С овременная

Гуманитарная

Академия

Дистанционное образование

0009.01.04;РУ.01;5

Рабочий учебник

Фамилия, имя, отчество обучающегося ___________________________________________________

Направление подготовки _______________________________________________________________

Номер контракта _____________________________________________________________________

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

ЮНИТА 1

Системы документации

Москва 2010

Разработано Н.В. Черепановой, канд. филос. наук

Под ред. С.А. Павловой д-ра экон. наук. проф.

Рекомендовано Учебно-методическим советом в качестве учебного пособия для студентов СГА

КУРС: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Юнита 1. Системы документации.

Юнита 2. Организация работы с документами.

Юнита 1

Рассмотрена история развития делопроизводства в России, а также современная, ныне действующая и принятая как единственно верная база системы ОРД: организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. Особое внимание уделяется знакомству обучающихся с правильно оформленными и составленными документами.

Рабочий учебник составлен на основе дидактических единиц учебников, имеющих гриф Министерства образования и науки Российской Федерации или Учебно-методического объединения:

1. Виханский, О. С. Менеджмент [Текст] / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – М. : Гардарики. 2008.

2. Паневчик, В. В. Делопроизводство [Текст] / В. В. Паневчик. – Минск. 2004.

3. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления [Текст] / Л. А. Румынина. – М. : Академия. 2008.

Для студентов Современной Гуманитарной Академии

____________________________________________________________________________________

© СОВРЕМЕННАЯ ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ, 2010

(настоящее учебное пособие не может быть полностью или частично воспроизведено, тиражировано и распространено в качестве официального издания без разрешения руководства СГА)

Соответствие системы менеджмента качества СГА в сфере создания информационных образовательных ресурсов требованиям международного стандарта ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001) подтверждено Сертификатом соответствия Стандарт-тест

ОГЛАВЛЕНИЕ

Стр.

ДИДАКТИЧЕСКИЙ ПЛАН 4

ЛИТЕРАТУРА 5

ПЕРЕЧЕНЬ КОМПЕТЕНЦИЙ 6

Тематический обзор 7

Введение 7

1 Объект и предмет делопроизводства 7

2 НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ 21

3 Документы и их классификация 22

4 СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 33

5 Информационно-справочные документы 40

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ 65

Тренинг КОМПЕТЕНЦИЙ 68

Приложение 1 Образец бланка для писем 74

Приложение 2 Образец общего бланка 75

Приложение 3 Форма документа “Должностная инструкция” 76

Приложение 4 Форма документа “Положение о персонале” 77

Приложение 5 Форма документа “Штатное расписание” 78

Приложение 6 Форма документа “Структура и штатная численность” 79

Приложение 7 Форма документа “Приказ по основной деятельности” 80

Приложение 8 Форма документа “Распоряжение” 81

Приложение 9 Форма документа “Указание” 82

Приложение 10 Форма документа “Решение” 83

Приложение 11 Форма документа “Протокол” 84

Приложение 12 Форма документа “Краткий протокол” 85

Приложение 13 Форма документа “Докладная записка” 86

Приложение 14 Форма документа “Объяснительная записка” 87

Приложение 15 Форма документа “Справка с места работы” 88

Приложение 16 Форма документа “Справка по производственному вопросу” 89

Приложение 17 “Образец телефонограммы” 90

ПРИЛОЖЕНИЕ 18 Образец письма-напоминания 91

Приложение 19 Образец гарантийного письма 92

Приложение 20 Образец письма-претензии 93

Приложение 21 Образец факса 94

ГЛОССАРИЙ 95

ДИДАКТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Объект и предмет делопроизводства. Предмет и содержание дисциплины. Цель и задачи дисциплины. Взаимосвязь с другими дисциплинами. Роль информации в современных общественных отношениях. Средства материализации информации. Базовая терминология, используемая в излагаемой дисциплине. История развития служб документации в России: приказное делопроизводство, коллежское делопроизводство, исполнительное делопроизводство.

Нормативные положения по документационному обеспечению управления. Содержание понятия «документационное обеспечение управления». Система документации. Унифицирован-ная система документации. Унифицированный документ. Унифицированная форма. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ): причины ее создания. Особенности применения положений единой государственной системы делопроизводства в отраслях народного хозяйства: на предприятиях, в организациях и учреждениях. Инструкция по документированию управленческой деятельности. Стандартизация в системах делопроизводства.

Документы и их классификация. Стандартизированное определение термина «документ». Способы закрепления информации для документационного использования. Ресурсы использования документа. Многофункциональность документа. Документ как предмет и результат труда. Основания для создания документа. Унификация документов. Понятие о классификации документов. Цель классификации документов. Признаки классификации документов. Виды документов. Понятие реквизита документа. Виды реквизитов. Правила оформления реквизитов документов. Формуляр-образец. Бланк документа. Виды бланков. Требования к бланкам документов. Шаблоны.

Система организационно-распорядительной документации. Понятие и назначение системы организационно-распорядительной документации. Организационные документы, их назначение и виды. Устав предприятия. Должностная инструкция. Положение. Штатное расписание. Правила внутреннего трудового распорядка. Распорядительные документы, их назначение и виды. Схема подготовки распорядительных документов. Приказ. Выписка из приказа. Распоряжение. Указание. Решение. Постановление.

Информационно-справочные документы. Назначение и основные виды информационно-справочных документов. Акт. Протокол. Докладная записка. Объяснительная записка. Справка. Доклад. Телеграмма. Телефонограмма. Письмо. Формуляр письма. Виды писем. Сопроводительное письмо. Письмо-приглашение. Информационное письмо. Рекламное письмо. Письмо-извещение. Письмо-подтверждение. Письмо-напоминание. Гарантийное письмо. Письмо-претензия. Письмо-ответ. Факс. Документы по личному составу и их основные виды.

ЛИТЕРАТУРА

Нормативные документы

1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : ГОСТ 16.48.7.-83. – М., 1983.

2. Унифицированная организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов [Текст] ГОСТ Р.6.30-2003.

Учебные издания^*

1. Архипов, В. А. Организационно-распорядительная документация [Текст] / В. А. Архипов, И. П. Марков, А. Н. Сокова. – М., 1983.

2. Басовская Е. Н. Делопроизводство [Текст] : учебник для начального профессионального образования / Е. Н. Басовская. – М. : проф. Обр. издат., 2003.

3. Виханский, О. С. Менеджмент [Текст] : учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – М. : Гардарика, 2006. – 682 с. (гриф).

4. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы [Текст]. – М. : ООО «ТК Велби», 2003.

5. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства [Текст] / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. – М., 1995.

6. Кузнецов, С. Л. Компьютеризация делопроизводства [Текст] / С. Л. Кузнецов. – М. : ЗАО "Бизнес-шк. "Интел-Синтез", 1997.

7. Кузнецова, Т. В. Секретарь-референт [Текст] : практическое пособие / Т. В. Кузнецов, В. И. Андреева. – М., 1997.

8. Паневчик, В. В. Делопроизводство. [Текст] / В. В. Паневчик. – Минск : Изд-во деловой и учебной литературы, 2004 (гриф).

9. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебно-практическое пособие / М. Ю. Рогожин. – М. : Проспект, 2008.

10. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления [Текст] / Л. А. Румынина – М. : Академия, 2008 (гриф).

ПЕРЕЧЕНЬ КОМПЕТЕНЦИЙ

№ п/п	Компетенция	Алгоритм
1	Составление бланка доку-мента	1. Выбрать формат бумаги. 2. Установить поля. 3. Оформить реквизиты
2	Составление документа	1. Изучить типовой документ. 2. На бланке организации заполнить переменную информацию. 3. Составить текст документа. 4. Напечатать текст

Тематический обзор^*

Введение

Реалии современного общественного бытия все более настоятельно требуют от интеллектуальной элиты выработки механизмов преодоления случайностей, защиты от разного рода неожиданностей, связанных как со свойством человеческой памяти – забывать, порой и самое необходимое, так и с умышленными действиями нечестных людей, которые не держат своих обещаний.

Что же противопоставляет современное общество всем этим проблемам? Какие механизмы защиты предлагаются гражданину, предприятию, организации, целым политическим сообществам, и есть ли они? Можно со всей уверенностью сказать - да, есть. И они имеют лаконичное, строгое и четкое название – документы. Документы, оформленные по всем правилам и стандартам, принятым и унифицированным в современном делопроизводстве.

В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот и имеет успех – будь-то в производстве, науке, обучении и т.д.

Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является все тот же документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации – важнейшей характеристики позитивного общественного бытия.

Таким образом, документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему большое внимание уделяется в развитых гражданских обществах, с высокой правовой культурой, правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как делопроизводство.

Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование, потенциальную основу мошенничества или, как образно говорили на Руси, – “филькину грамоту”.

Внимательное и обстоятельное изучение делопроизводства – вот гарантия от ошибок для любого гражданина, сотрудника, руководителя. Знание делопроизводства не только избавит от проблем, связанных с неумением оформить документы в соответствии с требованиями, но и от серьезных потрясений – судебных разбирательств.