анкета;

• листок по учету кадров;

• автобиография;

• документы об образовании (копии);

• выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• дополнение к личному делу по учету поощрений;

• справки, имеющие непосредственное отношение к личному делу.

Форма учета - личные дела на работников, которые ведутся на руководителя предприятия, его заместителей, главных специалистов, начальников отделов, служб, цехов и их заместителей, специалистов, ведущих самостоятельные участки работы, а также материально-ответственных работников.

Личное дело представляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работников.

Личные дела систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Личное дело работников комплектуют из следующих документов (перечисляются в порядке подшивки):

♦ дополнение к личному листку по учету кадров;

♦ листок по учету кадров с фотографией;

♦ автобиография;

♦ копия диплома о высшем или среднем образовании или справка, заверенная работником по кадрам;

♦ заявление о приеме на работу;

♦ копии приказов о приеме на работу, переводах, поощрениях, взысканиях;

♦ характеристика;

♦ аттестационные листы и другое;

♦ опись документов, находящихся в деле.

Опись документов составляют работники по кадрам при первоначальном оформлении документов личного дела, надлежащие записи в нее вносят при подшивке других материалов, поступающих дополнительно.

Каждый документ в описи именуется отдельно и в точном соответствии с тем, как он назван при его составлении.

Заявление о приеме на работу

В соответствии со ст. 67 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор; место работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы; наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция; права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с ТК РФ, другими законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Согласно ст. 61 ТК РФ трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Если работник не приступил к работе без уважительных причин в течение недели, трудовой договор аннулируется.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным в том случае, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ с 1 февраля 2002 г. при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При поступлении работника на работу работодатель обязан ознакомить его с поручаемой работой, разъяснить ему условия труда, его права и обязанности, ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, действующим в данной организации, проинструктировать по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда.

При приеме на работу поступающий должен предъявить отделу кадров следующие документы.

1. Паспорт гражданина РФ (предъявляется лично).

2. Трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, поступающий на работу впервые - справку о последнем занятии, выданную по месту регистрации (жительства) в соответствующей жилищно-эксплуатационной организации.

3. Военный билет с отметкой о взятии на учет в военкомате по месту жительства (для военнообязанных).

4. Диплом об окончании высшего либо среднего специального учебного заведения, либо документ о специальной профессиональной подготовке (права на управление автомобилем, экскаватором, краном и др.).

Кроме этих, основных, от поступающих на работу в определенных случаях требуют и другие документы:

• путевку (направление на работу) - при приеме молодых рабочих, окончивших профессионально-технические и технические училища;

• направление районной (городской) комиссии по трудоустройству молодежи или комиссии по делам несовершеннолетних при приеме несовершеннолетних в счет брони;

• трудовую рекомендацию ВТЭК - при приеме инвалидов;

• путевку отдела социального обеспечения или органа по труду - при приеме инвалидов в счет брони;

• письменную служебную характеристику - при приеме по конкурсу на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава высших учебных заведений и научных учреждений и в других случаях, предусмотренных законодательством.

При поступлении на работу некоторые категории трудящихся должны пройти предварительный (до издания приказа о приеме) медицинский осмотр. Цель таких осмотров различна и зависит от производства, куда поступает работник.

Предъявив в отдел кадров необходимые документы, и получив исчерпывающую информацию, работник пишет заявление о приеме на работу. Заявление должно быть подписано лично.

Получив заявление и рассмотрев его по существу, администрация издает приказ (распоряжение) о приеме на работу. Приказ (распоряжение) о приеме на работу администрация обязана объявить принятому на работу под расписку, что позволит работнику проверить правильность уже заключенного с ним трудового договора.

Согласно ТК РФ фактическое допущение к работе считается заключением трудового договора независимо от того, был ли прием надлежащим образом оформлен. Более того, трудовой договор считается заключенным, если выполнение работы без издания приказа (распоряжения) поручено лицу, обладающему правом приема на работу, либо когда работа выполнялась с его ведома.

Заключенный в письменной форме трудовой договор оформляется приказом (распоряжением) администрации организации по форме № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу".

Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняет работник отдела кадров на всех принимаемых (за исключением тех, которые назначаются вышестоящей организацией) в одном экземпляре. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием; проект приказа (распоряжения) является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в цех (отдел) для ознакомления с условиями работы.

Начальник цеха (отдела участка), мастер дают заключение: на оборотной стороне приказа (распоряжения) указывают, в качестве кого может быть принят нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом.

Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра; отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляют на оборотной стороне формы № Т-1. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливается оклад, визируется в соответствующей службе предприятия (организации) для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада по штатному расписанию. Приказ (распоряжение) подписывает руководитель предприятия или его заместитель, которому предоставлено такое право, затем ставится номер приказа и дата.

Подписанный приказ (распоряжение) о приеме на работу должен быть издан и объявлен работнику под расписку до начала работы, для проверки правильности оформления условий заключенного трудового договора. Подпись работника на приказе свидетельствует о его согласии со всеми положениями приказа.

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу отдел кадров заполняет личную карточку работника (форма № Т-2), делает запись в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий документ.

Трудовой кодекс РФ различает следующие случаи переводов на другую работу (ст. 72 "Перевод на другую постоянную работу и перемещение"):

• изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора;

• перевод на другую постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией.

Все эти виды переводов (за исключением временного перевода на другую работу в связи с производственной необходимостью, простоем и наложением дисциплинарного взыскания) допускаются только с согласия работника.

При переводе на другую работу работодатель обязан ознакомить работника с новой работой, условиями труда, разъяснить права и обязанности, проинструктировать по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране, ознакомить с другими правилами по охране труда, а при переводе на другое предприятие - ознакомить его также с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, действующим в новой для работника организации.

Согласие на перевод работник может дать как в устной, так и в письменной форме. Если такое согласие дается в письменной форме, то оно оформляется в виде заявления о переводе на другую работу.

Получив заявление, заручившись согласием работника, работодатель издает приказ о переводе.

На основании приказа (распоряжения) о переводе отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы № 5 делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Заявление о прекращении трудового договора

В ст. 77 "Общие основания прекращения трудового договора" ТК РФ дан перечень общих оснований прекращения трудового договора, к которым относятся:

♦ соглашение сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ);

♦ истечение срока трудового договора, если договор заключен на определенный срок, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения (п. 2 ст. 77 ТК РФ);

♦ расторжение трудового договора по инициативе работника (п. 3 ст. 77 ТК РФ);

♦ расторжение трудового договора по инициативе работодателя (п. 4 ст. 77 ТК РФ);

♦ перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность) (п. 5 ст. 77 ТК РФ);

♦ отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (п. 7 ст. 77 ТК РФ);

♦ отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (п. 9 ст. 77 ТК РФ);

♦ обстоятельства, не зависящие от воли сторон (п. 10 ст. 77 ТК РФ);

♦ отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (п.6 ст. 77 ТК РФ).

Работник вправе расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя за две недели. До истечения указанного двухнедельного срока трудовой договор может быть расторгнут по соглашению между работником и работодателем.

Основная цель предупреждения заключается в том, чтобы дать возможность администрации подобрать нового работника на место увольняющегося по собственному желанию. Работник вправе предупредить об этом администрацию не только в период работы, но и во время выполнения государственных и общественных обязанностей, перед уходом в отпуск или во время отпуска, а также болезни.

Срок предупреждения исчисляется со следующего дня после подачи заявления. Например, заявление подано 08.04.04, течение срока начинается с 09.04.04 и заканчивается соответственно 08.06.04 или 08.05.04.

Если последний день срока предупреждения приходится на нерабочий день, то днем его окончания считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Администрация не вправе уволить работника до истечения двух (одного) месяцев со дня предупреждения без его согласия, однако самовольное оставление работником работы в этот период рассматривается как прогул без уважительных причин.

Работник вправе до истечения срока предупреждения отозвать свое заявление, и увольнение не производится, если на его место не приглашен другой работник. Если по истечении срока предупреждения трудовой договор не был расторгнут, и работник не настаивает на увольнении, действие трудового договора считается продолженным автоматически.

Заявление об увольнении составляется в произвольной форме. Сложившаяся практика (и особенно судебная) требует, чтобы заявление об увольнении было написано (и подписано) собственноручно и при этом ручкой (а не карандашом).

Во всех случаях наличие следующих реквизитов обязательно: адресат, автор (его должность, структурное подразделение), вид документа (заявление), текст (с обязательным указанием даты увольнения), дата составления заявления, подпись.

Практика показывает, что такого вида заявления надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй (с датой подачи заявления и подписью должностного лица, например, секретаря директора, инспектора отдела кадров, непосредственного начальника) остается на руках у подавшего заявление об увольнении.

Под адресатом понимается должностное лицо, наделенное правом приема на работу или увольнения. Допускается указывать только должность адресата без указания фамилии, имени, отчества.

Увольняющийся полностью указывает фамилию, имя, отчество, наименование должности, структурное подразделение (если есть, то указывает и табельный номер).

Получив заявление и рассмотрев его по существу, администрация издает приказ об увольнении.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора визирует начальник (мастер) цеха (отдела, участка), затем подписывает руководитель предприятия. В разделе "Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях" делают пометки о несданных ценностях, числящихся за работником.

На основании приказа (распоряжения) об увольнении делают запись в трудовой книжке и личной карточке, а бухгалтерия производит расчет. При увольнении по собственному желанию рабочий или служащий оформляет заявление на лицевой стороне формы № Т-8. Трудовой договор прекращается в день, названный в приказе (распоряжении). Как правило, этот день должен быть позже даты издания приказа. Например, если приказ издан от 2 февраля, то датой увольнения может быть 3, 4 и т.д. февраля.

Однако на практике в двух случаях (при увольнении за прогул без уважительной причины и за совершение преступления) допускаются отступления от этого общего правила.

Когда работник совершает прогул без уважительной причины и не приступает к работе до издания приказа (распоряжения) об увольнении, датой увольнения считается день, указанный в приказе.

При увольнении гражданина в связи с совершением преступления, если он до вступления приговора в законную силу держался под стражей, днем увольнения считается последний день работы. Например, арест был 10 марта, осуждение к лишению свободы - 8 мая, а приговор вступил в законную силу 20 июня. Приказ об увольнении может быть издан не ранее 20 июня, но датой увольнения будет 9 марта.

Иногда от увольняющихся требуют представления так называемого обходного листка.

Этот документ действующим законодательством не предусмотрен, поэтому требование незаконно, а отказ работника от заполнения обходного листка не влечет никаких правовых последствий. Трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения, увольняющийся должен расписаться в личной каточке (форма № Т-2), в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Согласно ст. 79 ТК РФ срочный трудовой договор расторгается с истечением срока его действия, о чем работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения.

Трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, расторгается по завершении этой работы. Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, расторгается с выходом этого работника на работу. Трудовой договор, заключенный на время выполнения сезонных работ, расторгается по истечении определенного сезона.

Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ст. 120 ТК РФ устанавливает, что продолжительность основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях. ТК РФ устанавливает лишь минимальную продолжительность указанных видов отпусков. При этом максимальный предел их продолжительности не ограничивается.

Отпуск за первый год работы предоставляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы в организации. Отпуск за второй и последующие годы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков. Рабочий год конкретного работника не совпадает с календарным годом: если календарный год исчисляется с 1 января, то рабочий год - с того дня, когда работник поступил на работу в данную организацию, например, с 16 ноября 2004 г.

Предоставленные отпуска оформляют запиской по форме № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска". Она применяется при оформлении ежегодного и всех других видов отпусков. Записку заполняют в одном экземпляре, визируют начальником цеха (отдела, участка), затем ее подписывает руководитель предприятия или другое лицо, которому предоставлено право решать вопрос об уходе работников в отпуск. На основании записки отдел кадров делает отметку в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

При предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в записке необходимо указать "без оплаты".

При отсутствии типовой межведомственной формы о предоставлении отпуска возможно составление заявления по произвольной форме. Это заявление похоже на заявление о переводе на другую работу и отличается от последнего только содержанием.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ